Opis stanowiska pracy
Ministerstwo Finansów w Warszawie Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
podreferendarz do spraw obsługi protokolarnej oraz organizacyjnej członka Kierownictwa w Zespole do Spraw Obsługi Kancelaryjnej i Sekretarskiej, Biuro Ministra 00-916 Warszawa ul. Świętokrzyska 12
Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy: - Wykonuje czynności kancelaryjne przy pomocy elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją, w tym w szczególności: rejestruje korespondencję, przedkłada korespondencję do podpisu, akceptacji, dekretacji, rozdziela zadekretowaną korespondencję, archiwizuje oraz udziela wsparcia w dotrzymywaniu terminów realizacji zadań
- Bierze udział w organizowaniu, we współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi, uczestnictwa członka kierownictwa w spotkaniach, konferencjach, seminariach, wydarzeniach okolicznościowych oraz planuje, przygotowuje i rozlicza służbowe wyjazdy krajowe i zagraniczne w tym prowadzi stosowne rejestry
- Prowadzi terminarz spotkań, narad, wizyt, delegacji itd. w tym pozyskuje od organizatorów niezbędne informacje oraz udziela im odpowiednich informacji
- Prowadzi kancelarię materiałów zastrzeżonych członka kierownictwa MF - przyjmuje oraz rejestruje zewnętrzną korespondencję zastrzeżoną w Dzienniku ewidencji materiałów zastrzeżonych
- Przyjmuje rozmowy telefoniczne członka kierownictwa, właściwe zarządza połączeniami, w szczególności poprzez identyfikację rozmówcy i sprawy (w tym w języku angielskim) oraz utrzymuje bazy kontaktów w zależności od potrzeb członka kierownictwa
- Prowadzi wykaz upoważnień członka kierownictwa
- Sporządza pisma na polecenie członka kierownictwa lub dyrektora Biura Ministra, notatki ze spotkań oraz redaguje projekty wystąpień kurtuazyjnych: podziękowań, życzeń, gratulacji
- Obsługuje bieżące sprawy administracyjno – biurowe, dba o zaopatrzenie sekretariatu w niezbędne artykuły biurowe i spożywcze
Warunki pracy
- praca administracyjno-biurowa
- obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie
- nietypowe godziny pracy (w tym dyżury)
- permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach
Inne informacje: W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.
- pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami
Przed wyłonieniem do zatrudnienia wskazani w protokole z naboru kandydaci poproszeni zostaną o przesłanie dokumentów potwierdzających spełnianie wymagań niezbędnych oraz dodatkowych określonych w ogłoszeniu.
CV ORAZ WSZYSTKIE OŚWIADCZENIA ZŁOŻONE PRZEZ
KANDYDATKI/KANDYDATÓW MUSZĄ BYĆ OPATRZONE WŁASNORĘCZNYM PODPISEM KANDYDATKI/KANDYDATA, A OŚWIADCZENIA DODATKOWO DATĄ ICH SPORZĄDZENIA.
Aplikując w formie papierowej lub poprzez ePUAP, CV oraz wszystkie oświadczenia muszą być opatrzone własnoręcznym podpisem. Oświadczenia muszą zawierać również datę ich sporządzenia.
W przypadku aplikacji składanych elektronicznie, w formularzu aplikacyjnym należy jedynie zaznaczyć odpowiednie oświadczenia - nie jest wymagane dołączanie oświadczeń w formie skanów/zdjęć (wyjątek: do jednostek organizacyjnych Krajowej
Administracji Skarbowej, należy dołączyć dodatkowo wymagane oświadczenie w formie skanu/zdjęcia).
Do dokumentów sporządzonych w języku obcym należy dołączyć kopie tłumaczenia tych dokumentów na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego.
Oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane (decyduje data stempla pocztowego/osobistego dostarczenia oferty do urzędu). Oferty odrzucone zostaną komisyjnie zniszczone.
Nie przesyłaj wszystkich dokumentów, które uznasz, że mogą Ci pomóc w naborze. Prześlij tylko te, których wymagamy lub zalecamy.
Wzory oświadczeń dostępne są na stronie internetowej Ministerstwa Finansów pod adresem: https://www.gov.pl/web/finanse/wzory-oswiadczen
Ministerstwo zastrzega sobie prawo do kontaktu tylko z kandydatami, których oferty spełniają wymagania formalne.
Wymagania związane ze stanowiskiem pracy niezbędne wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy doświadczenia zawodowego
pozostałe wymagania niezbędne: - Znajomość języka angielskiego na poziomie umożliwiającym formułowanie standardowych wypowiedzi dotyczących realizowanych zadań
- Posiadanie ważnego poświadczenia bezpieczeństwa o klauzuli POUFNE lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego w celu wydania właściwego poświadczenia bezpieczeństwa
- Znajomość organizacji i zasad funkcjonowania administracji publicznej w Polsce
- Znajomość protokołu dyplomatycznego
- Znajomość obsługi pakietu MS Office, w szczególności Word, Excel, Power Point, Teams w stopniu średniozaawansowanym
- Umiejętność współpracy w zespole
- Umiejętność precyzyjnego formułowania pisemnych i ustnych wypowiedzi
- Umiejętność skutecznej komunikacji
- Posiadanie obywatelstwa polskiego
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
wymagania dodatkowe - Przeszkolenie w zakresie dostępu do informacji publicznej
- Umiejętność przygotowywania i formułowania pism urzędowych
Dokumenty i oświadczenia niezbędne: - CV (Kandydat, który na podstawie analizy CV i złożonych oświadczeń będzie spełniał wszystkie wymagania formalne zostanie zaproszony do kolejnego etapu naboru)
- Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru
- Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
- Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
- Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:
kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatówDokumenty należy złożyć do: 2023-06-01
Decyduje data:stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu
Miejsce składania dokumentów:
Ministerstwo Finansów
Biuro Dyrektora Generalnego
ul. Świętokrzyska 12
00-916 Warszawa
z dopiskiem: Oferta pracy – 2023/108/BMI
