starszy referent/starsza referentka

Warmińsko-Mazurski Oddział Straży Granicznej w Kętrzynie

Komendant Warmińsko-Mazurskiego Oddziału Straży Granicznej poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:

starszy referent/starsza referentka w Kancelarii Ogólnej Placówki Straży Granicznej w Braniewie

11-400 Kętrzyn ul. gen. Władysława Sikorskiego 78

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• przyjmuje, rejestruje, ewidencjonuje, przekazuje, wysyła i udostępnia dokumenty jawne i niejawne w celu właściwego obiegu dokumentów w placówce oraz prowadzi urządzenia ewidencyjne służące do rejestracji dokumentów jawnych i niejawnych celem umożliwienia kontroli ich stanu i obiegu,
• sprawuje nadzór nad stroną formalną wytworzonego dokumentu oraz obiegu korespondencji w celu zapewnienia ścisłego stosowania przepisów w tym zakresie. Wydaje dokumenty osobom do tego upoważnionym oraz egzekwuje ich zwrot do kancelarii w celu zapewnienia właściwej ochrony dokumentacji służbowej oraz rozlicza z posiadanych dokumentów funkcjonariuszy i pracowników,
• sporządza protokół i bierze udział w protokolarnym zniszczeniu dokumentów niearchiwalnych BC oraz przygotowuje i przekazuje dokumenty jawne i niejawne do Archiwum Zakładowego w celu archiwizacji dokumentów,
• osobiście obsługuje klientów wewnętrznych i zewnętrznych oraz przy pomocy urządzeń biurowych: telefon, komputer (skrzynka Podawcza Platformy Administracji Publicznej - ePUAP) celem zapewnienia właściwego obiegu informacji pomiędzy wspópracyjącymi instytucjami,
• kompletuje, przedkłada dokumenty do podpisu oraz dekretacji Komendantowi placówki w celu zapewnienia systematycznego i terminowego obiegu korespondencji.

Warunki pracy

Stanowisko pracy zlokalizowane w dwóch pomieszczeniach, na parterze i na drugim piętrze budynku wielokondygnacyjnego Placówki Straży Granicznej w Braniewie. Dojścia i dojazdy utwardzone, budynek posiada bariery architektoniczne dla osób ze stopniem  niepełnosprawności (schody, brak wind). Brak pomieszczeń higieniczno-sanitarnych przystosowanych dla osób niepełnosprawnych (z dysfunkcją ruchową) na drugim piętrze, jedynie toaleta przystosowana znajduje się na parterze budynku. Ze względu na rozmieszczenie wewnętrznych komórek zachodzi potrzeba pieszego przemieszczania się pomiędzy kondygnacjami budynku. Pomieszczenia pracy spełniają wymagania stanowisk pracy stałej. Na stanowisku pracy nie występują czynniki niebezpieczne, szkodliwe lub  uciążliwe dla zdrowia. Ryzyko zawodowe na poziomie akceptowalnym.

Występują kontakty zewnętrzne: kilka razy dziennie osobiste z przedstawicielami Urzędu Pocztowego i IMPOST-u, kurierami innych instytucji celem dostarczenia przesyłek listowych, kilka razy w miesiącu osobiste z petentem zewnętrznym, przedstawicielami oraz kurierami administracji publicznej w celu złożenia dokumentów, kilka razy w roku osobiste z przedstawicielami Urzędu Miasta i Starostwa Powiatowego celem doręczenia przesyłek. Występują czynniki szczególnie utrudniające wykonywanie zadań takie jak: praca w terenie, permanentna obsługa klientów zewnętrznych, lokalizacja PSG w Braniewie w dwóch odrębnych obiektach oddalonych od siebie w odległości 9 km co utrudnia przekazywanie dokumentów, czynniki alergizujące: kurz, pył, drobinki celulozy, drobinki farby drukarskiej, stres.

Inne informacje:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6%.
- ogłoszenie o naborze w celu zastępstwa

• Świadczenie pracy od poniedziałku do piątku w godzinach 7.30-15.30


• System wynagradzania: miesięczny


•  List motywacyjny i oświadczenia winny być opatrzone datą i czytelnym podpisem kandydata/kandydatki.


•  Treść wymaganych oświadczeń winna być zgodna z treścią zawartą w ogłoszeniu. Wzory oświadczeń dla kandydatów/kandydatek do pracy w korpusie służby cywilnej są dostępne na stronie BiP W-MOSG w zakładkach: Wolne stanowiska pracy w służbie cywilnej/Wzory dokumentów oraz na stronie internetowej Warmińsko-Mazurskiego Oddziału Straży Granicznej w zakładkach: Służba /Praca/Wzory oświadczeń dla kandydatów/kandydatek do pracy/Oświadczenia – stanowiska w korpusie służby cywilnej.


• Do dokumentów sporządzonych w języku obcym dołącz kopie ich tłumaczenia na język polski sporządzone przez tłumacza przysięgłego.


• W przypadku legitymowania się dokumentami wystawionymi na inne niż obecnie posiadane nazwisko kandydat/kandydatka winien/winna złożyć stosowne oświadczenie na tę okoliczność.


