Zakres obowiązków:
obsługa Systemu obrotu poczty i korespondencji elektronicznej,
obsługa Systemu archiwizacji dokumentów,
wspieranie prawników w czynnościach technicznych i informacyjnych: sporządzanie dokumentów (w tym tabel i rysunków), drukowanie, kserowanie, porządkowanie i niszczenie dokumentów, zakładanie akt, obróbka plików elektronicznych, zakładanie profili klienta, pozyskiwania informacji telefonicznej w sądach, urzędach i u klientów,
telefoniczna obsługa Kancelarii,
prowadzenie korespondencji wszystkimi sposobami w imieniu Kancelarii w sprawach wewnętrznych, odbiór i dostarczanie przesyłek,
obsługa adresu mailowego kancelarii i przekazywanie maili z tego adresu do właściwych pracowników,
dokonywanie zakupów materiałów biurowych, spożywczych i chemicznych,
kontakt ze wszystkimi dostawcami usług dla Kancelarii,
organizowanie spotkań, konferencji i bankietów kancelaryjnych,
organizowanie udziału pracowników Kancelarii w szkoleniach, konferencjach, spotkaniach i wyjazdach,
kopiowania Elektronicznego Zbioru Dokumentów (EZD) (backup) na dysk zewnętrzny Kancelarii w ostatnim dniu pracy każdego miesiąca kalendarzowego,
porządkowanie dokumentacji wewnętrznej Kancelarii,
prowadzenie korespondencji wszystkimi sposobami w imieniu Kancelarii w sprawach wewnętrznych, odbiór i dostarczanie przesyłek,
prowadzenie Elektronicznego Kalendarza Kancelarii i umawianie spotkań prawników z Klientami oraz spotkań z dostawcami usług dla Kancelarii,
utrzymywanie sprawności urządzeń biurowych oraz aplikacji i systemów informatycznych, organizowanie ich naprawy, konserwacji, uzupełnienia i zabezpieczenia w ochronę antywirusową,
obsługa Klientów wizytujących Kancelarię: przywitanie, poprowadzenie do właściwego miejsca spotkania lub oczekiwania, poczęstowanie napojami,
utrzymywanie czystości w Kancelarii w okresach pomiędzy wizytami osób sprzątających, w tym w kuchni: uruchamianie i opróżnianie zmywarki, zlewu, lodówki.
przekazywanie informacji i korespondencji członkom Zespołu,
przekazywanie Managerowi do spraw rozliczeń wszelkiej dokumentacji kosztowej,
udział w kursach i szkoleniach, samodoskonalenie zawodowe – przekazywanie przełożonemu raz w miesiącu informacji o szkoleniach, w których pragnie wziąć udział
przekazywanie zdobytej wiedzy innym członkom Zespołu w formie szkoleń i prelekcji.
Rezultaty osiągane na stanowisku:
Perfekcyjne działanie Kancelarii w zakresie administracyjnym,
Perfekcyjne zarządzanie Systemem obrotu poczty i korespondencją elektroniczną,
Perfekcyjne zarządzanie Systemem archiwizacji dokumentów,
Szybkie i sprawne wsparcie prawników w czynnościach technicznych i informacyjnych,
Dbałość o bezpieczeństwo i porządek systematyki w Elektronicznym Zbiorze Dokumentów (EZD),
Perfekcyjny porządek w dokumentacji wewnętrznej Kancelarii,
Kompletność zasobów: materiały biurowe, eksploatacyjne, spożywcze i chemiczne,
Perfekcyjne działanie wszystkich urządzeń, aplikacji i systemów informatycznych i technicznych,
Perfekcyjne prowadzenie Elektronicznego Kalendarza Kancelarii,
Utrzymanie dobrego kontaktu z partnerami i dostawcami usług dla Kancelarii,
Dbałość o bezpieczeństwo dokumentów, danych i mienia Kancelarii.
Dbałość o przestrzeganie zasad BHP przez pracowników Kancelarii.
Idealna czystość i porządek w Kancelarii,
uwolnienie Partnera Zarządzającego i innych członków Zespołu od obowiązków objętych poniższym zakresem.
Standardy według których oceniane będą rezultaty pracy:
kompletność materiałów biurowych, spożywczych i chemicznych,
komfort i zadowolenie Klienta kontaktującego się z Kancelarią w jakikolwiek sposób,
pełne bezpieczeństwo ZDE, dokumentów i mienia Kancelarii przed utratą, zawirusowaniem i dostępem osób niepożądanych,
porządek i kompletność w dokumentacji wewnętrznej Kancelarii,
wiarygodność, aktualność i przejrzystość Elektronicznego Kalendarza Kancelarii,
czystość i porządek w (materiałach, aktach) Kancelarii,
sprawny obieg informacji w Kancelarii,
aktualnie i poprawnie zarchiwizowane dokumenty zakończonych spraw,
punktualne przybywanie do pracy, terminowe załatwianie spraw.
Relacje z innymi pracownikami:
Manager Biura podlega służbowo Partnerowi Zarządzającemu i Partnerowi ds. Operacyjnych. Odpowiada na prośby Managerów, Partnerów i Kierowników. Pomaga wykonywać obowiązki służbowe prawnikom.
Znajomość języka angielskiego.
Samodzielność, odpowiedzialność, sumienność, zaangażowanie, przejawianie inicjatywy, dobra prezencja, umiejętność pracy w zespole.
Kancelaria Adwokacka Wachowski świadczy usługi prawne dla małych i średn... Rozwiń
Czy chcesz otrzymywać oferty pracy na podobne stanowiska?
Utwórz powiadomienie e-mailZapisani kandydaci otrzymują informacje jako pierwsi.
