sekretarz/sekretarka

Komenda Główna Straży Granicznej w Warszawie

Komendant Główny Straży Granicznej poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:

sekretarz/sekretarka do spraw obsługi sekretarsko-kancelaryjnej w Sekcji Recepcji Wydziału Organizacyjnego Gabinetu Komendanta Głównego Straży Granicznej

02-585 Warszawa al. Niepodległości 100

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• organizuje pracę sekretariatu Komendanta Głównego Straży Granicznej i Zastępców Komendanta Głównego Straży Granicznej w celu zapewnienia sprawnej obsługi recepcyjnej wymienionych stanowisk,
• prowadzi kalendarz spotkań i istotnych wydarzeń służbowych Komendanta lub jego zastępców w celu zabezpieczenia realizacji zadań zgodnie z ustalonym kalendarzem, a także zapewnia właściwą obsługę podczas spotkań w gabinecie Komendanta w celu właściwego reprezentowania urzędu,
• udziela informacji telefonicznej w zakresie wykonywanych obowiązków w celu zapewnienia rzetelnego informowania interesantów,
• obsługuje pocztę elektroniczną w ramach systemu EZD oraz przekazuje korespondencję do kancelarii zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów i korespondencji,
• przygotowuje pisma i odpowiedzi na polecenie Komendanta w celu wsparcia go w bieżącej pracy,
• ustala z Komendantem kolejność wejścia interesantów do gabinetu, czuwa nad terminowością spotkań, potwierdza udział w spotkaniach w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania stanowiska szefa urzędu,
• prowadzi ewidencję wydatków i rozlicza fundusz reprezentacyjny Komendanta oraz dokonuje w uzgodnieniu z przełożonym niezbędnych zakupów z tego funduszu,
• prowadzi na potrzeby Komendanta bieżący wykaz kierownictwa MSWiA oraz służb i instytucji współpracujących ze Strażą Graniczną w celu właściwej wymiany informacji.

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:

• praca samodzielna biurowo-administracyjna


• praca w siedzibie urzędu


• stres związany z obsługą klientów zewnętrznych i wewnętrznych

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:

• praca w pomieszczeniu biurowym,


• ruchomy czas pracy w godzinach pomiędzy 7:15 – 18:00 (system 8 godzinny),


• stanowisko pracy sekretarza/ki zlokalizowane jest na I piętrze budynku,


• dojścia i dojazdy do budynku są utwardzone,


• niepełne przystosowanie budynku dla osób niepełnosprawnych: brak podjazdów przy wejściu głównym, korytarze z drzwiami z samozamykaczami,


• brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym,


• infrastruktura budynku: sanitariaty, korytarze, klatki schodowe, schody, windy, klimatyzacja,


• praca przy oświetleniu naturalnym i sztucznym,


• praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godz.


• obsługa urządzeń biurowych (komputer, niszczarka, urządzenie wielofunkcyjne – drukarka, ksero, skaner).

 

Inne informacje:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.
- pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami

•  Oferty odrzucone zostaną zniszczone komisyjnie po zakończeniu procedury naboru.

UWAGA!

WSZYSTKIE WYMAGANE OŚWIADCZENIA NALEŻY WŁASNORĘCZNIE PODPISAĆ ORAZ OPATRZYĆ DATĄ.

Z DOKUMENTÓW POTWIERDZAJĄCYCH WYMAGANE DOŚWIADCZENIE ZAWODOWE MUSI JEDNOZNACZNIE
WYNIKAĆ DŁUGOŚĆ DOŚWIADCZENIA ZAWODOWEGO.

W PRZYPADKU APLIKOWANIA DO KOMENDY GŁÓWNEJ STRAŻY GRANICZNEJ NA KILKA STANOWISK
JEDNOCZESNIE NALEŻY ZŁOŻYC ODRĘBNY KOMPLET DOKUMENTÓW NA KAŻDE OGŁOSZENIE.

