Dziękujemy za korzystanie z infoPraca.pl. Data wydruku 24/07/2019.
Oferta wyróżniona

Specjalista ds. Organizacyjnych (umowa o pracę na czas określony)

Poznań, wielkopolskie

POLSKA AGENCJA ŻEGLUGI POWIETRZNEJ

Opis stanowiska pracy

Główne zadania na stanowisku:

1. Wykonywanie prac administracyjno-biurowych poprzez:

  • przyjmowanie, rejestrowanie, segregowanie i przekazywanie korespondencji,
  • odbieranie telefonów,
  • obsługa faxu, drukarki, xero i kopiarki,
  • czuwanie nad terminowym i prawidłowym obiegiem dokumentów,
  • prowadzenie i przechowywanie akt sprawy,
  • zapewnienie efektywnej komunikacji wewnętrznej,
  • redagowanie korespondencji wychodzącej z działu,
  • archiwizacja dokumentów,
  • prowadzenie dokumentów ZSZ,
  • gospodarowanie, ewidencjonowanie środkami trwałymi (zasoby meblowe, apteczki oraz AGD RTV) w tym przygotowywanie zleceń do wniosków kasacyjnych, likwidacyjnych i utylizacyjnych,
  • załatwienie spraw dotyczących podróży służbowych, przygotowywanie zapotrzebowań na art. biurowe oraz gospodarowanie materiałami biurowymi,
  • prowadzenie kontroli terminów prac oraz wyjazdów służbowych,
  • załatwianie spraw dotyczących podróży służbowych,
  • gromadzenie i przygotowywanie materiałów dla potrzeb działu,
  • organizowanie spotkań, szkoleń (przygotowywanie sal oraz materiałów szkoleniowych),
  • wystawianie wniosków zakupowych oraz ich realizacja,
  • uzupełnianie apteczek.

2. Udział w sporządzaniu planów szkoleń poprzez:

  • zbieranie informacji,
  • uporządkowanie zbieranych informacji,
  • sporządzanie planu szkoleń działów w aktualnej formatce,
  • przekazanie zebranych informacji bezpośredniemu przełożonemu,
  • bieżący monitoring realizacji szkoleń.

3. Administrowanie dokumentacją z zakresu HR poprzez:

  • przygotowanie skierowań na badanie okresowe, kontrolne i wstępne,
  • przygotowanie list obecności,
  • sporządzanie miesięcznych sprawozdań czasu pracy oraz godzin nadliczbowych,
  • sporządzanie zestawień: dodatków operacyjnych, szkodliwych, miesięcznych praktyk, grafiku wykonanej pracy, premii kwartalnej, planu urlopów,
  • przygotowywanie zleceń pracy w godzinach nadliczbowych (nocnych, za niedziele i święta),
  • rejestrowanie urlopów, L-4, obozów kondycyjnych,
  • prowadzenie "książki wyjść" w godzinach służbowych,
  • nadzór nad terminowością realizacji odnowień licencji i uprawnień,
  • przygotowywanie poleceń wyjazdów służbowych na obozy kondycyjne,

4. Administrowanie dokumentacją z zakresu finansów dla PAŻP Poznań:

  • wykonywanie czynności związanych z obsługą finansowo-księgową,
  • prowadzenie rejestru faktur VAT, rachunków, zaliczek,
  • opisywanie faktur,
  • sporządzanie raportów finansowych,
  • prowadzenie i obsługa kasy (wpłaty i wypłaty)
  • wystawianie, rejestrowanie oraz rozliczanie delegacji służbowych.

5. Administrowanie dokumentacją z zakresu BHP/PPOŻ:

  • prowadzenie rejestru szkoleń BHP,
  • nadzór nad instrukcjami BHP/PPOŻ.

6. Administrowanie, zgłaszanie, nadzorowanie usuwania usterek powstałych na TWR Poznań

  • prowadzenie rejestru usterek,
  • zgłaszanie usterek,
  • raportowanie bezpośredniemu przełożonemu statusu realizacji usuwania usterek,
  • prowadzenie rejestru usterek powstałych na terenie ROKRL Zachód,
  • realizacja działań w zakresie odpadów komunalnych, w tym nadzór nad właściwą segregacją i terminowym wywozem odpadów stałych i ciekłych w obiektach PAŻP,
  • realizacja zadań związanych z administrowaniem nieruchomościami pozostającymi w obszarze zadań Ośrodka Regionalnego Zachód.

Wymagania

Wymagania wobec kandydatów:

  • wykształcenie średnie lub wyższe,
  • dla stanowiska Specjalisty przy wykształceniu wyższym wymagane 3 lata doświadczenia zawodowego,
  • dla stanowiska Specjalisty przy wykształceniu średnim wymagane 5 lat doświadczenia zawodowego,
  • przy posiadanym wykształceniu wyższym preferowane kierunki to Ekonomia, Rachunkowość, Administracja.
  • wymagane doświadczenie zawodowe związane z realizacją zadań w zakresie obsługi administracyjno-biurowej oraz koordynacji zadań w tym obszarze;
  • wymagane doświadczenie związane z prowadzeniem dokumentacji oraz bieżącym nadzorem w zakresie utrzymania i zarządzania nieruchomościami.
  • biegła znajomość obsługi komputera - MS OFFICE, WINDOWS,
  • komunikatywność,
  • samodzielność i asertywność,
  • umiejętność planowania i organizacji pracy,
  • umiejętność pracy pod presją czasu,
  • umiejętność pracy w zespole,
  • mile widziana znajomość języka angielskiego na poziomie A2,
  • certyfikaty z zakresu ochrony PPOŻ, BHP, zarządzania nieruchomościami będą dodatkowym atutem.

Oferujemy umowę o pracę na czas określony.

Zainteresowane osoby prosimy o przesłanie zgłoszenia do dnia: 01.07.2019

Prezentacja firmy

POLSKA AGENCJA ŻEGLUGI POWIETRZNEJ

Informacje dodatkowe

Ostatnia aktualizacja:
04/07/2019
Wymiar etatu:
Pełny etat
Rodzaj umowy:
Na czas określony
Liczba wakatów:
1
Min. doświadczenie:
Od 3 do 5 lat
Min. wykształcenie:
Średnie zawodowe
Branża / kategoria:
Praca Administracja biurowa , Praca Biuro / Dokumentacja , Praca Administracja / Sekretariat , Praca HR / Kadry / Rekrutacja
do góry