Opis stanowiska pracy
Bieszczadzki Oddział Straży Granicznej w Przemyślu Komendant Bieszczadzkiego Oddziału Straży Granicznej poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
asystent do spraw obsługi kancelaryjnej Kancelarii Ogólnej Placówki Straży Granicznej w Krościenku 37-700 Przemyśl Ul. Mickiewicza 34
Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy: - przyjmuje, ewidencjonuje, przechowuje, przekazuje, przesyła i udostępnia dokumenty, porządkuje posiadany zasób dokumentów niearchiwalnych oraz przygotowuje dokumentację do przekazania do archiwum w celu zapewnienia prawidłowej i systematycznej pracy kancelarii
- obsługuje korespondencję w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją oraz w innych systemach przesyłania i odbierania korespondencji (np. ePUAP) w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w placówce
- sprawdza poprawność dokumentów niejawnych oraz jawnych pod względem formalnym, zgodność załączników ze stanem faktycznym w celu podjęcia decyzji o przyjęciu dokumentów do rejestracji bądź odmowie przyjęcia ze względu na niespełnienie wymogów formalnych
- prowadzi trwałe i pomocnicze urządzenia ewidencyjne oraz inną dokumentacją związaną z działalnością kancelarii w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w placówce oraz prawidłowego ich ewidencjonowania
- sprawdza poprawność właściwego oznaczania i ewidencjonowania dokumentów przez pracowników i funkcjonariuszy w celu właściwego ich klasyfikowania
- przygotowywanie dokumentacji przeznaczonej do przekazania do archiwum, konsultowanie z archiwum BiOSG spraw związanych z archiwizacją dokumentów, w ramach pomocy wykonawcom merytorycznym, w celu zgodności i poprawności przygotowania dokumentacji przeznaczonej do przekazania do archiwum
- wykonuje, zgodnie z posiadanym upoważnieniem, w zastępstwie inspektora - kierownika Kancelarii Ogólnej, czynności z zakresu jego kompetencji, podczas jego nieobecności
- prowadzi ewidencję pieczęci imiennych, urzędowych i służbowych w celu zapewnienia właściwego rozdysponowania i gospodarowania nimi
Warunki pracy CEL ISTNIENIA STANOWISKA PRACY:
Stanowisko zostało utworzone w celu zapewnienia właściwego funkcjonowania kancelarii ogólnej, prowadzenia prac kancelaryjnych, sprawowania nadzoru nad stanem i poprawnością obiegu i ewidencjonowania dokumentów oraz ochrony informacji.
WARUNKI PRACY ORAZ MIEJSCE I OTOCZENIE ORGANIZACYJNO-TECHNICZNE STANOWISKA PRACY:
- praca biurowa w systemie podstawowym;
- praca w siedzibie urzędu/wydziału (stanowisko pracy zlokalizowane na I piętrze w budynku wielokondygnacyjnym Placówki SG w Krościenku);
- wyjazdy służbowe;
- praca związana z obsługą klienta;
- narzędzia i materiały pracy - w szczególności komputer, kserokopiarka, fax, niszczarka, skaner;
- praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin;
- brak oznaczeń dla niewidomych;
- pomieszczenie higieniczno - sanitarne nieprzystosowane dla osób niepełnosprawnych;
- budynek nie posiada podjazdu dla osób niepełnosprawnych;
- brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym;
- budynek nie jest w pełni przystosowany dla osób z niepełnosprawnością.
CZAS PRACY: system podstawowy od poniedziałku do piątku w godz. od 07:00 do 15:00.
LICZBA PODLEGŁYCH PRACOWNIKÓW: brak.
UPOWAŻNIENIA I PEŁNOMOCNICTWA:
- upoważnienie do wykonywania czynności kancelaryjnych związanych z obiegiem dokumentów zawierających tajemnicę państwową lub służbową w pełnym zakresie.
ZŁOŻONOŚĆ I KREATYWNOŚĆ:
Przepisy prawa dotyczące ochrony i obiegu informacji, organizacji kancelarii określają sposób i tryb postępowania. Zmiany w przepisach wymagają od pracownika umiejętności interpretacji oraz stałej aktualizacji posiadanej wiedzy (kilka razy w roku). Zadania wymagają bardzo dobrej znajomości przepisów dot. ochrony i obiegu informacji. Osoba na tym stanowisku, z uwagi na częste kontakty z funkcjonariuszami oraz pracownikami cywilnymi, powinna cechować się szczególną komunikatywnością i wysoką kulturą osobistą.
