Opis stanowiska pracy

Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego w Warszawie

Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:

starszy specjalista do spraw obsługi archiwum zakładowego w Wydziale Administracyjnym w Biurze Dyrektora Generalnego

MINISTERSTWO KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO
UL. KRAKOWSKIE PRZEDMIEŚCIE 15/17
00-071 WARSZAWA


Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• Gromadzenie, ewidencjonowanie, przechowywanie i udostępnianie zasobu archiwalnego w celu sprawnego funkcjonowania ministerstwa oraz obsługi interesantów oraz brakowanie dokumentacji, której okres przechowywania upłynął, celem utrzymania właściwego porządku w zasobie archiwum zakładowego.
• Prowadzenie ewidencji archiwalnej, w tym rejestru osobowego byłych pracowników zlikwidowanych instytucji nadzorowanych lub podległych ministrowi w celu sprawnego przeprowadzania kwerend archiwalnych.
• Weryfikacja i przyjmowanie do archiwum zakładowego dokumentacji spraw prowadzonych w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją, zgromadzonej w systemie teleinformatycznym w celu realizacji zadań związanych z obsługą archiwum zakładowego.
• Udzielanie konsultacji i instruktaży oraz organizacja szkoleń z zakresu stosowania instrukcji archiwalnej w celu zapewnienia prawidłowości procedur.
• Przeprowadzanie kwerend archiwalnych w zakresie dokumentacji niezbędnej do wystawiania zaświadczeń o charakterze kadrowym, finansowym itp. na potrzeby komórek organizacyjnych ministerstwa, w których właściwości jest wystawianie danego typu zaświadczeń w celu realizacji zadań Wydziału.
• Udzielanie wyjaśnień z zakresu obsługi archiwum zakładowego na potrzeby interesantów oraz audytów i kontroli wewnętrznych i zewnętrznych, ze szczególnym uwzględnieniem kontroli właściwego archiwum państwowego sprawującego nadzór nad dokumentacją wytwarzaną i zgromadzoną w ministerstwie w celu dostarczenia rzetelnych informacji zainteresowanym.
• Przygotowywanie dokumentacji niezbędnej do wszczęcia postępowania o udzielenie zamówień publicznych w zakresie prowadzonych spraw oraz udział w tych postępowaniach w celu zapewnienia prawidłowej realizacji zadań, a także wykonywanie innych zadań, zgodne z właściwością wydziału, zleconych przez bezpośredniego przełożonego.

Warunki pracy

Pracownikom oferujemy:
• dodatek za wysługę lat (powyżej 5 lat) od 5 do 20% wynagrodzenia w zależności od udokumentowanego stażu pracy,
• dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. trzynastka),
• szkolenia, możliwość refundacji kosztów nauki języków obcych oraz studiów podyplomowych,
• pakiet socjalny (np. dofinansowanie do wypoczynku dla pracownika i jego dzieci, niskooprocentowane pożyczki, wsparcie finansowe w trudnych sytuacjach),
• dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych,
• dofinansowanie do kart sportowych,
• możliwość wykupienia na preferencyjnych warunkach pakietu medycznego dla pracownika i członków rodziny oraz ubezpieczenia zdrowotnego i polisy na życie,
• możliwość korzystania z Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej,
• stołówkę pracowniczą,
• dobrą lokalizację,
• stojaki na rowery,
• miłą atmosferę pracy.
Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy oraz warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
- budynek z podjazdem dla wózków inwalidzkich,
- bardzo ograniczona możliwość poruszania się na wózkach inwalidzkich - konieczna asysta innego pracownika,
- w budynku brak oznaczeń dla osób niewidomych,
- brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym
- nie występują szkodliwe/niebezpieczne warunki pracy,
- praca w pokoju wieloosobowym,
- obsługa klienta zewnętrznego i wewnętrznego w tym liczne kontakty bezpośrednie, telefoniczne i mailowe,
- praca przy komputerze powyżej czterech godzin oraz przy użyciu urządzeń biurowych: fax,
kserokopiarka, skaner, niszczarka,
Permanentna obsługa klienta zewnętrznego.
Praca wymaga przemieszczania się między kondygnacjami w budynku.

