ARCHIWISTA/ARCHIWISTKA

Opis stanowiska pracy

Numer oferty: StPr/26/3884

Obowiązki:

1) prowadzenie archiwum zakładowego w systemie wskazanym przez pracodawcę poprzez realizowanie zadań o których mowa w załączniku nr 6 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. nr 14 poz. 67) w szczególności poprzez:
- przejmowanie dokumentacji spraw zakończonych z poszczególnych komórek organizacyjnych,
- przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji,
- prowadzenie ewidencji udostępniania dokumentacji,
- przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym,
- porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym,
- udostępnianie przechowywanej dokumentacji,
- wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego w przypadku wznowienia sprawy w komórce organizacyjnej,
- przeprowadzanie kwerend archiwalnych, czyli poszukiwanie w dokumentacji niezbędnych informacji na temat osób, zdarzeń czy problemów,
- przeprowadzanie procedury brakowanie dokumentacji niearchiwalnej,
- inicjowanie brakowania dokumentacji, udział w jej komisyjnym brakowaniu i przekazanie wybrakowanej dokumentacji do zniszczenia, po uprzednim uzyskaniu zgody archiwum państwowego,
- przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego,
- sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji archiwum zakładowego,
- współpraca z pracownikami Urzędu w zakresie właściwego postępowania z dokumentacją archiwalną,
- prowadzenie ewidencji wyników pomiarów temperatury i wilgotności powietrza w archiwum,
2) zabezpieczanie środków finansowych w budżecie Gminy na bieżące prowadzenie archiwum zakładowego znajdującego się w siedzibie Urzędu Gminy Pruszcz Gdański oraz na wynajmowanie pomieszczeń, w których przechowywane są dokumenty archiwalne wytworzone przed datą utworzenia archiwum zakładowego w nowej siedzibie Urzędu Gminy Pruszcz Gdański (w Juszkowie),
3) pełnienie roli koordynatora czynności kancelaryjnych w urzędzie,
4) dbanie o ład i porządek oraz estetyczny wygląd archiwum,
5) realizacja powierzonych zadań wynikających z uchwały Rady Gminy Pruszcz Gdański w sprawie budżetu, a w szczególności:
a) wydatkowanie środków finansowych zgodnie z planem wydatków, obowiązującymi przepisami prawa oraz procedurami wewnętrznymi obowiązującymi w Urzędzie Gminy,
b) sporządzanie w powierzonym zakresie projektów porozumień, projektów umów, których stroną jest Gmina Pruszcz Gdański,
c) angażowanie środków budżetowych obciążających plan finansowy w/w wydatków na dany rok budżetowy, opisywanie faktur za wydatkowane środki w ramach powierzonych czynności,
d) realizowanie (w powierzonym zakresie) zawartych umów, porozumień, których stroną jest Gmina Pruszcz Gdański,
6) wykonywanie czynności kancelaryjnych w systemie obowiązującym w Urzędzie Gminy oraz na zasadach określonych w rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 nr 14 poz. 67), a w szczególności:
a) zakładanie i prowadzenie teczek spraw,
b) znakowanie spraw,
c) przechowywanie teczek aktowych,
d) przekazywanie teczek aktowych do archiwum zakładowego,
7) wykonywanie czynności (w zakresie realizowanych zadań) związanych z dostępem do informacji publicznej, o których mowa w ustawie z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej,
8) wykonywanie czynności (w zakresie realizowanych zadań), o których mowa w ustawie z dnia 11 lipca 2014 r. o petycjach,
9) stosowanie wewnętrznych zasad obiegu dokumentów,
10) prowadzenie sprawozdawczości w powierzonym zakresie,
11) udział w pracach zespołów wyznaczonych przez Wójta Gminy Pruszcz Gdański,
12) udział w spotkaniach wskazanych przez przełożonych,
13) zastępstwo w ramach referatu w zakresie opisywania faktur,
14) zastępstwo w zakresie wprowadzania korespondencji przychodzącej do elektronicznego obiegu dokumentów i jej wstępne rozdzielanie do merytorycznych referatów oraz na samodzielne stanowiska pracy, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz procedurami obowiązującymi w Urzędzie,
15) wykonywanie innych poleceń bezpośredniego przełożonego oraz przełożonego wyższego szczebla (jeżeli nie są sprzeczne

Wymagania:

Wymagania konieczne:

Umiejętności i uprawnienia:

• kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia

Wykształcenie:

• wyższe (w tym licencjat)

Miejsce pracy: ul. Zakątek 1, 83-000 Juszkowo, powiat: gdański, woj: pomorskie

Rodzaj umowy: Umowa o pracę na czas określony

Staż pracy: lata: 3

Wymagane dokumenty: Pełna wersja ogłoszenia o naborze:https://pruszczgdanski.bip.net.pl/kategorie/547--nabor-na-wolne-stanowiska-urzednicze-2026-r/artykuly/1792-oferta-pracy-nr-112026-na-stanowisko-archiwistyarchiwistki-?lang=PL

Sposób aplikowania: bezpośrednio do pracodawcy

Adres www: www.pruszczgdanski.pl

Kliknij przycisk Aplikuj, aby poznać szczegóły oferty

Prezentacja firmy

źródło oferty: CBOP

Dodatkowe informacje

Ostatnia aktualizacja:

01/05/2026

Wymiar etatu:

Pełny etat

Rodzaj umowy:

Na czas określony

Liczba wakatów:

1

Min. doświadczenie:

Bez doświadczenia

Min. wykształcenie:

Bez wykształcenia

Branża / kategoria:

Praca Administracja biurowa, Praca Administracja / Sekretariat, Praca Biuro / Dokumentacja