Przykłady:
- sprawdzanie zgodności stanu ewidencyjnego ze stanem faktycznym dokumentacji placówki;
- przygotowywanie i wydawanie na potrzeby placówki urządzeń ewidencyjnych;
- zniesienie lub zmiana klauzuli dokumentów;
- klasyfikowanie dokumentów przeznaczonych do archiwizacji;
- sporządzanie protokołów brakowania dokumentów.
NIEZBĘDNA SAMODZIELNOŚĆ I INICJATYWA:
Praca polega na samodzielnym prowadzeniu spraw kancelaryjnych. Osoba zajmująca to stanowisko odpowiada za przestrzeganie terminów wynikających z przepisów oraz stan, obieg i ochronę dokumentów w placówce. W przypadku zaistnienia sytuacji bezprecedensowych decyzje podejmowane są w uzgodnieniu z bezpośrednim przełożonym, a od pracownika oczekuje się przedstawienia propozycji własnych rozwiązań.
Przykład:
- przyjmuje, ewidencjonuje, przekazuje, przesyła i udostępnia dokumenty;
- prowadzi urządzenia ewidencyjne oraz dokumentację związaną z działalnością kancelarii ogólnej;
- informuje bezpośredniego przełożonego o ewentualnych zagrożeniach ujawnienia, utraty lub zagubienia dokumentu;
- systematycznie porządkuje posiadane zasoby dokumentów;
- przygotowuje dokumentację przeznaczoną do przekazania do archiwum.
HORYZONT CZASOWY PLANOWANIA: do 1 miesiąca.
KONTAKTY ZEWNĘTRZNE:
- kilka razy w tygodniu:
- z pracownikami urzędu pocztowego lub kurierami w celu przekazania lub przyjęcia korespondencji;
- z pracownikami KPP w Ustrzykach Dolnych w celu uzyskania informacji dot. korespondencji.
CZYNNIKI SZCZEGÓLNIE UTRUDNIAJĄCE WYKONYWANIE ZADAŃ: brak.
Inne informacje: W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6%.
- Nie rozpatrzymy oferty, którą złożyłeś/nadałeś po terminie.
- Dotyczy to też uzupełniania ofert.
- Uzupełnianie ofert jest możliwe do dnia 29.03.2024 r.
- W ofercie podaj dane kontaktowe - adres do korespondencji, e-mail, nr telefonu.
- Jeśli zostaniesz zakwalifikowany do kolejnego etapu, powiadomimy Cię o tym telefonicznie, listownie lub mailowo
(brak kontaktu jest równoznaczny z rezygnacją z dalszego postępowania rekrutacyjnego);
- Oświadczenia podpisz odręcznie i wstaw datę ich sporządzenia.
- Jeśli dokumenty składasz za pośrednictwem ePUAP, przed rozmową kwalifikacyjną poprosimy Cię o dostarczenie
oryginałów wymaganych oświadczeń (do wglądu).
- Aplikacje kandydatów, którzy nie zostali zatrudnieni zostaną komisyjnie zniszczone po zakończeniu naboru.
- UWAGA! Kompletna aplikacja to taka, która zawiera wszystkie wymagane dokumenty i uwiarygodnione
własnoręcznym podpisem oświadczenia. Za aplikację uwiarygodnioną własnoręcznym podpisem uważa
się aplikację, w której wszystkie oświadczenia są opatrzone przez kandydatkę/kandydata datą i własnoręcznym / kwalifikowanym / zaufanym podpisem. Ponadto, w liście motywacyjnym wskaż sygnaturę/numer ogłoszenia lub nazwę stanowiska, na które aplikujesz.
- Do dokumentów sporządzonych w języku obcym dołącz kopie ich tłumaczenia na język polski sporządzone przez
tłumacza przysięgłego.
- Nie przesyłaj wszystkich dokumentów, które uznasz, że mogą Ci pomóc w naborze. Prześlij tylko te, które wymagamy lub zalecamy.
- Zwróć uwagę na warunki pracy, które wskazaliśmy w ogłoszeniu – rzetelnie oceń, czy odpowiada Ci taka praca.
Złożone przez Ciebie dokumenty zweryfikujemy pod względem formalnym na podstawie zapisów w ogłoszeniu
dotyczących wymaganych dokumentów (wymienionych w części „Twoja aplikacja musi zawierać (dokumenty
niezbędne)”.
