sekretarz

Okręgowy Urząd Górniczy w Gliwicach

Dyrektor poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:

sekretarz do spraw Sekretarz Dyrektora Urzędu Okręgowy Urząd Górniczy w Gliwicach

44-122 Gliwice ul. Jasna 31B

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• Prowadzi sekretariat Urzędu, przyjmuje korespondencję wpływającą do Urzędu za pośrednictwem poczty, poczty elektronicznej, telefaksu i bezpośrednio do sekretariatu oraz kancelarii, rejestruje pisma i sprawy w komputerowym systemie obiegu dokumentów, przekazuje referentom spraw zadekretowane dokumenty, przyjmuje dokumentację od referentów spraw, kompletuje, przedkłada do podpisu w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów.
• Przekazuje pracownikom Urzędu polecenia, ustalenia, zarządzenia i komunikaty w celu wsparcia bieżącej pracy Dyrektora.
• Zapewnia obsługę organizacyjną narad, konsultacji i spotkań z przedstawicielami urzędów oraz przedsiębiorców, w tym współuczestniczy w przygotowaniu prezentacji i opracowań udzielania informacji, w celu wsparcia bieżącej pracy Dyrektora.
• Prowadzi ewidencje czasu pracy pracowników Urzędu oraz delegacji służbowych w celu realizacji zadań pracodawcy w tym zakresie.
• Prowadzi, przechowuje i przygotowuje do archiwum zakładowego dokumentację sporządzoną na stanowisku pracy, w celu zapewnienia właściwego obiegu i archiwizacji dokumentacji.

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań

• Duże obciążenie narządu wzroku związane z pracą przy monitorach komputerowych oraz praca przy komputerze w pozycji siedzącej wymagająca wysiłku statycznego.


• Częsty i bezpośredni kontakt z klientem zewnętrznym.


• Wysiłek fizyczny związany z przemieszczaniem akt i dokumentacji, w tym umieszczonych w szafach z koniecznością użycia drabiny.
   

 

Inne informacje:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.
- pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami

W ofercie należy podać dane kontaktowe - adres do korespondencji, adres e-mail, numer telefonu.
Oferty, w zamkniętych kopertach z dopiskiem „Oferta pracy – Sekretarz Dyrektora Urzędu”, należy wysyłać na podany wyżej adres lub składać w sekretariacie Urzędu.

Oświadczenia muszą być opatrzone datą i własnoręcznym podpisem.

Wzór oświadczenia jest umieszczony na stronie internetowej www.wug.gov.pl.

Oferty otrzymane lub uzupełniane po terminie nie będą rozpatrywane (decyduje data stempla pocztowego).

Oferty otrzymane po terminie (decyduje data stempla pocztowego) lub oferty, które nie spełniają wymagań niezbędnych zostaną komisyjnie zniszczone bez informowania o tym kandydatów.

Dokumenty złożone w aplikacji nie będą zwracane. Kandydatki/kandydaci zakwalifikowani do dalszych etapów naboru zostaną powiadomieni pisemnie o ich terminie. Po zakończeniu naboru oferty osób niezatrudnionych zostaną zniszczone bez informowania o tym kandydatów.

Okres przechowywania danych: czas niezbędny do przeprowadzenia naboru na stanowisko pracy w służbie cywilnej (z uwzględnieniem 3 miesięcy, w których dyrektor generalny urzędu ma możliwość wyboru kolejnego wyłonionego kandydata, w przypadku, gdy ponownie zaistnieje konieczność obsadzenia tego samego stanowiska).

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy


niezbędne

wykształcenie: średnie

doświadczenie zawodowe/staż pracy

doświadczenia zawodowego
/staż pracy: powyżej 3 lat pracy przy obsłudze sekretariatu lub kancelarii lub podobnym stanowisku biurowym.

pozostałe wymagania niezbędne:

• znajomość zasad funkcjonowania administracji publicznej oraz kompetencji organów nadzoru górniczego, a także ogólna znajomość procedur administracyjnych,
• znajomość w niezbędnym zakresie ustaw: o służbie cywilnej, o pracownikach urzędów państwowych , o ochronie danych osobowych, o ochronie informacji niejawnych i Kodeksu pracy,
• umiejętność obsługi komputera,
• skuteczna komunikacja, asertywność, samodzielność i inicjatywa,
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

wymagania dodatkowe

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

• CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Oświadczenie kandydatki/kandydata o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów

Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia

Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy

Dokumenty należy złożyć do: 2021-05-28
Decyduje data:stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu
Miejsce składania dokumentów:
Okręgowy Urząd Górniczy w Gliwicach
ul. Jasna 31B
44-122 Gliwice