KIEROWNIK BIURA I KOORDYNATOR ADMINISTRACYJNY/OFFICE MANAGER AND ADMINISTRATIVE COORDINATOR

Opis stanowiska pracy

Obowiązki obejmują między innymi:

• Zapewnienie sprawnego codziennego funkcjonowania głównego biura
• Wsparcie administracyjne innych biur w regionie
• Nawiązywanie, obsługa i weryfikacja relacji z dostawcami
• Kontakt z zewnętrznymi dostawcami usług
• Nadzór nad przestrzeganiem zasad BHP
• Zarządzanie korespondencją przychodzącą i wychodzącą
• Nadzór i organizacja wydarzeń wewnętrznych i zewnętrznych
• Nadzorowanie ogólnej administracji biura
• Nadzór nad zarządzaniem dokumentami
• Planowanie i nadzór budżetu na cele biurowe i podróży oraz wydatków
• Nadzór nad przestrzeganiem zasad i przepisów
• Zarządzanie projektami
• Zamawianie artykułów biurowych, kuchennych i sprzętu biurowego
• Wsparcie dla działań finansowych i kontrolnych
• Zarządzanie podstawową administracją HR
• Wsparcie wydarzeń marketingowych i aktywny udział w nich
• Wsparcie w przygotowaniu materiałów marketingowych
• Inne wsparcie zespołu ad hoc

Duties include but are not limited to:

• Ensuring efficient day to day running of the main office
• Administrative support of other offices in the region
• Setting up, maintenance and cleaning supplier relations
• Contact with external service providers
• Health and Safety and Security
• Postal and delivery management
• Oversee and organise internal and external events
• Overseeing general office administration
• Supervision of document management
• Planning and supervision of office and travel budget and expenses
• Supervision of compliance with rules and regulations
• Project management
• Order office, kitchen supplies and office equipment
• Support to financial and controlling activities
• Managing basic level HR administration
• Support of marketing events and active participation in them
• Support in preparation of marketing materials
• Other ad hoc team support

Wymagania

Wymagane umiejętności i doświadczenie

• Biegła znajomość (zarówno w mowie, jak i piśmie) języka polskiego i angielskiego. Inne języki będą dodatkowym atutem.
• Przyjazna i pozytywna postawa
• Niezawodność i niezależność
• Zdolność podejmowania decyzji
• Podejmowanie inicjatywy w zakresie wprowadzania zmian i ulepszeń do istniejących lub nowych procesów
• Doskonałe umiejętności rozwiązywania problemów i organizacji
• Dogłębne zrozumienie wymagań BHP w środowisku pracy
• Doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku
• Umiejętności negocjacyjne i charyzma
• Przywiązywanie wagi do szczegółów i jakości usług
• Doskonała znajomość IT, w tym wszystkich pakietów Office - Word, Excel i PowerPoint
• Doświadczenie w zarządzaniu projektami

Your skills and experience

• Fluent (both orally and in writing) in Polish and in English. Additional languages will be an advantage.
• Friendly and positive demeanour
• Reliability and independence
• Decision making ability
• Uses initiative in making changes and improvements to existing or new processes
• Excellent problem solving and organisation skills
• Strong understanding of H&S requirements in a working environment
• Background in a similar level position
• Excellent negotiator and influencer
• Service minded and detail oriented
• Excellent IT skills including all Office Packages - Word, Excel and PowerPoint
• Project management experience

Prezentacja firmy

Kancelaria NILSSON & PARTNERS została utworzona przez doświadczonych pra... Kancelaria NILSSON & PARTNERS została utworzona przez doświadczonych prawników z międzynarodowych firm prawniczych w celu oferowania usług łączących znajomość lokalnego prawa z najwyższymi standardami międzynarodowego doradztwa.

Prawnicy z NILSSON & PARTNERS doradzali dużym międzynarodowym koncernom, w tym jednym z największych światowych korporacji, jak i mniejszym przedsiębiorcom w odniesieniu do wszystkich aspektów inwestowania i prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce.

Nasze doświadczenie w pracy w Polsce i za granicą pozwala nam na połączenie wiedzy w zakresie lokalnego biznesu i kultury z międzynarodowymi standardami branży prawniczej aby w rezultacie świadczyć dla naszych Klientów usługi o najwyższej jakości. Unikalne międzynarodowe doświadczenie naszych prawników uzyskane w trakcie przebywania oraz studiowania za granicą, jak również podczas pracy w kancelariach prawniczych poza granicami Polski pozwala nam zrozumieć, wyjaśnić i przezwyciężyć wszelkie różnice kulturowe istniejące pomiędzy Polską i innymi jurysdykcjami. Nasze osobiste powiązanie ze Skandynawią oznacza, że do wykonywanej przez nas pracy mają zastosowanie najwyższe standardy etyczne i osobiste zaangażowanie.

Nasi Klienci to duże międzynarodowe koncerny, jak i mniejsi przedsiębiorcy. Zakres naszych usług obejmuje zarówno kompleksowe doradztwo związane z bieżącym prowadzeniem działalności gospodarczej, jak również złożone transakcje takie jak transgraniczne fuzje i przejęcia, czy też doradztwo w zakresie finansowania projektów. Oferujemy efektywne rozwiązania ukierunkowane na potrzeby Klienta oraz dokładamy wszelkich starań, aby zrozumieć kontekst biznesowy zagadnień prawnych nad którymi pracujemy, aby w rezultacie przedstawić jasne i jednoznaczne rekomendacje dla Klienta.

Jesteśmy częścią grupy BSJP, tworząc razem jedną z wiodących grup prawniczych w Polsce.

Nasza Kancelaria znajduje się na liście kancelarii (prowadzonej przez Ambasadę Szwecji), które oferują usługi dla przedsiębiorców szwedzkich. Współpracujemy z innymi międzynarodowymi kancelariami prawnymi w szczególności z krajów skandynawskich oraz Wielkiej Brytanii.

Doradzamy naszym Klientom w kilku językach, w tym angielskim, szwedzkim, niemieckim, włoskim oraz polskim. Rozwiń

Dodatkowe informacje

Ostatnia aktualizacja:

07/11/2017

Wymiar etatu:

Pełny etat

Rodzaj umowy:

Na czas nieokreślony

Liczba wakatów:

1

Min. doświadczenie:

2 lata

Min. wykształcenie:

Średnie ogólnokształcące

Branża / kategoria:

Praca Administracja biurowa