- Do składania ofert zachęcamy również osoby ze szczególnymi potrzebami, które spełniają wymagania zawarte wniniejszym ogłoszeniu. JEŻELI PODANE DANE BĘDĄ OBEJMOWAŁY SZCZEGÓLNE KATEGORIE DANYCH, O KTÓRYCH MOWA W ART. 9 UST. 1 RODO, KONIECZNA BĘDZIE WYRAŹNA ZGODA NA ICH PRZETWARZANIE.
- DODATKOWE informacje dotyczące naboru na stanowiska cywilne, dostępne są na stronie BiOSG w zakładce: "
PRACA W BiOSG" pod adresem:
http://www.bieszczadzki.strazgraniczna.pl/bie/praca-w-biosg/pracownicy-cywilni
Proszę o korzystanie ze wzoru oświadczenia obowiązującego przy naborze do pracy, który jest również dostępny na stronie BIP BiOSG, w zakładce "Wolne stanowiska w Służbie Cywilnej" pod adresem:
https://www.bip.bieszczadzki.strazgraniczna.pl/s02/praca-w-biosg/11233,KORPUS-SLUZBY-CYWILNEJ.html
Procedura naboru / przepisy / wzory dokumentów / poradnik dla kandydata / metody/techniki naboru / klauzula
informacyjna:
https://www.bieszczadzki.strazgraniczna.pl/bie/praca-w-biosg/pracownicy-cywilni/21161,PROCEDURA-NABORU-NA-STANOWISKA-CYWILNE.html
Aplikując oświadczasz, że znana Ci jest treść informacji na temat przetwarzania danych osobowych w naborze
Wymagania związane ze stanowiskiem pracy niezbędne wykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy co najmniej 6 miesięcy doświadczenia zawodowego
- w pracy biurowej
pozostałe wymagania niezbędne: - Umiejętność obsługi sprzętu komputerowego w zakresie edytora tekstu
- Znajomość Rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych
- Znajomość Zarządzenia KGSG w sprawie szczególnego sposobu organizowania i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz innych komórek organizacyjnych odpowiedzialnych za przetwarzanie materiałów niejawnych, sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych oraz doboru i stosowania środków bezpieczeństwa fizycznego
- Znajomość Decyzji KGSG w sprawie instrukcji kancelaryjnej Straży Granicznej
- W służbie cywilnej nie może być zatrudniona osoba, która w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. pracowała lub pełniła służbę w organach bezpieczeństwa państwa lub była współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów - nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później. Osoba wybrana do zatrudnienia będzie musiała złożyć oświadczenie lustracyjne, jeśli urodziła się przed 1 sierpnia 1972 r.
- Posiadanie obywatelstwa polskiego
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
wymagania dodatkowe - Wykształcenie administracyjne
- Przeszkolenie z zakresu informacji niejawnych
- Komunikatywność
Dokumenty i oświadczenia niezbędne: - CV i list motywacyjny
- Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
- Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
- Oświadczenie, że w okresie od dnia 22 lipca 1944 r. do dnia 31 lipca 1990 r. kandydatka/kandydat nie pracowała/ł, nie pełniła/ł służby w organach bezpieczeństwa państwa i nie była/był współpracownikiem tych organów w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 18 października 2006 r. o ujawnianiu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944–1990 oraz treści tych dokumentów. Nie dotyczy kandydatek/kandydatów urodzonych 1 sierpnia 1972 r. lub później.
- Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
- Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
- Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:
Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracyKopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego- przeszkolenia z zakresu informacji niejawnychDokumenty należy złożyć do: 2024-03-29
Decyduje data:stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu
Miejsce składania dokumentów:
Bieszczadzki Oddział Straży Granicznej im. gen.
bryg. Jana Tomasza Gorzechowskiego, ul. Mickiewicza 34, 37-700 Przemyśl - złożenie aplikacji w siedzibie
BiOSG, w godz. pracy Oddziału;
- za pośrednictwem urzędu pocztowego (datę nadania w urzędzie pocztowym ustala się na podstawie daty
stempla pocztowego);
- w formie elektronicznej, za pośrednictwem ePUAP (za datę wpływu aplikacji do urzędu przesłanej za
pośrednictwem ePUAP, uważa się datę wpływu na skrzynkę podawczą urzędu).
APLIKACJE ZŁOŻONE W INNEJ FORMIE, NIŻ OKREŚLONEJ POWYŻEJ, W TYM ZA POMOCĄ POCZTY E-MAIL, NIE BĘDĄ ROZPATRYWANE.
