Specjalista ds. Organizacyjnych (umowa o pracę na czas określony)
Główne zadania na stanowisku:
1. Wykonywanie prac administracyjno-biurowych poprzez:
- przyjmowanie, rejestrowanie, segregowanie i przekazywanie korespondencji,
- odbieranie telefonów,
- obsługa faxu, drukarki, xero i kopiarki,
- czuwanie nad terminowym i prawidłowym obiegiem dokumentów,
- prowadzenie i przechowywanie akt sprawy,
- zapewnienie efektywnej komunikacji wewnętrznej,
- redagowanie korespondencji wychodzącej z działu,
- archiwizacja dokumentów,
- prowadzenie dokumentów ZSZ,
- gospodarowanie, ewidencjonowanie środkami trwałymi (zasoby meblowe, apteczki oraz AGD RTV) w tym przygotowywanie zleceń do wniosków kasacyjnych, likwidacyjnych i utylizacyjnych,
- załatwienie spraw dotyczących podróży służbowych, przygotowywanie zapotrzebowań na art. biurowe oraz gospodarowanie materiałami biurowymi,
- prowadzenie kontroli terminów prac oraz wyjazdów służbowych,
- załatwianie spraw dotyczących podróży służbowych,
- gromadzenie i przygotowywanie materiałów dla potrzeb działu,
- organizowanie spotkań, szkoleń (przygotowywanie sal oraz materiałów szkoleniowych),
- wystawianie wniosków zakupowych oraz ich realizacja,
- uzupełnianie apteczek.
2. Udział w sporządzaniu planów szkoleń poprzez:
- zbieranie informacji,
- uporządkowanie zbieranych informacji,
- sporządzanie planu szkoleń działów w aktualnej formatce,
- przekazanie zebranych informacji bezpośredniemu przełożonemu,
- bieżący monitoring realizacji szkoleń.
3. Administrowanie dokumentacją z zakresu HR poprzez:
- przygotowanie skierowań na badanie okresowe, kontrolne i wstępne,
- przygotowanie list obecności,
- sporządzanie miesięcznych sprawozdań czasu pracy oraz godzin nadliczbowych,
- sporządzanie zestawień: dodatków operacyjnych, szkodliwych, miesięcznych praktyk, grafiku wykonanej pracy, premii kwartalnej, planu urlopów,
- przygotowywanie zleceń pracy w godzinach nadliczbowych (nocnych, za niedziele i święta),
- rejestrowanie urlopów, L-4, obozów kondycyjnych,
- prowadzenie "książki wyjść" w godzinach służbowych,
- nadzór nad terminowością realizacji odnowień licencji i uprawnień,
- przygotowywanie poleceń wyjazdów służbowych na obozy kondycyjne,
4. Administrowanie dokumentacją z zakresu finansów dla PAŻP Poznań:
- wykonywanie czynności związanych z obsługą finansowo-księgową,
- prowadzenie rejestru faktur VAT, rachunków, zaliczek,
- opisywanie faktur,
- sporządzanie raportów finansowych,
- prowadzenie i obsługa kasy (wpłaty i wypłaty)
- wystawianie, rejestrowanie oraz rozliczanie delegacji służbowych.
5. Administrowanie dokumentacją z zakresu BHP/PPOŻ:
- prowadzenie rejestru szkoleń BHP,
- nadzór nad instrukcjami BHP/PPOŻ.
6. Administrowanie, zgłaszanie, nadzorowanie usuwania usterek powstałych na TWR Poznań
- prowadzenie rejestru usterek,
- zgłaszanie usterek,
- raportowanie bezpośredniemu przełożonemu statusu realizacji usuwania usterek,
- prowadzenie rejestru usterek powstałych na terenie ROKRL Zachód,
- realizacja działań w zakresie odpadów komunalnych, w tym nadzór nad właściwą segregacją i terminowym wywozem odpadów stałych i ciekłych w obiektach PAŻP,
- realizacja zadań związanych z administrowaniem nieruchomościami pozostającymi w obszarze zadań Ośrodka Regionalnego Zachód.
Wymagania wobec kandydatów:
- wykształcenie średnie lub wyższe,
- dla stanowiska Specjalisty przy wykształceniu wyższym wymagane 3 lata doświadczenia zawodowego,
- dla stanowiska Specjalisty przy wykształceniu średnim wymagane 5 lat doświadczenia zawodowego,
- przy posiadanym wykształceniu wyższym preferowane kierunki to Ekonomia, Rachunkowość, Administracja.
- wymagane doświadczenie zawodowe związane z realizacją zadań w zakresie obsługi administracyjno-biurowej oraz koordynacji zadań w tym obszarze;
- wymagane doświadczenie związane z prowadzeniem dokumentacji oraz bieżącym nadzorem w zakresie utrzymania i zarządzania nieruchomościami.
- biegła znajomość obsługi komputera - MS OFFICE, WINDOWS,
- komunikatywność,
- samodzielność i asertywność,
- umiejętność planowania i organizacji pracy,
- umiejętność pracy pod presją czasu,
- umiejętność pracy w zespole,
- mile widziana znajomość języka angielskiego na poziomie A2,
- certyfikaty z zakresu ochrony PPOŻ, BHP, zarządzania nieruchomościami będą dodatkowym atutem.
Oferujemy umowę o pracę na czas określony.
Zainteresowane osoby prosimy o przesłanie zgłoszenia do dnia: 01.07.2019
Informujemy, iż skontaktujemy się jedynie z wybranymi kandydatami.