Specjalista ds. koordynacji administracyjno-organizacyjnej

Opis stanowiska pracy

Państwowe Muzeum Auschwitz-Birkenau w Oświęcimiu

zatrudni na stanowisko:

Specjalista ds. koordynacji administracyjno-organizacyjnej

W związku z realizowanymi w dziale Inwestycji Państwowego Muzeum Auschwitz-Birkenau w Oświęcim projektami inwestycyjnymi (m.in. przebudowy, remonty, zmiany sposobu użytkowania obiektów kubaturowych, obejmujące fazy od koncepcji przez projektowanie do realizacji), poszukiwany jest kandydat na stanowisko Specjalista ds. koordynacji administracyjno-organizacyjnej

Zakres obowiązków:

• koordynacja pracy pracowników działu pod kątem administracyjno-organizacyjnym, w szczególności w zakresie realizacji zadań pod kątem założeń planu finansowego, planu zamówień publicznych, założeń budżetu zadaniowego
• przygotowanie i bieżąca aktualizacja planu finansowego z uwzględnieniem podziału kosztów na koszty bieżące i inwestycyjne oraz uwzględnieniem kodów budżetu zadaniowego
• przygotowanie i aktualizacja planu zamówień publicznych
• monitorowanie realizacji wykonywanych przez pracowników działu zadań zgodnie z przyjętym harmonogramem
• nadzór nad terminową realizacją powierzonych zadań i informowanie przełożonego o wszelkich okolicznościach mogących mieć wpływ na opóźnienia w realizacji zaplanowanych zadań,
• kontrola ponoszonych nakładów finansowych i ich zgodności z zatwierdzonym budżetem i harmonogramem
• realizacji zadań,
• nadzór nad realizacją przez pracowników działu procedur związanych z udzielaniem zamówień publicznych
• weryfikacja dokumentów będących postawą do uruchomienia zlecenie, umowy, postępowania przetargowego oraz rachunków i faktur
• przygotowanie danych do wniosków o dofinansowanie i sprawozdań,
• opracowanie raportów i sprawozdań i finansowych, w tym sprawozdań pod kątem realizacji założeń budżetu zadaniowego z zadań realizowanych w ramach całego działu, sprawozdań dotyczących zamówień publicznych
• nadzór na ewidencją środków trwałych działu oraz dokumentami związanymi z przekazywaniem i likwidacją środków trwałych
• współpraca z księgowością w zakresie klasyfikacji środków trwałych
• udział w komisjach przetargowych, dodatkowo (w ramach działań prowadzonych w trybie projektowym):
• określenie i kontrola budżetu i harmonogramu danego projektu na bazie danych od osób  odpowiedzialnych za kwestie merytoryczne
• przygotowanie dokumentów niezbędnych do finansowania projektów (wnioski o dotację finansową projektu, umowy finansowe, niezbędne aneksy ww.  dokumentów)
• weryfikacja założeń finansowych projektu ze względu na powstające środki trwałe (na etapie planu finansowego, umowy, faktury)

Wymagania kwalifikacyjne:

• wykształcenie wyższe ekonomiczne lub min 2 letnie doświadczenie polegające na wykonywaniu zadań związanych z planowaniem budżetu i sprawozdawczością
• znajomość ustawy Prawo zamówień publicznych
• doświadczenie w pracy w instytucjach państwowych
• doświadczenie związane z projektami o charakterze budowlanym
• doświadczenie związane z planowaniem i sprawozdawczością pod kątem budżetu zadaniowego
• umiejętność strategicznego myślenia
• komunikatywność i umiejętność pracy w zespole
• dobra organizacja pracy własnej
• biegła znajomość języka polskiego jako obcego ( dotyczy cudzoziemców)

Termin i miejsce składania ofert:

• Życiorys wraz z listem motywacyjnym należy przesłać na adres e-mail:
• Termin składania ofert od 8 października 2018 r. do skutecznego zakończenia naboru.

Każda złożona aplikacja musi zawierać poniższą klauzulę:

Wyrażam zgodę na wykorzystanie moich danych osobowych dla celów prowadzenia tej i kolejnych rekrutacji w Państwowym Muzeum Auschwitz-Birkenau w Oświęcimiu (Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w  sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016), oraz Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000).

Zastrzegamy sobie prawo odpowiedzi jedynie na wybrane oferty.

Wymagania

INFORMACJA OGÓLNA

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w  sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016), zwanego dalej „RODO”, informuję, że:

1. Administratorem Pana/i danych osobowych jest Państwowe Muzeum Auschwitz-Birkenau w Oświęcimiu z siedzibą przy ul. Więźniów Oświęcimia 20, 32-603 Oświęcim, NIP 549-000-55-49, Regon 000276015 (zwane dalej Muzeum);

2. Dane kontaktowe inspektora ochrony danych:

W Muzeum powołany został Inspektor Ochrony Danych, adres e-mail: iod@auschwitz.org, nr telefonu 33 844-81-15;

3. Pana/i dane osobowe przetwarzane będą w celu prowadzonej rekrutacji na wolne miejsca pracy, na podstawie art. 6 ust. 1 pkt c Rozporządzenia RODO i Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy tj. Dz.U. z 2018 r. poz. 917 z późniejszymi zmianami),

4. Dane osobowe nie będą przekazywane innym podmiotom;

5. Muzeum nie ma zamiaru przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej.

6. Pana/i dane osobowe będą przetwarzane przez okres trwania procesu rekrutacji na wolne miejsce pracy i do 6 miesięcy po jej zakończeniu, a po jego upływie przez okres niezbędny do wypełnienia obowiązku prawnego przez Muzeum wynikającego z przepisów kancelaryjno-archiwalnych.

7. W związku z przetwarzaniem przez Muzeum danych osobowych przysługuje Państwu:

a) prawo dostępu do treści swoich danych oraz prawo ich poprawiania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, prawo do przenoszenia danych, prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych w tym profilowania,

b) prawo do cofnięcia zgody w przypadku, gdy Muzeum będzie przetwarzało Państwa dane osobowe w oparciu o zgodę, w dowolnym momencie i w dowolny sposób, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej wycofaniem,

c) prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uznacie Państwo, że przetwarzanie danych osobowych narusza zapisy Rozporządzenia (RODO) z dnia 27 kwietnia 2016 r.

8. Ma Pan/i prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy przetwarzanie danych osobowych Pana/i dotyczących, naruszałoby przepisy ogólnego Rozporządzenia RODO z dnia 27 kwietnia 2016 r.,

9. Podanie danych osobowych jest wymogiem ustawowym i wynika z art. 22 1 Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 917 z późniejszymi zmianami); ich nieprzekazanie spowoduje niemożność udziału w procesie rekrutacji

10. Przetwarzanie danych w Muzeum odbywa się również na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a) „RODO” - pisemnej zgody pracownika. Ma Pan/i prawo cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem.

11. Muzeum nie profiluje danych osobowych kandydatów na wolne miejsca pracy.

W sprawach nieuregulowanych w “RODO” zastosowanie ma Ustawa z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz.U. 2018 poz. 1000).

Prezentacja firmy

Państwowe Muzeum Auschwitz - Birkenau w Oświęcimiu

Dodatkowe informacje

Ostatnia aktualizacja:

28/10/2018

Wymiar etatu:

Pełny etat

Rodzaj umowy:

Na czas nieokreślony

Liczba wakatów:

1

Min. doświadczenie:

2 lata

Min. wykształcenie:

Wyższe licencjackie

Branża / kategoria:

Praca Administracja biurowa, Praca Audyt / księgowość / kontrola skarbowa, Praca Finanse, Praca Biuro / Dokumentacja