Specjalista/Starszy Specjalista w Biurze Administracji

Numer referencyjny: S/SS/BA/09/23

Główne zadania:

• Zarządzanie dokumentacją elektroniczną w PARP m.in
  - aktualizacja informacji o systemie e-Dok m.in.: procedur pracy, instrukcji użytkownika, procedur awaryjnych;
  - tworzenie bazy wiedzy, pomoc koordynatorom systemu;
  - przygotowanie i prowadzenie szkoleń dla pracowników;
  - kwartalny monitoring prawidłowości pracy w systemie eDok w zakresie prawidłowej obsługi pism i spraw;
  - udzielanie koordynatorom porad merytorycznych w zakresie funkcjonowania elektronicznego obiegu dokumentów;
  - analiza zgłoszeń pracowników w zakresie wprowadzenia zmian w systemie oraz współpraca z dostawcą oprogramowania w zakresie ich usuwania;
  - optymalizacja procesów w obszarze elektronicznego obiegu dokumentu w eDok;
  - udział w testowaniu i weryfikowaniu zmian w systemie eDok przed wprowadzeniem aktualizacji na tzw. produkcję oraz współpraca z dostawcą systemu w tym zakresie;
  - udział w archiwizacji dokumentacji elektronicznej;
  - udział w tworzeniu procedur i planów awaryjnych;
  - udział w pracach związanych ze zmianą JRWA lub modyfikacją kolejnych klas JRWA w systemie;
  - udział we wdrażaniu systemów informatycznych w obszarze obiegu kancelaryjnego, archiwum i e-usług.
• Administrowanie aplikacją EZD m.in.:
  - zarządzanie parametrami systemu;
  - realizacja wniosków o modyfikację/nadanie uprawnień;
  - określanie niestandardowych uprawnień i tworzenie nowych ról;
  - aktualizacja danych użytkowników i struktury organizacyjnej;
  - obsługa incydentów i problemów aplikacyjnych;
  - kontrola procesu przekazywania spraw w eDok pomiędzy komórkami organizacyjnymi i pracownikami;
  - tworzenie raportów, analiz i statystyk;
  - helpdesk dla pracowników.

Oczekujemy (wymagania konieczne):

• wykształcenie wyższ;
• doświadczenie w pracy w systemie EZD;
• wiedza w zakresie przepisów dotyczących informatyzacji administracji publicznej;
• dobra znajomość pakietu MS Office;
• bardzo dobra znajomość języka polskiego w piśmie i w mowie;
• umiejętność prowadzenia szkoleń;
• umiejętność redagowania informacji, procedur, instrukcji
• bardzo dobra organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów.

Dodatkowo (wymagania pożądane):​

• znajomość przepisów kancelaryjnych w tym Instrukcji kancelaryjnej;
• znajomość systemów klasy EZD typu eDok, EZD PUW, EZD RP lub komercyjnych;
• znajomość zagadnień związanych z bezpieczeństwem informacji;
• doświadczenie związane z administrowaniem i rozwojem systemu klasy EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją);
• doświadczenie we wdrażaniu/zmianie systemu EZD;
• ogólna znajomość przepisów w zakresie funkcjonowania systemów EZD w urzędach administracji publicznej;
• udział w konferencjach/ spotkaniach/ szkoleniach z zakresu EZD;
• komunikatywność;
• umiejętność analitycznego myślenia i samodzielnego rozwiązywania problemów;
• umiejętność tworzenia planów, analiz i raportów.

Termin zgłoszeń: 05 października 2023 r.