specjalista

Opis stanowiska pracy

Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska w Bydgoszczy

Kujawsko-Pomorski Wojewódzki Inspektor Ochrony Środowiska poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:

specjalista do spraw organizacyjnych w Wydziale Kadr i Szkolenia oraz Organizacji

85-018 Bydgoszcz ks. Piotra Skargi 2

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• Koordynuje pracę sekretariatu, w tym: obsługa bieżących spraw administracyjno-biurowych, obsługa połączeń telefonicznych, prowadzenie sprawnego obiegu dokumentów oraz przyjmowanie interesantów
• Ewidencjonuje korespondencję przychodzącą i wychodzącą w elektronicznym systemie e-DOK oraz przekazuje wpływającą korespondencję do dekretacji Kierownikowi Delegatury
• Wystawia i rejestruje „Polecenia wyjazdów służbowych” oraz terminowo sporządza skierowania na badania wstępne, okresowe i kontrolne w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej pracowników Delegatury
• Prowadzi dokumentację dotyczącą urlopów i absencji pracowników Delegatury oraz nadzoruje ich wykorzystanie
• Nadzoruje i prowadzi ewidencję czasu pracy pracowników Delegatury w elektronicznym systemie czasu pracy na podstawie sporządzanych harmonogramów oraz pozostałej dokumentacji pracowniczej zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa
• Sporządza i terminowo przekazuje stosowne zestawienia i dokumenty w zakresie rozliczania czasu pracy pracowników Delegatury
• Współpracuje z pracownikiem odpowiedzialnym za prowadzenie spraw kadrowych w zakresie Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych
• Współpracuje z pracownikiem odpowiedzialnym za prowadzenie archiwum zakładowego w zakresie prowadzenia spraw filii archiwum zakładowego znajdującej się w Delegaturze

Warunki pracy

• Praca administarcyjno-biurowa w sekretariacie


• Praca związana z obsługą klienta wewnętrznego i zewnętrznego


• Praca wymagająca wysokiej kultury osobistej i łatwej komunikatywności


• Obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie


• Siedziba Inspektoratu: budynek dwupiętrowy – stanowisko pracy na II piętrze, budynek posiada podjazd dla wózków inwalidzkich, stanowisko pracy wyposażone w komputer, urządzenia biurowe

Inne informacje:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.
- pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami

• Zakwalifikowanych do kolejnego etapu, powiadomimy telefonicznie lub mailowo.


• Oferty składane elektronicznie - dokumenty aplikacyjne należy własnoręcznie podpisać, wstawić datę ich sporządzenia i dołączyć w formie zeskanowanych dokumentów. Przed rozmową kwalifikacyjną poprosimy o dostarczenie oryginałów tych dokumentów (do wglądu).


• Oferty kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni, zostaną zniszczone po 3 miesiącach od zakończenia naboru. Do tego czasu można je odebrać, gdyż nie będą odsyłane.


• Kompletna aplikacja to taka, która zawiera wszystkie wymagane dokumenty i własnoręcznie podpisane oświadczenia.


• Złożone dokumenty aplikacyjne zostaną zweryfikowane pod względem formalnym na podstawie zapisów ogłoszenia dotyczących wymaganych i dodatkowych dokumentów.


• Na ofercie proszę koniecznie zaznaczyć numer ogłoszenia.


• Kandydaci wybrani we wstępnym etapie procedury naboru zostaną powiadomieni o terminie rozmowy kwalifikacyjnej.


• Oferty otrzymane po terminie oraz niespełniające wymagań formalnych i koniecznych nie będą rozpatrywane. Dotyczy to też uzupełniania ofert.


• Osoby, których oferty zostaną odrzucone nie będą powiadamiane.

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy


niezbędne

wykształcenie: wyższe

doświadczenie zawodowe/staż pracy

co najmniej 1 rok i 6 miesięcy doświadczenia zawodowego
w zakresie obsługi sekretariatu i/lub kancelarii

pozostałe wymagania niezbędne:

• Znajomość przepisów kancelaryjno-archiwalnych
• Znajomość zasad obiegu dokumentacji
• Znajomość podstaw kodeksu postępowania administracyjnego
• Znajomość systemów operacyjnych Windows oraz aplikacji biurowych i użytkowych
• Znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej, w tym służby cywilnej
• Umiejętność działania w sytuacjach stresowych i pod presją czasu
• Łatwość komunikacji
• Umiejętność pracy w zespole
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

wymagania dodatkowe

• znajomość programu do zarządzania dokumentami i zadaniami – e-Dok
• kurs archiwalny I stopnia

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

• CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów

Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia

Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy

kopia dokumentu potwierdzającego ukończenie kursu archiwalnego I stopnia

Dokumenty należy złożyć do: 2023-10-10
Decyduje data:stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu
Miejsce składania dokumentów:
Wojewódzki Inspektorat Ochrony Środowiska
ul. ks. P. Skargi 2
85-018 Bydgoszcz

Prezentacja firmy

Pracodawca opublikował ofertę pracy w ramach Biuletynu Informacji Public... Pracodawca opublikował ofertę pracy w ramach Biuletynu Informacji Publicznej KPRM. Rozwiń

Dodatkowe informacje

Ostatnia aktualizacja:

30/09/2023

Wymiar etatu:

Pełny etat

Rodzaj umowy:

Na czas nieokreślony

Liczba wakatów:

1

Min. doświadczenie:

1 rok

Min. wykształcenie:

Wyższe licencjackie

Branża / kategoria:

Praca Administracja Publiczna