główny specjalista

Opis stanowiska pracy

Ministerstwo Cyfryzacji w Warszawie

Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:

główny specjalista Samodzielne Stanowisko Pracy do spraw Obsługi Sekretarskiej, Biuro Budżetowo-Finansowe

00-060 Warszawa Królewska 27

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• Prowadzi obsługę sekretarsko - asystencką Biura, w tym prowadzi harmonogram spotkań, koordynuje terminarzem spotkań i prowadzi obsługę spotkań kierownictwa Biura; prowadzi sprawy związane z wyjazdami służbowymi kierownictwa i pracowników Biura, gromadzi informacje dotyczące instytucji, urzędów oraz firm, z którymi Biuro pozostaje w kontakcie
• Przyjmuje i rejestruje korespondencję adresowaną do Biura, przekazuje korespondencję zgodnie z dekretacją oraz koordynuje obiegiem korespondencji zgodnie z normatywami kancelaryjnymi
• Prowadzi obsługę finansowo-księgową i sprawozdawczość udzielonych dotacji, w tym reguluje zobowiązania wynikające z zawartych umów o udzieleniu dotacji oraz opiniuje sprawozdania częściowe i końcowe z rozliczenia umów dotacji
• Koordynuje sprawy kadrowe i szkoleniowe pracowników Biura współpracując z komórką właściwą do spraw kadr w zakresie opracowania i aktualizacji opisów stanowisk pracy i zakresów obowiązków, nadzoruje prowadzenie ewidencji czasu pracy, obecności i planów urlopowych pracowników
• Pełni funkcję koordynatora elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją EZD PUW w Biurze oraz koordynuje procesem przechowywania dokumentacji
• Zapewnia wyposażenie sekretariatu w materiały eksploatacyjne do urządzeń biurowych i materiały biurowe, przekazuje komunikaty, polecenia i ustalenia organizacyjne pracownikom Biura
• Prowadzi rejestry w elektronicznym systemie zarządzania dokumentacją EZD PUW wskazane przez kierownictwo Biura, w tym rejestr faktur i rejestr dotacji
• Prowadzi sprawy w elektronicznym systemie zarządzania dokumentacją EZD PUW i je archiwizuje

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań.
Pracownik wykonuje czynności o charakterze:
- statycznym, związane głównie z pracą przy biurku i komputerze,
- dynamicznym, związane głównie z poruszaniem się po terenie MC oraz poza nim.
Większość czynności jest wykonywana w pozycji siedzącej: praca z dokumentami, obsługa komputera powyżej 4 godzinna dobę. Czas pracy – zgodnie z przepisami ustawy o służbie cywilnej. 

Praca na stanowisku wiąże się z nietypowymi godzinami pracy. W okresach spiętrzenia zadań np. wpływu dużej ilości dokumentów księgowych na określony
termin płatności, pilnego przygotowania informacji dla kierownictwa, co wiąże się z otrzymywaniem i koniecznością obiegu zwiększonej liczby dokumentów księgowych, może zaistnieć potrzeba nieschematycznego podejścia do realizacji zadań, w tym świadczenia pracy w niestandardowych godzinach.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy:
Do budynku prowadzą 2 wejścia od ul. Królewskiej, które są oznaczone literami A i B. Do obu wejść prowadzą schody.
Przy schodach do wejścia A znajduje się podjazd dla wózków. Dla gości przeznaczone jest wejście A. W budynku w holu A jest winda dostosowana do wjazdu wózków co umożliwia dostęp do wszystkich kondygnacji budynku osobom z niepełnosprawnością ruchową. Przed budynkiem wyznaczono 2 ogólnodostępne miejsca parkingowe dla osób niepełnosprawnych. Do budynku i wszystkich jego pomieszczeń można wejść z psem asystującym i psem przewodnikiem.
W recepcji przy wejściu A i przy wejściu B są pętle indukcyjne.

