specjalista/specjalistka

Główny Inspektorat Ochrony Środowiska w Warszawie

Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:

specjalista/specjalistka do spraw koordynowania czynności kancelaryjnych (KCK) w Wydziale Kancelarii i Archiwum, Departament Administracyjno-Gospodarczy i Zamówień Publicznych

00-805 Warszawa ul. Chmielna 132/134

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• Bierze udział w określeniu kierunków rozwoju systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) oraz proponuje zmiany i modyfikacje systemu elektronicznego obiegu dokumentów; tworzy projekty procedur i regulacji wewnętrznych w tym zakresie
• Sprawuje bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych, w szczególności w zakresie doboru klas z jednolitego rzeczowego wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw
• Prowadzi szkolenia, instruktaże, warsztaty, spotkania informacyjne dla kluczowych użytkowników w zakresie działania systemu EZD
• Udziela wyjaśnień i konsultacji w zakresie posługiwania się systemem EZD, zasad archiwizacji dokumentów elektronicznych kluczowym użytkownikom systemu EZD oraz udziela merytorycznych odpowiedzi na zgłoszenia spływające na przypisany adres mailowy
• Raportuje o nieprawidłowościach związanych z wykonywaniem czynności kancelaryjnych i dokumentowaniem przebiegu załatwiania spraw w systemie tradycyjnym i systemie EZD (w porozumieniu z archiwistą zakładowym)
• Monitoruje przekazywanie dokumentacji do modułu archiwum systemu EZD, prowadzi konsultacje w tym obszarze oraz współpracuje z Archiwum Państwowym w zakresie przekazywania dokumentacji w postaci elektronicznej stanowiącej materiały archiwalne.

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• częste reprezentowanie urzędu na zewnątrz


• czynniki biologiczne (grzyby pleśniowe, drożdżoidalne, bakterie)

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• budynek urzędu jest dostosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych poruszających się na wózkach inwalidzkich.

Inne informacje:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.
- pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami

 Dokumenty można składać:

- w formie elektronicznej za pośrednictwem: Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (e PUAP)

Kandydaci zostaną powiadomieni o kolejnych etapach naboru telefonicznie lub e-mailem.

Oferty odrzucone zostaną komisyjnie zniszczone po zakończeniu procedury naboru.

Z wybranym kandydatem/kandydatką podpisana zostanie umowa o pracę na czas określony.

Aplikując oświadczasz, że znana ci jest treść informacji na temat przetwarzania danych osobowych w naborze.

 

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy


niezbędne

wykształcenie: wyższe

doświadczenie zawodowe/staż pracy

co najmniej 2 lata doświadczenia zawodowego
w pracy w archiwum zakładowym w jednostkach sektora finansów publicznych

pozostałe wymagania niezbędne:

• Znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wraz z przepisami wykonawczym
• Znajomość rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej
• Znajomość oraz umiejętność stosowania w praktyce przepisów kancelaryjno archiwalnych
• Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej, w tym służby cywilnej
• Inicjatywa, komunikatywność, dobra organizacja pracy, umiejętność pracy w zespole, samodzielność w działaniu, odporność na stres
• Znajomość i umiejętność pracy w systemach informatycznych klasy EZD
• Oświadczenie, że w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. kandydatka/kandydat nie pracowała/ł, nie pełniła/ł służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie była/był współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów. Dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

wymagania dodatkowe

• Kurs kancelaryjno-archiwalny I i II stopnia

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

• CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Oświadczenie, że w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. kandydatka/kandydat nie pracowała/ł, nie pełniła/ł służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie była/był współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów. Dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów

Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia

Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy

Dokumenty należy złożyć do: 2026-04-28
Decyduje data:wpływu oferty do urzędu
Miejsce składania dokumentów:
Główny Inspektorat Ochrony Środowiska
ul. Chmielna 132/134
00-805 Warszawa
z dopiskiem: „52/DAGZP/WKA/2026”