Opis stanowiska pracy
Śląski Urząd Wojewódzki w Katowicach Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
referent do spraw obsługi sekretariatu i koordynacji funkcjonowania Biura w Biurze Administracyjnym 40-032 Katowice ul. Jagiellońska 25
Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy: - Prowadzi obsługę kancelaryjną Biura Administracyjnego (BA) oraz ewidencjonuje korespondencję „wpływającą” i „wychodzącą” w celu zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów.
- Prowadzi obsługę sekretariatu w celu wsparcia pracy dyrektora i zastępcy dyrektora BA.
- Koordynuje sporządzanie pism, zbiorczych zestawień, informacji, opinii i uwag z zakresu działania Biura w celu przekazania ich do komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za opracowanie tych dokumentów dla całego Urzędu.
- Opracowuje i upowszechnia wśród pracowników BA informacje wewnętrzne dotyczące spraw organizacyjnych i kadrowych.
- Koordynuje zadania dotyczące spraw osobowo-kadrowych w celu wsparcia pracy dyrektora BA.
- Koordynuje zadania związane z udostępnianiem informacji publicznej w zakresie właściwości BA.
- Koordynuje działania związane z przygotowywaniem projektu regulaminu organizacyjnego i struktury organizacyjnej oraz propozycji zmian do Statutu i Regulaminu Urzędu w zakresie właściwości BA.
- Koordynuje działania związane z aktualizacją informacji zawartych w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) oraz na stronie internetowej Urzędu dotyczących zakresu działania BA w celu zapewnienia klientom Urzędu rzetelnych i bieżących danych w tym zakresie.
Warunki pracy Budynek Urzędu bez barier architektonicznych, wyposażony jest w windy osobowe oraz toalety dostosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych. Wejście do Urzędu wyposażone w podjazd. Stanowisko biurowe usytuowane na I piętrze budynku. Obsługa komputera powyżej 4 godzin dziennie. Obsługa urządzeń wielofunkcyjnych (np. drukarka, skaner). Konieczność prowadzenia rozmów telefonicznych. Kontakty zewnętrzne: z klientami indywidualnymi (w celu udzielenia informacji, skierowania do pracownika odpowiedzialnego za realizowane zadania), z pracownikami sekretariatów jednostek administracji publicznej, najemcami i użytkownikami pomieszczeń w budynkach ŚUW, wykonawcami umów na dostawy, usługi i roboty budowlane (w celu przekazania informacji, łączenia rozmów).
Inne informacje: W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.
- pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami
- w przypadku składania dokumentów pocztą elektroniczną wymagane w ogłoszeniu oświadczenia podpisz własnoręcznie i prześlij w formie skanów
- wzory oświadczeń wymaganych przy składaniu dokumentów znajdują się na stronie internetowej Urzędu: https://suw.bip.gov.pl/wzory-oswiadczen-oraz-zgoda-na-przetwarzanie-danych-osobowych/wzory-oswiadczen-oraz-zgoda-na-przetwarzanie-danych-osobowych.html
- do dokumentów sporządzonych w języku obcym dołącz kopie ich tłumaczenia na język polski sporządzone przez tłumacza przysięgłego, a dodatkowo do dokumentów potwierdzających wykształcenie dołącz potwierdzenie ich równoważności z odpowiednim polskim dyplomem/świadectwem
- nie przesyłaj wszystkich dokumentów, które uznasz, że mogą Ci pomóc w naborze. Prześlij tylko te, których wymagamy lub zalecamy
- zwróć uwagę na warunki pracy, które wskazaliśmy w ogłoszeniu - rzetelnie oceń, czy odpowiada Ci taka praca
- informacje o szczególnych potrzebach można zgłaszać: mailowo na adres rekrutacja@katowice.uw.gov.pl, przez ePUAP, telefonicznie pod numerem telefonu 32 20-77-243, 32 20-77-244 lub 32 20-77-245
- oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane (liczy się data stempla pocztowego/ data osobistego dostarczenia oferty do Urzędu)
- w przypadku wysłania dokumentów drogą elektroniczną decyduje data wpływu do urzędu