• Nie przesyłaj wszystkich dokumentów, które uznasz, że mogą Ci pomóc w naborze. Prześlij tylko te, których wymagamy lub zalecamy.


• Zwróć uwagę na warunki pracy, które wskazaliśmy w ogłoszeniu – rzetelnie oceń, czy odpowiada Ci taka praca.


• Jeżeli w Twoich dokumentach zawarte są dane, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO, niezbędne będzie Twoje oświadczenie o zgodzie na ich przetwarzanie. Wówczas takie oświadczenie może być sformułowane w następujący sposób „wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych do celów naboru, o których mowa w art. 9 ust. 1 RODO”.


• Oferty kandydatów/kandydatek, które wpłyną do Warmińsko-Mazurskiego Oddziału Straży Granicznej zostaną zweryfikowane pod względem spełnienia przez kandydatów/kandydatki wymagań formalnych na podstawie dokumentów wymienionych w ogłoszeniu w części „Twoja aplikacja musi zawierać (dokumenty niezbędne)” poprzez weryfikację:

        - złożenia oferty w wyznaczonym terminie,
        - kompletności dokumentów,
        - treści dokumentów, w tym dat i wymaganych podpisów.

• O dacie złożenia oferty decyduje:
  - data stempla pocztowego w przypadku złożenia oferty poprzez operatora publicznego,
  - data wpływu do W-MOSG w przypadku osobistego złożenia oferty w siedzibie W-MOSG – BIURO PODAWCZE – czynne całą dobę,
  - data wpływu na elektroniczną skrzynkę podawczą W-MOSG w przypadku złożenia oferty za pośrednictwem ePUAP,
  - data wpływu na adres do doręczeń elektronicznych posiadanych przez W-MOSG w przypadku skorzystania z usługi e-Doręczeń.


• Dokumenty wysłane za pośrednictwem profilu platformy ePUAP lub usługi e-Doręczeń należy dodać do pisma ogólnego do urzędu, a następnie całość podpisać przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego.


• Nie rozpatrzymy oferty, którą otrzymamy po terminie. Dotyczy to też uzupełniania ofert.


• Nie rozpatrzymy oferty, która została nadana po terminie. Dotyczy to też uzupełniania ofert.


• Osoby – po pozytywnej weryfikacji formalnej i merytorycznej (w przypadku wystąpienia przesłanek) ofert - zakwalifikowane do dalszych etapów naboru zostaną powiadomione e-mailem o ich terminie (w przypadku niepodania adresu e-mail - telefonicznie).


• Zachęcamy do zamieszczania w złożonych ofertach adresu e-mail i numeru telefonu

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy


niezbędne

wykształcenie: średnie

doświadczenie zawodowe/staż pracy

doświadczenia zawodowego

pozostałe wymagania niezbędne:

• znajomość przepisów związanych z wytwarzaniem i obiegiem dokumentów jawnych i niejawnych, funkcjonowaniem kancelarii (ustaw, rozporządzeń, zarządzeń, decyzji),
• umiejętność pracy w zespole,
• komunikatywność,
• umiejętność obsługi urządzeń biurowych,
• otwarty stosunek do klienta,
• uprzejmość,
• w służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.,
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

wymagania dodatkowe

• przeszkolenie w zakresie obsługi kancelaryjnej (obiegu dokumentów),
• posiadanie poświadczenia bezpieczeństwa dostępu do informacji o klauzuli „ściśle tajne”,
• preferowane doświadczenie zawodowe/staż pracy: co najmniej 6 miesięcy udokumentowanego doświadczenia zawodowego/stażu pracy w pracy biurowej w administracji publicznej.

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

• CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• oświadczenie, że w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. kandydatka/kandydat nie pracowała/ł, nie pełniła/ł służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie była/był współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów. Nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później,
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

kopię dokumentu potwierdzającego spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie posiadania przeszkolenia w zakresie obsługi kancelaryjnej (obiegu dokumentów),

kopię dokumentu potwierdzającego spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie posiadania poświadczenia bezpieczeństwa dostępu do informacji o klauzuli „ściśle tajne”,

kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego /stażu pracy,

oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego w celu uzyskania poświadczenia bezpieczeństwa do dostępu do informacji niejawnych (ściśle tajne). W przypadku wyrażenia zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego, należy napisać i dołączyć jako odrębne, gdyż brak jest we wzorach oświadczeń.

Dokumenty należy złożyć do: 2026-07-28
Decyduje data:stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu
Miejsce składania dokumentów:

Komendant Warmińsko-Mazurskiego Oddziału Straży Granicznej
ul. gen. Wł. Sikorskiego 78
11-400 Kętrzyn
(pocztą lub osobiście do urzędu) w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Przewodniczący Komisji Kwalifikacyjnej – do rąk własnych” oraz wskazaniem stanowiska i komórki/jednostki organizacyjnej, której dotyczy oferta.
- w formie elektronicznej: za pośrednictwem (ePUAP) lub usługi e-Doręczeń.