SPECJALISTA/SPECJALISTKA DS. ADMINISTRACJI, FINANSÓW I WSPARCIA ZARZĄDU

Numer oferty: StPr/26/0372

Obowiązki:

1. Finanse operacyjne i raportowanie:
- prowadzenie i regularna aktualizacja raportu cash-flow firmy,
- prowadzenie zestawień przychodów i kosztów,
- przygotowywanie cyklicznych raportów finansowo-operacyjnych na potrzeby Zarządu,
- kontrola faktur kosztowych i kompletności dokumentacji,
- przygotowywanie zestawień płatności do akceptacji,
- monitorowanie terminów płatności, zobowiązań oraz należności,
- kontrola kosztów stałych, abonamentów oraz innych powtarzalnych wydatków,
- porównywanie faktur z zaakceptowanymi ofertami, zleceniami, zamówieniami lub umowami,
- przygotowywanie danych i dokumentów dla zewnętrznego biura księgowego,
- bieżąca współpraca i koordynacja z biurem księgowym,
- egzekwowanie i uzupełnianie brakujących dokumentów księgowych.
2. Administracja i dokumentacja firmy:
- organizowanie i prowadzenie elektronicznego archiwum dokumentacji firmowej, rownież w ramach prowadzonych projektów,
- prowadzenie rejestru umów, aneksów, ofert, zamówień, zleceń i innych dokumentów firmowych,
- pilnowanie terminów wynikających z umów i innych zobowiązań,
- obsługa bieżącej korespondencji administracyjnej,
- kontakt z dostawcami oraz usługodawcami w sprawach dokumentacyjnych i organizacyjnych,
- przygotowywanie zestawień, dokumentów i materiałów na potrzeby Zarządu,
- dbanie o prawidłowy przepływ informacji i dokumentów pomiędzy osobami odpowiedzialnymi za poszczególne obszary firmy.
3. Dokumentacyjne wsparcie produkcji i zakupów:
- tworzenie i prowadzenie uporządkowanego rejestru dostawców,
- archiwizowanie ofert i kosztorysów,
- prowadzenie dokumentacji zamówień i zleceń produkcyjnych,
- kontrola, czy przed realizacją zlecenia dostępne są uzgodnione ceny, ilości, terminy i warunki,
- archiwizowanie i porządkowanie tech packów oraz ich kolejnych wersji,
- przyporządkowywanie faktur do właściwych zamówień i zleceń,
- zapewnienie, że dokumentacja dostawców i produkcji jest kompletna i łatwo dostępna.
4. Wsparcie Zarządu/funkcja asystencka.
- bezpośrednie wsparcie Zarządu w bieżących sprawach firmy,
- przygotowywanie informacji, raportów oraz zestawień na żądanie Zarządu,
- wyszukiwanie informacji i dokumentów w systemach firmy,
- monitorowanie realizacji uzgodnionych zadań i terminów,
- kontaktowanie się z dostawcami, księgowością i innymi partnerami w imieniu Zarządu w sprawach operacyjnych,
- przygotowywanie dokumentacji przed spotkaniami lub decyzjami,
- pomoc organizacyjna w prowadzeniu bieżących projektów oraz wysyłek do klientów.
5. Obsługa systemów i ciągłość operacyjna:
- znajomość lokalizacji podstawowych danych i dokumentów,
- umiejętność pobierania podstawowych raportów,
- znajomość struktury dostępów i współpracy z dostawcami systemów,
- utrzymywanie uporządkowanej dokumentacji dostępów i procesów,
- zapewnienie ciągłości administracyjnej i informacyjnej firmy.

Wymagania:

Wymagania konieczne:

Wykształcenie:

• średnie zawodowe

Wymagania dodatkowe:

Umiejętności i uprawnienia:

• Obsługa komputera
• staranność, dokładność
• samodzielność
• Dobra organizacja pracy

Wymagania pożądane:

Wykształcenie:

• wyższe (w tym licencjat)

Pozostałe wymagania:

• Wymagania niezbędne:- minimum średnie wykształcenie, mile widziane wyższe lub w trakcie studiów zaocznych,- bardzo dobra znajomość obsługi komputera,- dobra znajomość Excel/Google Sheets,- umiejętność pracy z liczbami, zestawieniami i dokumentacją finansową,- bardzo dobra organizacja pracy,- dokładność i skrupulatność,- samodzielność oraz umiejętność doprowadzania powierzonych spraw do końca,- odpowiedzialność, - wysoki poziom dyskrecji i poufności,- umiejętność pracy z wieloma dokumentami i systemami,- swobodna komunikacja e-mailowa i telefoniczna.Wymagania dodatkowe:- doświadczenie w administracji, finansach operacyjnych, księgowości, office management lub wsparciu Zarządu,- doświadczenie w e-commerce,- podstawowa znajomość rachunkowości,- doświadczenie w przygotowywaniu cash-flow lub raportów przychodowo-kosztowych,- doświadczenie we współpracy z biurem księgowym,- znajomość systemów e-commerce, ERP, CRM lub programów księgowych,- język angielski na poziomie pozwalającym na podstawową komunikację i pracę z dokumentami.

Miejsce pracy: 08-504 Sarny 31, powiat: rycki, woj: lubelskie

Rodzaj umowy: Umowa o pracę na okres próbny

Wymagane dokumenty: CV

Sposób aplikowania: bezpośrednio do pracodawcy

Kliknij przycisk Aplikuj, aby poznać szczegóły oferty