starszy specjalista

Opis stanowiska pracy

Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii w Warszawie

Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:

starszy specjalista

Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii
pl. Trzech Krzyży 3/5
00-507 Warszawa

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• 1. Prowadzenie obsługi udziału Kierownictwa Ministerstwa w spotkaniach i posiedzeniach krajowych/ międzynarodowych: • obsługa logistyczna udziału przedstawicieli Ministerstwa w spotkaniach/ posiedzeniach, w tym: rezerwacja oraz zakup biletów i noclegów, rozliczanie delegacji, szacowanie kosztów dodatkowych związanych z wyjazdem zagranicznym Ministra, zlecanie załatwienia formalności paszportowo-wizowych, prowadzenie, we współpracy z KPRM, spraw dotyczących zgody na wyjazd zagraniczny Ministra oraz udostępnieniem rządowego samolotu specjalnego na podróże krajowe i zagraniczne Ministra, • prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem tłumaczenia podczas wizyt zagranicznych członków kierownictwa Ministerstwa, składanie wniosków dotyczących odpłatnego skorzystania przez osoby o statusie VIP/IP z Salonów VIP/IP w portach lotniczych; • administrowanie upominkami o charakterze reprezentacyjnym; • udział w spotkaniach i posiedzeniach.
• 2. Organizowanie spotkań i wydarzeń krajowych/ międzynarodowych Ministerstwa, w tym obsługa wizyt korpusu dyplomatycznego u członków kierownictwa Ministerstwa: • zapewnianie obsługi logistycznej spotkań i wydarzeń, w tym: transport, zakwaterowanie, catering, tłumaczenia, sale, wydruk materiałów, organizacja przyjęć oficjalnych, organizacja imprez kulturalnych, powitanie, pożegnanie i towarzyszenie delegacji podczas pobytu w Polsce; • administrowanie upominkami o charakterze reprezentacyjnym; • obsługa udziału prelegentów/ ekspertów zewnętrznych; • zapewnianie przestrzegania zasad protokołu dyplomatycznego, w tym: prowadzenie współpracy protokolarnej z KPRP, KPRM, Ministerstwem Spraw Zagranicznych, ambasadami i wydziałami ekonomiczno-handlowymi w Polsce, współpraca z Wydziałem Organizacyjnym w zakresie odpowiadania na aplikacje ambasad o zorganizowanie wizyt kurtuazyjnych i roboczych; • udział w spotkaniach i wydarzeniach.
• 3. Organizowanie spotkań członków Kierownictwa: • organizowanie i obsługa protokolarna posiedzeń, spotkań, narad, etc.; • rezerwowanie sal konferencyjnych, cateringu, etc.; • obsługa gości, interesantów.
• 4. Organizowanie i optymalizowanie zakupów towarów i usług w obszarze działania protokołu dyplomatycznego w MPiT: • przeprowadzanie rozeznania rynku; • negocjowanie cen i warunków dostaw towarów i usług; • dokonywanie bieżącej analizy stanu zapasów magazynowych; • opracowywanie planów zakupowych na podstawie analizy stanu zapasów magazynowych oraz potrzeb zgłaszanych przez komórki organizacyjne; • koordynowanie planowania i realizacji zakupów i dostaw towarów oraz usług zgodnie z bieżącymi potrzebami Ministerstwa; • kontrolowanie jakości zakupionych towarów i usług w celu wyeliminowania wadliwych i ustalenia najbardziej odpowiednich przy przyszłych zakupach.

