sekretarz

Opis stanowiska pracy

Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej w Warszawie

Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:

sekretarz

ul. Nowogrodzka 1/3/5, 00-513 Warszawa

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• prowadzenie i monitorowanie terminarza spotkań przełożonego, w tym zapewnienie sprawnego przepływu informacji i komunikacji między przełożonym a właściwymi pracownikami Ministerstwa; gromadzenie i aktualizacja danych teleadresowych instytucji, z którymi prowadzona jest współpraca,
• ­rejestrowanie w systemie elektronicznym (e-Dok) dokumentów i korespondencji wpływającej i wychodzącej z sekretariatu, rozdzielanie dokumentów zgodnie z dekretacją, gromadzenie oraz przechowywanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi procedurami,
• koordynacja pracy pracowników sekretariatów, w tym uzgadnianie harmonogramów pracy, ustalanie zastępstw,
• obsługa recepcyjna gości i spotkań, w przypadku spotkań większych przygotowywanie i przekazywanie zleceń w zakresie zapewnienia adekwatnych do wielkości i rodzaju spotkania warunków, tj. rezerwacja sali, stosownego wyposażenia,
• ­obsługa interesantów i udzielanie informacji, w tym w zakresie zadań realizowanych przez Ministerstwo, kierowanie interesantów zarówno zgłaszających się telefonicznie, jak i osobiście, do właściwych merytorycznie pracowników lub komórek organizacyjnych Ministerstwa,
• redagowanie standardowych pism i notatek na polecenie przełożonego.

Warunki pracy

Warunki pracy
Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
Praca administracyjno-biurowa. Opracowywanie dokumentów, prace i czynności koncepcyjne i biurowe. Użytkowanie sprzętu biurowego (komputer, drukarka, kserokopiarka, niszczarka dokumentów).

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
Budynek przy ul. Nowogrodzkiej 1/3/5 jest dostępny i dostosowany dla potrzeb osób niepełnosprawnych.
Wewnątrz zapewniona jest odpowiednia szerokość ciągów komunikacyjnych umożliwiająca poruszanie się osobom na wózku inwalidzkim, a także drzwi wewnętrzne o odpowiedniej szerokości. W budynku znajdują się trzy windy i jedna platforma transportowa, które umożliwiają wjazd osobie na wózku inwalidzkim oraz łazienki dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych. W budynku nie występują uciążliwe, szkodliwe czy niebezpieczne warunki pracy.


Inne informacje:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.
Etapy, metody oraz techniki naboru:
- weryfikacja aplikacji pod względem spełniania wymagań formalnych,
- pisemny sprawdzian wiedzy,
- rozmowa kwalifikacyjna.

Oferujemy:
- umowę o pracę, ciekawe zadania, pracę w dużej organizacji, doskonalenie zawodowe.

Przewidziany mnożnik kwoty bazowej stanowiący wynagrodzenie zasadnicze dla stanowiska wynosi 1,701.

Uwagi dotyczące wymaganych dokumentów i oświadczeń:
- oświadczenia prosimy składać zgodnie ze wzorem zamieszczonym na stronie:
http://www.mpips.gov.pl/bip/kariera/wolne-stanowiska-pracy-w-mrpips/oswiadczenie-dla-potrzeb-rekrutacji/,
- oświadczenia muszą być opatrzone datą i podpisane własnoręcznie,
- dokumentem potwierdzającym wykształcenie jest kopia dyplomu lub zaświadczenie z uczelni,
- w przypadku ukończenia studiów wyższych lub uzyskania tytułu zawodowego na uczelni zagranicznej, prosimy o dołączenie do aplikacji kopii potwierdzenia uznania dyplomu przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego lub nostryfikacji dyplomu,
- w przypadku przedstawienia dokumentów w języku obcym należy dołączyć również ich tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego,
- spełnienie wymagania w zakresie doświadczenia zawodowego należy udokumentować kopiami dokumentów jednoznacznie potwierdzającymi zamknięty okres świadczenia pracy (m. in. kopiami świadectw pracy, zaświadczeń o zatrudnieniu, zaświadczeń potwierdzających świadczenie pracy w ramach umów cywilnoprawnych lub wolontariatu/staży/praktyk, wydrukiem z CEIDG). Umowy o pracę, umowy cywilnoprawne nie są dokumentami potwierdzającymi okresy doświadczenia zawodowego.

Uwaga! Weryfikacja spełniania przez kandydatki/kandydatów wymagań formalnych dokonana zostanie na podstawie dokumentów wymienionych w części „wymagane dokumenty i oświadczenia”. W związku z tym podkreślamy, że kompletne aplikacje to takie, które zawierają wszystkie wymagane dokumenty i własnoręcznie podpisane oświadczenia.

W ofercie należy podać dane kontaktowe – adres e-mail, numer telefonu, adres do korespondencji.
Oferty można składać w godzinach pracy Urzędu (8:15-16:15).

Do składania dokumentów zachęcamy również osoby niepełnosprawne.

Uprzejmie informujemy, że skontaktujemy się drogą elektroniczną lub telefonicznie z osobami, które spełniają wymagania formalne.

Nasz urząd jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozpatrywane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.
Dodatkowe informacje można uzyskać pod nr tel. 22 661-13-26, 22 661-13-94, 22 661-13-14 lub 22 661-13-63.


Wymagania związane ze stanowiskiem pracy

wykształcenie: średnie

doświadczenie zawodowe/staż pracy

1 rok doświadczenia zawodowego
w obsłudze sekretarskiej

pozostałe wymagania niezbędne:

• Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej
• Znajomość zakresu zadań realizowanych przez Ministerstwo
• Rzetelność
• Umiejętność współpracy,
• Umiejętność organizacji pracy i orientacja na osiąganie celów
• Komunikatywność
• Znajomość zasad savoir vivre
• Umiejętność obsługi komputera: MS Office,
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

wymagania dodatkowe

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

• Życiorys/CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego albo kopia dokumentu potwierdzającego posiadanie polskiego obywatelstwa
• Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów

Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia

Dokumenty należy złożyć do: 2017-10-03
Decyduje data:wpływu oferty do urzędu

Prezentacja firmy

Pracodawca opublikował ofertę pracy w ramach Biuletynu Informacji Public... Pracodawca opublikował ofertę pracy w ramach Biuletynu Informacji Publicznej KPRM. Rozwiń

Dodatkowe informacje

Ostatnia aktualizacja:

19/09/2017

Wymiar etatu:

Pełny etat

Rodzaj umowy:

Na czas nieokreślony

Liczba wakatów:

1

Min. doświadczenie:

1 rok

Min. wykształcenie:

Wyższe licencjackie

Branża / kategoria:

Praca Administracja Publiczna