Inne informacje:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.
- pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami
Oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane (liczy się data wpływu dokumentów do Ministerstwa, Biuro Podawcze czynne w godz. 8.15 - 16.00). Dokumenty można dostarczyć osobiście do Biura Podawczego lub wysłać pocztą. Za pomocą środków komunikacji elektronicznej istnieje możliwość przekazania oferty przez ePUAP.
List motywacyjny i oświadczenia powinny być opatrzone datą i podpisane własnoręcznie. Kopie dokumentów dotyczących doświadczenia zawodowego muszą potwierdzać wymagany okres oraz wymagany obszar zatrudnienia. Deklaracja kandydata nie stanowi potwierdzenia zakresu i długości wymaganego doświadczenia zawodowego. W ofercie należy podać dane do kontaktu (nr telefonu, adres e-mail).
Kandydatki/kandydaci zakwalifikowani do następnego etapu naboru będą informowani
e-mailem lub telefoniczne o terminie kolejnego etapu postępowania rekrutacyjnego. Osoby, których oferty zostaną rozpatrzone negatywnie nie będą o tym informowane. Prosimy o rzetelne przygotowanie aplikacji. W przypadku przedstawienia dokumentów w języku obcym należy dołączyć ich tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego.
Po zakończeniu procesu naboru oferty niespełniające wymagań formalnych oraz wszystkie pozostałe oferty z wyjątkiem oferty wybranego kandydata podlegają zniszczeniu. Dokumenty złożone w ramach naboru nie będą zwracane.
Informacje o metodach i technikach naboru:
Proces naboru składa się z następujących etapów:
etap 1: weryfikacja formalna nadesłanych ofert – do drugiego etapu zaproszeni zostaną kandydaci, którzy spełniają wszystkie wymagania formalne,
etap 2: test wiedzy,
etap 3: rozmowa kwalifikacyjna.
Wzór oświadczeń dostępny jest na stronie www.mkidn.gov.pl
Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego rekomenduje przesyłanie oświadczenia o posiadanym obywatelstwie zamiast kopii dokumentu potwierdzającego obywatelstwo.

Nasz urząd jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientacje seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.


Wymagania związane ze stanowiskiem pracy


niezbędne

wykształcenie: wyższe na kierunku: archiwistyka i/lub zarządzanie dokumentacją lub historia ze specjalnością archiwistyczną i/lub zarządzanie dokumentacją
lub wyższe uzupełnione studiami podyplomowymi na kierunku archiwistyka i/lub zarządzanie dokumentacją
lub wyższe uzupełnione kursem archiwalnym II stopnia


doświadczenie zawodowe/staż pracy

co najmniej 1 rok i 6 miesięcy doświadczenia zawodowego
w pracy w archiwum

pozostałe wymagania niezbędne:

• Znajomość ustawy o służbie cywilnej
• Znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
• Znajomość przepisów kancelaryjno-archiwalnych tj.: Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej oraz Zarządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego.
• Wiedza z zakresu obsługi systemów klasy EZD
• Kompetencje: rzetelność i terminowość, skuteczna komunikacja
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

wymagania dodatkowe

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

• CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających jednoznacznie długość i rodzaj wymaganego doświadczenia zawodowego (długość potwierdzają np. świadectwa pracy – w przypadku zakończonych stosunków pracy lub zaświadczenie o zatrudnieniu ze wskazaniem daty rozpoczęcia pracy – jeśli stosunek pracy trwa nadal lub zaświadczenie o odbytych praktykach/stażach/wykonywaniu pracy w ramach umów cywilnoprawnych/wolontariatu, natomiast obszar doświadczenia potwierdzają m.in. zakresy obowiązków, opisy stanowiska pracy).
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów

Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru.

Dokumenty należy złożyć do: 2020-02-17
Decyduje data:wpływu oferty do urzędu
Miejsce składania dokumentów:
Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego
Biuro Podawcze
ul. Krakowskie Przedmieście 15/17, 00-071 Warszawa
Oferty należy składać w zamkniętej kopercie z dopiskiem: ogłoszenie nr...........
Dodatkowe informacje można uzyskać: rekrutacja@mkidn.gov.pl, tel. 22/ 42 10 284