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań
• obsługa klienta zewnętrznego i wewnętrznego w tym liczne kontakty bezpośrednie, telefoniczne, mailowe
• wczesnoporanne lub późnowieczorne wyjazdy na lotnisko;
• nagłe zmiany planów w programie delegacji.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy
• węzeł sanitarny przystosowany dla osób niepełnosprawnych tylko na jednym/na innym piętrze
• winda dostosowana do szczególnych potrzeb osób niepełnosprawnych
• wejście do obiektu od strony Placu Trzech Krzyży nie przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych, wejście do tego budynku odbywa się przez wejście od ul. Wspólnej
• ciągi komunikacyjne przystosowane do szczególnych potrzeb osób niepełnosprawnych
• praca w pokoju wieloosobowym
• praca przy komputerze oraz/lub przy użyciu urządzeń biurowych: fax, ksero, skaner

Inne informacje:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.
- pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami
Do udziału w naborze, zachęcamy również osoby niepełnosprawne, które spełniają wymagania określone w ogłoszeniu oraz po uwzględnieniu informacji dotyczących oferowanych warunków pracy.
Metody/techniki, które będą stosowane podczas naboru: weryfikacja formalna ofert, sprawdzian wiedzy/umiejętności.
Kandydaci proszeni są o podanie numeru telefonu i/lub adresu poczty elektronicznej.
Oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane (liczy się data wpływu).
Oferty odrzucone zostaną zniszczone komisyjnie.

Uwagi dotyczące wymaganych dokumentów i oświadczeń:
– oświadczenia prosimy składać zgodnie ze wzorem zamieszczonym na stronie:
https://mpit.bip.gov.pl/zasady-naboru-do-sluzby-cywilnej/zasady-naboru-do-sluzby-cywilnej.html
– oświadczenia muszą być opatrzone datą i podpisane własnoręcznie
– dokumentem potwierdzającym wykształcenie jest kopia dyplomu lub zaświadczenie z uczelni
– w przypadku ukończenia studiów wyższych lub uzyskania tytułu zawodowego na uczelni zagranicznej, prosimy o dołączenie do aplikacji kopii potwierdzenia uznania dyplomu przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego lub nostryfikacji dyplomu
– w przypadku przedstawienia dokumentów w języku obcym należy dołączyć również ich tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego

Uwaga! Weryfikacja spełniania przez kandydatki/kandydatów wymagań formalnych dokonana zostanie na podstawie dokumentów wymienionych w części „wymagane dokumenty i oświadczenia”. W związku z tym podkreślamy, że kompletne aplikacje to takie, które zawierają wszystkie wymagane dokumenty i własnoręcznie podpisane oświadczenia.

Informujemy, że skontaktujemy się drogą elektroniczną lub telefonicznie z osobami, które spełniają wymagania formalne.

Nasz urząd jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozpatrywane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.

Dodatkowe informacje, dotyczące ogłoszenia do pracy w Ministerstwie, można znaleźć na stronie: http: //www.mpit.gov.pl/ w zakładce Ministerstwo lub uzyskać pod nr tel. (0-22) 262 94 56.


Wymagania związane ze stanowiskiem pracy

wykształcenie: wyższe magisterskie

doświadczenie zawodowe/staż pracy

2 lata doświadczenia zawodowego
w obszarze współpracy międzynarodowej lub z partnerami zagranicznymi

pozostałe wymagania niezbędne:

• wiedza z zakresu protokołu dyplomatycznego
• wiedza z zakresu prowadzenia korespondencji dyplomatycznej
• znajomość struktury organizacyjnej MPiT
• wiedza z zakresu savoir-vivre
• znajomość języka angielskiego na poziomie B2
• rzetelność, organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, komunikacja, myślenie analityczne, kreatywność, radzenie sobie w sytuacjach kryzysowych
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

wymagania dodatkowe

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

• Życiorys/CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego albo kopia dokumentu potwierdzającego posiadanie polskiego obywatelstwa
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów

Dokumenty należy złożyć do: 2018-11-08
Decyduje data:wpływu oferty do urzędu

Prezentacja firmy

Pracodawca opublikował ofertę pracy w ramach Biuletynu Informacji Public... Pracodawca opublikował ofertę pracy w ramach Biuletynu Informacji Publicznej KPRM. Rozwiń

Dodatkowe informacje

Ostatnia aktualizacja:

22/10/2018

Wymiar etatu:

Pełny etat

Rodzaj umowy:

Na czas nieokreślony

Liczba wakatów:

1

Min. doświadczenie:

1 rok

Min. wykształcenie:

Wyższe licencjackie

Branża / kategoria:

Praca Administracja Publiczna