specjalista

Opis stanowiska pracy

Ministerstwo Obrony Narodowej w Warszawie

Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:

specjalista do spraw obsługi sekretarskiej kierownictwa MON w Wydziale ds. Obsługi Kierownictwa Ministerstwa Obrony Narodowej, Biuro Ministra Obrony Narodowej

00-911 Warszawa Al. Niepodległości 218

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• Zapewnia właściwe warunki pracy kierownictwa resortu oraz biura, w tym: przyjmuje i realizuje połączenia telefoniczne (również w języku angielskim), klasyfikuje rozmowy przychodzące, udziela odpowiedzi lub wyjaśnień w zakresie zgłaszanych spraw lub kieruje je do właściwych komórek organizacyjnych w Ministerstwie, a także prowadzi kalendarz pracy.
• Bierze udział w opracowaniu materiałów analitycznych oraz projektów dokumentów, w tym notatek, tez, opinii, zestawień, sprawozdań i wyjaśnień na potrzeby kierownictwa resortu oraz biura, a także opracowuje dokumenty wynikające z bieżącego funkcjonowania sekretariatu, w tym przygotowuje pisma okolicznościowe oraz pisma o charakterze administracyjno-gospodarczym. Przekazuje zgodnie z potrzebami dane do Rejestru Korzyści prowadzonego przez Państwową Komisję Wyborczą.
• Rozlicza oraz nadzoruje wykorzystanie środków z funduszu reprezentacyjnego, w tym dokonuje zamówień publicznych na terenie RP, w stosunku do których nie stosuje się przepisów ustawy prawo zamówień publicznych w Ministerstwie Obrony Narodowej, a także opisuje pod względem merytorycznym dowody księgowe oraz dostarcza dokumenty finansowe do właściwej komórki finansowej Ministerstwa Obrony Narodowej.
• Prowadzi bank informacji dotyczący urzędów, firm, instytucji (krajowych i zagranicznych), w tym numerów telefonów i nazwisk osób zajmujących w nich stanowiska kierownicze oraz osób zajmujących kierownicze stanowiska w resorcie obrony narodowej.
• Zapewnia obsługę korespondencji, w tym prawidłowy obieg korespondencji, monitoruje terminowość udzielania odpowiedzi, klasyfikuje i kwalifikuje wytworzoną dokumentację, zamyka pisma w systemie informatycznym oraz przekazuje wersję papierową dokumentów do kancelarii w celu ich archiwizowania.
• Koordynuje pracę personelu pomocniczego sekretariatu, w tym obsługę sprzątającą i kierowców oraz dba o czystość i porządek w sekretariacie i pomieszczeniach przynależnych.
• Przygotowuje pomieszczenia, w których odbywają się spotkania (konferencje, odprawy, narady). Przygotowuje wizyty, w tym pozyskuje pozwolenia jednorazowe na wstęp obcokrajowców na obszar chronionego obiektu wojskowego, przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne podporządkowanym komórkom organizacyjnym.

Warunki pracy

• Praca administracyjno-biurowa.


• Obsługa komputera.


• Budynek z podjazdem dla wózków inwalidzkich.


• Wewnątrz budynku winda. W lokalizacji komórki organizacyjnej brak toalet dostosowanych do potrzeb osób poruszających się na wózkach inwalidzkich.


• Nietypowe godziny pracy w tym dyżury - wykonywanie zadań w nietypowych godzinach uzależnionych od pracy sekretarza stanu/podsekretarza stanu.


• Permanentna obsługa klientów zewnętrznych - stały telefoniczny i bezpoeśredni kontakt z klientami zewnętrznymi.

Inne informacje:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.
- pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami
- ogłoszenie o naborze w celu zastępstwa

 

• Pracownikowi może być nadany przez właściwego wojskowego komendanta uzupełnień pracowniczy przydział mobilizacyjny - na podstawie art. 59a ust. 2 i 5 ustawy o powszechnym obowiązku obrony Rzeczypospolitej Polskiej.


• Weryfikacja spełnienia przez kandydatów wymagań formalnych dokonana zostanie na podstawie dokumentów wymienionych w części "dokumenty i oświadczenia niezbędne". W związku z tym podkreślamy, że kompletne aplikacje to takie, które zawierają wszystkie wymagane dokumenty i własnoręcznie podpisane oświadczenia.


• Procedura naboru do korpusu służby cywilnej w MON nie dopuszcza możliwości uzupełnienia aplikacji.


• Niezbędnym elementem ofert kandydatów jest adres e-mail.


• Po zakończeniu naboru oferty osób niezatrudnionych zostaną komisyjnie zniszczone.


• Do składania dokumentów zachęcamy również osoby niepełnosprawne, które spełniają wymagania określone w niniejszym ogłoszeniu (z uwzględnieniem informacji dotyczących miejsca i otoczenia organizacyjno-technicznego stanowiska pracy).

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy


niezbędne

wykształcenie: wyższe

doświadczenie zawodowe/staż pracy

doświadczenia zawodowego

pozostałe wymagania niezbędne:

• Doświadczenie zawodowe - powyżej 1 roku w obszarze związanym z obsługą sekretariatu lub korespondencji lub na stanowisku asystenckim
• Poświadczenie bezpieczeństwa o klauzuli "poufne" lub zgoda na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego w celu uzyskania poświadczenia bezpieczeństwa o klauzuli "poufne"
• Znajomość: ustawy o urzędzie Ministra Obrony Narodowej, ustawy o ochronie informacji niejawnych, ustawy o dostępie do informacji publicznej, zasad savoir vivre'u, struktury organizacyjnej MON
• Umiejętności: organizacji pracy własnej, współpracy z innymi, dążenia do rezultatu, poszukiwania rozwiązań, komunikacji, w tym komunikacji pisemnej
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

wymagania dodatkowe

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

• CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających powyżej 1 roku doświadczenia zawodowego w obszarze związanym z obsługą sekretariatu lub korespondencji lub na stanowisku asystenckim (np. kopie świadectw pracy, zaświadczenia o zatrudnieniu)
• Kopia poświadczenia bezpieczeństwa uprawniająca do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą "poufne" lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego zgodnie z ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz.U.2019 r. poz. 742 t.j.)
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów

Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru

Dokumenty należy złożyć do: 2021-12-06
Decyduje data:wpływu oferty do urzędu
Miejsce składania dokumentów:
Ministerstwo Obrony Narodowej
Biuro Dyrektora Generalnego
Al. Niepodległości 218
00-911 Warszawa

Dokumenty można składać osobiście - Punkt podawczy MON, Al. Niepodległości 218 - wejście od ul. Filtrowej (pn.-pt., w godz. 8.15-16.15). Na kopercie należy zamieścić nr oferty z BIP KPRM

Prezentacja firmy

Pracodawca opublikował ofertę pracy w ramach Biuletynu Informacji Public... Pracodawca opublikował ofertę pracy w ramach Biuletynu Informacji Publicznej KPRM. Rozwiń

Dodatkowe informacje

Ostatnia aktualizacja:

22/11/2021

Wymiar etatu:

Pełny etat

Rodzaj umowy:

Na czas nieokreślony

Liczba wakatów:

1

Min. doświadczenie:

1 rok

Min. wykształcenie:

Wyższe licencjackie

Branża / kategoria:

Praca Administracja Publiczna