Pracownik Sekretariatu - Zielona Góra _ Świdnica, lubuskie

Opis stanowiska pracy

Misja
• efektywne i wydajne wspomaganie pracy biura poprzez zapewnienie sprawnego przebiegu informacji oraz wspieranie pracy kierownictwa w czynnościach administracyjnych,
• zapewnienie efektywnej komunikacji wewnętrznej, głównie poprzez notowanie, przetwarzanie i przekazywanie informacji, pomoc w organizowaniu i przygotowaniu planu pracy swojego przełożonego.
Zakres obowiązków:
• przyjmuje klientów, interesantów, współpracowników osobiście lub przez telefon, odpowiada na ich zapytania lub kieruje ich do innych pracowników biura,
• organizuje pracę poprzez zbieranie, przeglądanie i puszczanie w obieg korespondencji i informacji,
• prowadzi kalendarz biura poprzez ustalanie spotkań, podróży służbowych i konferencji oraz pilnuje, aby wszystko przebiegało zgodnie z ustalonym planem,
• asystuje w przygotowaniu ofert, raportów, danych i wniosków,
• uczestniczy w spotkaniach w celu sporządzenia notatek lub protokołów ze spotkań,
• tworzy informację poprzez pisanie, redagowanie, formatowanie i edytowanie tekstów, listów, danych, wykresów dla zarządu lub klienta,
• zbiera informacje, tworzy na ich podstawie raporty, odpowiednio szybko i regularnie przekazuje dalej informacje odpowiednim osobom,
• zabezpiecza dokumenty, sortuje je, porządkuje oraz prowadzi ułatwiające dostęp do dokumentów archiwum oraz czuwa nad terminowym i prawidłowym obiegiem dokumentów,
• dokumenty obwarowane tajemnicą służbową utrzymuje w tajemnicy,
• zapewnia odpowiednią do potrzeb firmy ilość materiałów biurowych poprzez stałą kontrolę potrzebnych artykułów, tworzenie listy artykułów do zakupu oraz utrzymuje materiały w odpowiednim miejscu i porządku, weryfikuje rachunki z poczynionych zakupów,
• organizuje spotkania, zebrania, wyjazdy służbowe i konferencje, zgodnie z poleceniami Zarządu,
• asystuje w koordynacji i planowaniu działań i funkcji firmy lub biura,
• właściwie użytkuje urządzenia biurowe i utrzymuje je w należytym stanie,
• stosuje się do ustalonych przepisów i procedur, pomaga w określonych zadaniach działu lub firmy.