główny specjalista/główna specjalistka

Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji w Warszawie

Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:

główny specjalista/główna specjalistka do spraw do spraw archiwalnych w Wydziale Centralne ArchiwumDepartament Bezpieczeństwa i Spraw Obronnych

02-591 Warszawa ul. Stefana Batorego 5

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• Wykonuje kwerendy archiwalne (akta osobowe, dokumentacja finansowo-księgowa, listy płac) i prowadzi sprawy dotyczące realizacji wniosków emerytalno-rentowych, w tym sporządza odpisy, kopie, zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu dla potrzeb emerytalno-rentowych oraz współpracuje z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych, Wojskowym Centrum Rekrutacji itp.
• Udostępnia dokumentację „jawną” oraz dokumentację zawierającą informacje niejawne o klauzuli "zastrzeżone", "poufne", "tajne" i "ściśle tajne" oraz informacje niejawne Organizacji Traktatu Północnoatlantyckiego, Unii Europejskiej i Europejskiej Agencji Kosmicznej o klauzuli „RESTRICTED” dla potrzeb służbowych komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz uprawnionych podmiotów zewnętrznych.
• Prowadzi sprawy związane z udostępnianiem materiałów archiwalnych dla celów naukowo - badawczych i publicystycznych.
• Udziela informacji zainteresowanym na podstawie zasobu archiwalnego w postaci pisemnej odpowiedzi lub reprodukcji dokumentów, wykonuje czynności związanych z udostępnianiem dokumentacji dla potrzeb służbowych komórek organizacyjnych Ministerstwa oraz podmiotów zewnętrznych.
• Współpracuje z jednostkami administracji w zakresie weryfikacji klauzul tajności dla dokumentów zgromadzonych w zasobie archiwalnym MSWiA, prowadzi rejestr wydań i zwrotów dokumentacji zawierającej informacje niejawne, obsługuje magazyny dokumentacji niejawnej o klauzuli "poufne", "tajne" i "ściśle tajne".
• Aktualizuje ewidencje archiwum w postaci papierowej i elektronicznej, w tym bazy danych „Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych”, bazy danych "Wypożyczenia", bazy danych "Ewidencja gromadzonego i przechowywanego zasobu archiwalnego w Ministerstwie".
• Przyjmuje materiały archiwalne i dokumentację niearchiwalną jawną i zawierającą informacje niejawne do zasobu archiwalnego, aktualizuje ewidencje archiwum.
• Weryfikuje i wprowadza w ewidencjach archiwum dane dotyczące materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej, sprawdza ich kompletność, spójność w celu usunięcia błędów w ewidencjach i uzyskania informacji na temat zasobu archiwalnego oraz jego udostępniania.

Warunki pracy

Budynek przy ul. Stefana Batorego 5:

Wejście do budynku od strony ul. Rakowieckiej 2a w Warszawie (Biuro Przepustek) wyposażone w windę zewnętrzną dla osób niepełnosprawnych.

Wejście do budynku przy ul. Stefana Batorego 5 wyposażone w podjazd dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich. Szerokość ciągów komunikacyjnych i drzwi wewnętrznych dostosowane są do potrzeb osób poruszających się na wózkach inwalidzkich. Wewnątrz budynku znajdują się windy ułatwiające poruszanie się. Na parterze i piętrach: I, II, III i IV  (z pięciu pięter budynku) znajdują się łazienki dostosowane do potrzeb osób poruszających się na wózkach inwalidzkich.

 

Warunki dotyczące charakteru pracy:

• praca biurowa przy komputerze powyżej 4 godzin dziennie,


• wysiłek fizyczny,


• warunki pracy typowe dla pracy w archiwum.

Inne informacje:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.
- pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami

• UWAGA! Wzory oświadczeń dostępne są pod adresem https://www.gov.pl/web/mswia/pracuj-z-nami.


• Do dokumentów sporządzonych w języku obcym dołącz kopie ich tłumaczenia na język polski.


• Uwaga! Weryfikacja spełniania przez kandydatów wymagań formalnych dokonana zostanie na podstawie dokumentów wymienionych w części „TWOJA APLIKACJA MUSI ZAWIERAĆ (DOKUMENTY NIEZBĘDNE)”.


• Kompletne aplikacje to takie, które zawierają wszystkie wymagane dokumenty i zostały złożone w terminie wskazanym w ogłoszeniu o naborze. Oferty niekompletne mogą zostać odrzucone.


• Aplikacje składane w wersji papierowej muszą zawierać własnoręcznie podpisane oświadczenia opatrzone datą.


• Kandydaci mogą być poproszeni o udostępnienie do wglądu oryginałów dokumentów, na podstawie których potwierdzane jest spełnianie przez nich warunków określonych w ogłoszeniu.


• Przekazanie dokumentów wymienionych w części „DOŁĄCZ, JESLI POSIADASZ (DOKUMENTY DODATKOWE)” nie jest obowiązkowe, jednak będą one podstawą przeprowadzenia oceny spełniania wymagań dodatkowych przez kandydatów.


• Prosimy o zapoznanie się z informacją dotyczącą przetwarzania danych osobowych zamieszczoną na stronie: https://www.gov.pl/web/mswia/pracuj-z-nami.


• Kandydaci zakwalifikowani do poszczególnych etapów selekcji zostaną powiadomieni o ich terminie telefonicznie lub pocztą elektroniczną. Możliwa jest rekrutacja zdalna.


