asystent

Opis stanowiska pracy

Archiwum Państwowe w Poznaniu

Dyrektor poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:

asystent do spraw obsługi sekretariatu archiwum w Dziale Administracyjno-Gospodarczym


Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• Prowadzenie (obsługa) sekretariatu Archiwum;
• Obsługa sekretarsko – kancelaryjna korespondencji przychodzącej i wychodzącej Archiwum, zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną i wykazem akt (w tym obsługa systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją);
• Przejmowanie, otwieranie i sprawdzanie wpływów. Odbiór przesyłek;
• Bieżące przekazywanie zadekretowanej korespondencji kierownikom komórek organizacyjnych Archiwum lub osobom wskazanym w dekretacji;
• Rejestrowanie, znakowanie spraw, oraz przechowywanie dokumentacji wchodzącej do składu chronologicznego w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją,
• Obsługa komórek organizacyjnych w zakresie przyjmowania, rozdzielania i wysyłania wszelkiego rodzaju korespondencji (tradycyjnej i elektronicznej);
• Redagowanie pism standardowych i przepisywanie zleconych tekstów;
• Prowadzenie terminarza spotkań dyrektora Archiwum oraz rejestru terminów stałych, obowiązujących w zakresie planowania i sprawozdawczości, a także terminów sporadycznych, czuwanie nad ich dotrzymaniem oraz sygnalizowanie dyrektorowi, względnie jego zastępcy trudności w tym zakresie;
• Wykonywanie czynności związanych z uwierzytelnieniem wypisów i odpisów z dokumentów;
• Obsługa bieżąca poczty elektronicznej oraz sporządzanie zestawień statystycznych w zakresie korespondencji przychodzącej i wychodzącej;
• Gromadzenie, przechowywanie oraz archiwizacja akt spraw załatwianych przez Dyrektora Archiwum i jego zastępcę.

Warunki pracy

•  praca biurowa w siedzibie urzędu,


•  praca przy monitorze ekranowym przekracza 4 godziny dziennie,


•  wysiłek fizyczny związany z odbiorem i dostarczaniem dokumentacji z/do urzędu pocztowego,


•  użytkowanie sprzętu biurowego (komputer, drukarka, kserokopiarka, skaner),


•  stanowisko pracy zlokalizowane na parterze urzędu (budynek 4 kondygnacyjny), 


• konieczność poruszania się pomiędzy kondygnacjami,


• budynek nie jest przystosowany dla osób z niepełnosprawnością ruchową,


• w budynku brak widny osobowej, brak podjazdów oraz odpowiednio dostosowanej toalety dla osób z niepełnosprawnością.

Inne informacje:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.
- pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami
- ogłoszenie o naborze w celu zastępstwa
- stanowisko pracy mogą ubiegać się również osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego, zgodnie z przepisami art. 5 ustawy o służbie cywilnej

Kandydaci zakwalifikowani zostaną powiadomieni o terminie postępowania kwalifikacyjnego telefonicznie lub za pomocą poczty elektronicznej. Oferty niekompletne oraz otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane (liczy się data złożenia oferty w siedzibie Archiwum lub data stempla pocztowego). Dokumentów nie odsyłamy. Oferty odrzucone zostaną komisyjnie zniszczone. Dodatkowe informacje można uzyskać pod nr tel. 61 852-46-01 wew. 29.

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy


niezbędne

wykształcenie: średnie

doświadczenie zawodowe/staż pracy

co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego
doświadczenia zawodowego pracy w sekretariacie lub kancelarii

pozostałe wymagania niezbędne:

• - ukończony kurs sekretarsko-kancelaryjny,
• - biegła umiejętność obsługi komputera w zakresie MS Windows, MS Office, poczty elektronicznej, Internetu,
• - znajmość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym,
• - znajmość Kodeksu Postępowania Administracyjnego,
• - umiejętność pracy pod presją czasu,
• - komunikatywność.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego albo obywatelstwa innego państwa Unii Europejskiej albo obywatelstwa innego państwa, którego obywatele na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego posiadają prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

wymagania dodatkowe

• - znajmość języka niemieckiego w stopniu komunikatywnym.
• -znajomość systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

• CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• - kopia dokumentu potwierdzającego ukończenie kursu sekretarsko-kancelaryjnego,
• - kopie świadectw pracy potwierdzających posiadane doświadczenie zawodowe.
• Oświadczenie o posiadanym obywatelstwie
• W przypadku osób nieposiadających obywatelstwa polskiego - kopia dokumentu potwierdzającego znajomość języka polskiego zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie określenia rodzajów dokumentów potwierdzających znajomość języka polskiego przez osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego, ubiegające się o zatrudnienie w służbie cywilnej
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów

Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia

Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy

Dokumenty należy złożyć do: 2021-04-20
Decyduje data:stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu
Miejsce składania dokumentów:
Archiwum Państwowe w Poznaniu
ul. 23 Lutego 41/43
60-967 Poznań

e-mail: archiwum@poznan.ap.gov.pl

Prezentacja firmy

Pracodawca opublikował ofertę pracy w ramach Biuletynu Informacji Public... Pracodawca opublikował ofertę pracy w ramach Biuletynu Informacji Publicznej KPRM. Rozwiń

Dodatkowe informacje

Ostatnia aktualizacja:

13/04/2021

Wymiar etatu:

Pełny etat

Rodzaj umowy:

Na czas nieokreślony

Liczba wakatów:

1

Min. doświadczenie:

1 rok

Min. wykształcenie:

Wyższe licencjackie

Branża / kategoria:

Praca Administracja Publiczna