- informację o zakwalifikowaniu Cię do kolejnego etapu naboru oraz o metodach i technikach stosowanych na danym etapie przekażą Ci pracownicy Biura Organizacyjno-Budżetowego z wykorzystaniem danych kontaktowych, które zostały przez Ciebie wskazane
- zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów, w Śląskim Urzędzie Wojewódzkim w Katowicach obowiązuje procedura zgłoszeń wewnętrznych. Informacje na jej temat można znaleźć pod adresem: www.katowice.uw.gov.pl/usluga/skargi-wnioski-petycje/zgloszenia-sygnalistow
- oferty kandydatów/kandydatek będą przechowywane nie dłużej niż przez okres 3 miesięcy od daty zatrudnienia wybranego kandydata/wybranej kandydatki w naborze. W okresie tym, jeśli brałeś udział w procedurze naboru masz prawo ich odbioru. Po upływie ww. okresu złożone dokumenty aplikacyjne będą niszczone
- osoba wybrana przez Dyrektora Generalnego Urzędu do zatrudnienia będzie zobowiązana (przed nawiązaniem stosunku pracy) do złożenia oświadczenia lustracyjnego lub informacji o uprzednim złożeniu oświadczenia lustracyjnego (zgodnie z art. 7 ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944 – 1990 oraz treści tych dokumentów). Obowiązek ten dotyczy osób urodzonych przed dniem 1 sierpnia 1972 r.
- opiekunem naboru jest Anna Borkowska - Kuś - kontakt: 32 20-77-245/ borkowskaa@katowice.uw.gov.pl
Wymagania związane ze stanowiskiem pracy niezbędne wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy co najmniej 6 miesięcy doświadczenia zawodowego
w administracji publicznej lub/i w pracy biurowej
pozostałe wymagania niezbędne: - znajomość Statutu i Regulaminu Śląskiego Urzędu Wojewódzkiego w Katowicach
- znajomość rozporządzenia PRM ws. instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych
- umiejętność obsługi komputera (MS Office) na poziomie średniozaawansowanym
- organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, komunikacja
- w służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później
- Posiadanie obywatelstwa polskiego
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
wymagania dodatkowe - znajomość ustawy o wojewodzie i administracji rządowej w województwie
- znajomość rozporządzenia PRM w sprawie „Zasad techniki prawodawczej”
- znajomość ustawy o służbie cywilnej w zakresie statusu członka korpusu służby cywilnej
- myślenie analityczne, orientacja na klienta
Dokumenty i oświadczenia niezbędne: - CV
- Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
- oświadczenie o posiadaniu doświadczenia zawodowego zgodnego z wymaganiami zawartymi w ogłoszeniu o pracę
- oświadczenie, że w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. kandydatka/kandydat nie pracowała/ł, nie pełniła/ł służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie była/był współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów. Nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później
- Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
- Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
- Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:
kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatówoświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru na stanowisko referenta ds. obsługi sekretariatu i koordynacji funkcjonowania Biura w zakresie wykraczającym poza katalog danych określonych w Kodeksie pracy oraz wynikających z ustawy o służbie cywilnejDokumenty należy złożyć do: 2025-06-20
Decyduje data:stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu
Miejsce składania dokumentów:
Śląski Urząd Wojewódzki ul. Jagiellońska 25, 40 - 032 Katowice (osobiście ofertę można złożyć w Kancelarii Urzędu, p. 121 na parterze budynku)
z dopiskiem na kopercie ,,Oferta pracy – referent ds. obsługi sekretariatu i koordynacji funkcjonowania Biura”. Dokumenty aplikacyjne można również wysłać przez ePUAP: /SUW2/urząd lub przez e-Doręczenia: AE:PL-14603-15693-ECFGD-26
Uwaga: załączniki znajdujące się w udostępnionej w Internecie przestrzeni dyskowej (w popularnych chmurach) nie będą pobierane.