Przez dokumenty potwierdzające posiadanie wymaganego doświadczenia zawodowego należy rozumieć:

• świadectwa pracy/służby,


• zaświadczenia o zatrudnieniu,


• zaświadczenia potwierdzające świadczenie pracy w ramach umów cywilnoprawnych,


• zaświadczenia o odbytych praktykach, stażach, wolontariacie,


• referencje ze skonkretyzowanym stanowiskiem lub zakresem obowiązków,


• zakresy obowiązków na stanowisku pracy z dołączonym świadectwem pracy potwierdzającym zatrudnienie na tym
  stanowisku.

Dokumenty można składać:

• osobiście w siedzibie urzędu


• listownie


• za pośrednictwem ePUAP albo e-Doręczenia.

Wynagrodzenie na powyższym stanowisku wynosi ok. 6495,00 zł brutto + dodatek za wysługę lat.
Rozpatrzeniu nie będą podlegać oferty niespełniające wymagań określonych w ogłoszeniu a także oferty, które nie zawierają kompletu wymaganych dokumentów oraz uwiarygodnionych (opatrzonych datą i własnoręcznym podpisem kandydata) oświadczeń.
Zostaną przyjęte tylko kompletne kserokopie dokumentów. Kandydaci zakwalifikowani będą informowani - telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej - o terminie rozmowy kwalifikacyjnej.
Na rozmowie kwalifikacyjnej poprosimy o okazanie oryginałów dokumentów dołączonych do aplikacji (do wglądu).
Do składania dokumentów zachęcamy również osoby niepełnosprawne, które spełniają wymagania określone w
niniejszym ogłoszeniu.

Informacje na temat Procedury zgłoszeń wewnętrznych w KGSG: zarządzenie nr 58 Komendanta Głównego Straży
Granicznej z dnia 25 września 2024 r. w sprawie wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Komendzie Głównej Straży Granicznej.

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy


niezbędne

wykształcenie: średnie

doświadczenie zawodowe/staż pracy

co najmniej 1 rok i 6 miesięcy doświadczenia zawodowego
pracy w sekretariacie

pozostałe wymagania niezbędne:

• Znajomość w stopniu komunikatywnym jednego z języków obcych (angielski, niemiecki, rosyjski)
• Pozytywne przejście procedury sprawdzającej w celu uzyskania poświadczenia bezpieczeństwa upoważniającego do dostępu do informacji niejawnych
• Znajomość przepisów kancelaryjnych
• Odporność w sytuacjach stresowych
• Dobra organizacja pracy i biegła obsługa urządzeń biurowych
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów – nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne lub informację o uprzednim złożeniu oświadczenia lustracyjnego, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

wymagania dodatkowe

• Przeszkolenie z ochrony informacji niejawnych oraz ochrony danych osobowych
• Kurs asystencko – sekretarski
• Obsługa programów z pakietu Office

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

• CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Kopie dokumentów lub oświadczenie kandydata o wymaganej znajomości jednego z języków obcych: języka angielskiego, niemieckiego, rosyjskiego na poziomie komunikatywnym
• Oświadczenie kandydata o wyrażeniu zgodny na przetwarzanie danych osobowych do celów rekrutacji
• Oświadczenie kandydata, że w okresie od 22 lipca 1944 r. do 31 lipca 1990 r. nie pracowałam/łem, nie pełniłam/łem służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie byłam/łem współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów. (Nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później)
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów

Kopia dokumentu potwierdzającego spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie kursu asystencko-sekretarskiego

Kopia dokumentu potwierdzającego spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie przeszkolenia z ochrony informacji niejawnych oraz ochrony danych osobowych

Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie pozostałych wymagań dodatkowych (o ile kandydat takowe spełnia).

Kopie innych dokumentów potwierdzających posiadane przydatne kwalifikacje (świadectwa pracy, uprawnienia, referencje)

Dokumenty należy złożyć do: 2026-11-13
Decyduje data:stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu
Miejsce składania dokumentów:
Biuro Kadr i Szkolenia Komendy Głównej Straży Granicznej
Al. Niepodległości 100
02-585 Warszawa
z dopiskiem „oferta pracy – sekretarz/sekretarka WO SR GKG SG oraz numer ogłoszenia”