Inne informacje:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.
- pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami

Nie przesyłaj wszystkich dokumentów, które uznasz, że mogą Ci pomóc w naborze. Prześlij tylko te, których
wymagamy lub które są wskazane jako dodatkowe.
Wzory oświadczeń obowiazujących przy naborze do MC dostępne są tutaj:
https://www.gov.pl/web/cyfryzacja/wzory-oswiadczen
Jeżeli ofertę składasz elektronicznie, wymagane w ogłoszeniu oświadczenia muszą być podpisane:
- własnoręcznie i przesłane w formie skanów/zdjęć (poprosimy Cię o dostarczenie oryginałów tych oświadczeń przed rozpoczęciem rozmowy kwalifikacyjnej) lub - podpisem elektronicznym kwalifikowanym.
Oferty otrzymane lub uzupełniane po terminie nie będą rozpatrywane. Jeżeli zostaniesz zakwalifikowany do kolejnego
etapu, powiadomimy Cię o tym mailowo (lub telefonicznie – jeżeli nie podałeś adresu e-mail).
Złożone przez Ciebie dokumenty zweryfikujemy pod względem formalnym na podstawie zapisów ogłoszenia dotyczących wymaganych i dodatkowych dokumentów.
Do dokumentów sporządzonych w języku obcym należy dołączyć kopie tłumaczenia tych dokumentów na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego. Zachęcamy do zapoznania się z ogólnymi informacjami dotyczącymi zasad organizacji naboru w służbie cywilnej, które są dostępne tutaj:
https://www.gov.pl/web/sluzbacywilna/praca
Do składania dokumentów zachęcamy również osoby z niepełnosprawnościami.

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy


niezbędne

wykształcenie: wyższe

doświadczenie zawodowe/staż pracy

doświadczenia zawodowego
powyżej 2 lat w jednostkach sektora finansów publicznych

pozostałe wymagania niezbędne:

• Znajomość: przepisów o finansach publicznych i o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, przepisów ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, zasad funkcjonowania administracji publicznej, w tym służby cywilnej, obsługi komputera i aplikacji biurowych (MS Office: Word, Excel, Outlook, Power Point) oraz sieci Internet, obsługi programu finansowo-księgowego, prowadzenia spraw w elektronicznym systemie obiegu dokumentacji klasy EZD
• Kompetencje miękkie: komunikacja, organizacja pracy i orientacja na osiągania celów, rzetelność, współpraca, myślenie analityczne
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

wymagania dodatkowe

• Znajomość: przepisów i wytycznych dotyczących KPO, obsługi programu finansowo-księgowego Quorum autorstwa firmy QNT Systemy Informatyczne Sp. z o. o. , obsługi Informatycznego Systemu Budżetu Państwa (TREZOR), obsługi systemów bankowości elektronicznej (NBE-NBP, BGK), obsługi elektronicznego systemu zarządzania dokumentacją autorstwa Podlaskiego Urzędu Wojewódzkiego (EZD PUW)

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

• CV
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Oświadczenie, że w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. kandydatka/kandydat nie pracowała/ł, nie pełniła/ł służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie była/był współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów. Dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego (na przykład w celu potwierdzenia długości doświadczenia zawodowego w szczególności: świadectwa pracy, zaświadczenia o zatrudnieniu; w celu potwierdzenia rodzaju doświadczenia zawodowego w szczególności: opisy stanowisk pracy, zakresy obowiązków itp.)
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów

Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia

Kopie dokumentów potwierdzających rodzaj i długość wymaganego dodatkowego doświadczenia zawodowego (np. w celu potwierdzenia długości doświadczenia zawodowego w szczególności: świadectwa pracy, zaświadczenia o zatrudnieniu, referencje wskazujące okres współpracy; w celu potwierdzenia rodzaju doświadczenia zawodowego w szczególności: opisy stanowisk pracy, zakresy obowiązków itp.)

Dokumenty należy złożyć do: 2023-12-11
Decyduje data:wpływu oferty do urzędu
Miejsce składania dokumentów:
Biuro Administracyjne
ul. Królewska 27, 00-060 Warszawa
Aplikacje można składać także przez ePUAP lub wysłać na adres mailowy: rekrutacjaMC@cyfra.gov.pl.
Uwaga: załączniki znajdujące się w udostępnionej w Internecie przestrzeni dyskowej (w popularnych
chmurach) nie będą pobierane.
Na kopercie/w tytule maila dopisz numer ogłoszenia BIP:130931 , BBF/42 MK

Prezentacja firmy

Pracodawca opublikował ofertę pracy w ramach Biuletynu Informacji Public... Pracodawca opublikował ofertę pracy w ramach Biuletynu Informacji Publicznej KPRM. Rozwiń

Dodatkowe informacje

Ostatnia aktualizacja:

01/12/2023

Wymiar etatu:

Pełny etat

Rodzaj umowy:

Na czas nieokreślony

Liczba wakatów:

1

Min. doświadczenie:

1 rok

Min. wykształcenie:

Wyższe licencjackie

Branża / kategoria:

Praca Administracja Publiczna