• Informacja o wyniku naboru na powyższe stanowisko zostanie opublikowana na stronach internetowych: 

https://nabory.kprm.gov.pl/wyniki-naborow, https://www.gov.pl/web/mswia/wyniki-naborow-na-wolne-stanowiska-pracy-w-korpusie

oraz udostępniona w miejscu powszechnie dostępnym w siedzibie Urzędu.

• Informuje się, że w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji obowiązuje zarządzenie Nr 32 Dyrektora Generalnego MSWiA z dnia 16 września 2024 r. w sprawie Wewnętrznej procedury dokonywania zgłoszeń naruszeń prawa i podejmowania działań następczych w Ministerstwie Spraw Wewnętrznych i Administracji. Link do zakładki internetowej: Sygnalista – zgłoszenie naruszenia prawa_Zgłoszenie wewnętrzne

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy


niezbędne

wykształcenie: wyższe w zakresie historii lub administracji.

doświadczenie zawodowe/staż pracy

doświadczenia zawodowego

pozostałe wymagania niezbędne:

• Kurs kancelaryjno archiwalny I i II stopnia.
• Powyżej 5 lat doświadczenia zawodowego w obszarze archiwum.
• Powyżej 4 lat doświadczenia zawodowego w obszarze informacji niejawnych.
• Znajomość przepisów obowiązujących w administracji publicznej (Kodeks postępowania administracyjnego).
• Znajomość przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.
• Znajomość przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych.
• Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym.
• Znajomość języka rosyjskiego na poziomie komunikatywnym.
• Umiejętność myślenia analitycznego, umiejętność radzenia sobie w sytuacjach kryzysowych, kreatywność.
• Umiejętność organizacji pracy i orientacja na osiąganie celów, umiejętność współpracy, skutecznego komunikowania się, rzetelność, gotowość do doskonalenia zawodowego.
• Posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „ściśle tajne” (na etapie składania dokumentów istnieje możliwość złożenia oświadczenia o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego dotyczącego dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „ściśle tajne”).
• W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

wymagania dodatkowe

• Szkolenie w zakresie ochrony informacji niejawnych krajowych, Organizacji Traktatu Północnoatlantyckiego, Unii Europejskiej i Europejskiej Agencji Kosmicznej.
• Studia podyplomowe w zakresie archiwistyki.

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

• Uprzejmie informujemy, że SKANY/ZDJĘCIA OŚWIADCZEŃ WYSŁANE MAILOWO NIE SĄ POPRAWNE FORMALNIE. OŚWIADCZENIA WYSŁANE MAILOWO MUSZĄ BYĆ OPATRZONE PODPISEM ELEKTRONICZNYM.
• UWAGA: W przypadku ukończenia studiów wyższych na uczelni zagranicznej, prześlij kopię potwierdzenia uznania dyplomu przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej lub nostryfikacji dyplomu.
• Oświadczenie o posiadaniu wykształcenia wyższego w zakresie historii lub administracji (zawierające informacje z dyplomu ukończenia studiów/ świadectwa ukończenia szkoły tj. nr dokumentu, rodzaj wykształcenia, uczelnia/szkoła, która wydała dyplom/świadectwo, wydział, kierunek, specjalizacja).
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego (powyżej 5 lat doświadczenia zawodowego w obszarze archiwum), tj. świadectwa pracy lub zaświadczenia lub referencje lub zakresy obowiązków lub opisy stanowisk pracy lub inne dokumenty; należy dołączyć dokumenty potwierdzające rodzaj i długość wymaganego doświadczenia.
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego (powyżej 4 lata doświadczenia zawodowego w obszarze ochrony informacji niejawnych), tj. świadectwa pracy lub zaświadczenia lub referencje lub zakresy obowiązków lub opisy stanowisk pracy lub inne dokumenty; należy dołączyć dokumenty potwierdzające rodzaj i długość wymaganego doświadczenia.
• Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych dot. dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „ściśle tajne” lub oświadczenie o posiadaniu poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „ściśle tajne” (zawierające informacje o organie, który wydał dokument, datę wydania i nr dokumentu, rodzaj klauzuli, okres ważności).
• • Oświadczenie, że w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. kandydatka/kandydat nie pracowała/ł, nie pełniła/ł służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie była/był współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów. Nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później.
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów

Dokumenty potwierdzające posiadanie przeszkolenia w zakresie ochrony informacji niejawnych krajowych, Organizacji Traktatu Północnoatlantyckiego, Unii Europejskiej i Europejskiej Agencji Kosmicznej.

Kopie dokumentów potwierdzających studia podyplomowe w zakresie archiwistyki.

Dokumenty należy złożyć do: 2026-09-18
Decyduje data:wpływu oferty do urzędu
Miejsce składania dokumentów:
Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji Biuro Kadr i Szkoleń
ul. Stefana Batorego 5
02-591 Warszawa
Z dopiskiem na kopercie: DBiSO/WCA gł. sp. (9)

• Osobiście w godz. 8.00-16.00
Biuro Przepustek
ul. Rakowiecka 2a
Warszawa

ELEKTRONICZNIE:
• ePUAP: /MSWIA/domyslna oraz /MSWIA/SkrytkaESP
• e-Doręczenia: AE:PL-56316-74543-JDVGW-18
• e-mail: rekrutacja@mswia.gov.pl

OŚWIADCZENIA WYSYŁANE ELEKTRONICZNIE NALEŻY PODPISAĆ:
• PROFILEM ZAUFANYM lub
• CERTYFIKATEM KWALIFIKOWANYM lub
• PODPISEM ELEKTRONICZYM E-DOWODU.

Wzory oświadczeń: https://www.gov.pl/web/mswia/pracuj-z-nami