Koordynator Biura
Miejsce pracy: GliwiceZakres obowiązków:
- Zarządzanie dokumentacją kierowaną do Dyrektora Zarządzającego oraz wsparcie asystenckie Dyrektora Zarządzającego (przygotowywanie raportów, spotkań, nadzór nad kalendarzem spotkań)
- Wspieranie Dyrektora Zarządzającego oraz Zespołu w zakresie organizacji podróży służbowych (dokonywanie rezerwacji, organizowanie wiz, ubezpieczenia, itp.) oraz rozliczanie delegacji Dyrektora Zarządzającego
- Obsługa spotkań odbywających się w siedzibie firmy, organizacja konferencji wyjazdowych oraz planowanie spotkań odbywających się poza biurem
- Nadzorowanie współpracy z podmiotami zewnętrznymi (kancelarie prawne, biura tłumaczeń) w tym weryfikacja faktur i zarządzanie procesem współpracy z tymi podmiotami
- Zapewnienie sprawnego funkcjonowania administracyjno-gospodarczego biura (zamówienia materiałów biurowych, negocjacje cen, nadzór nad budżetem, wybór dostawców)
- Zarządzanie korespondencją ogólną
- Archiwizowanie dokumentacji, zarządzanie archiwum firmowym, a w szczególności administracja i archiwizowanie umów handlowych
Wymagania:
- Minimum 3 letnie doświadczenie w obszarze kierowania pracą biurową w rozbudowanej strukturze organizacyjnej
- Wykształcenie wyższe
- Znajomość języka angielskiego wymagająca swobodną komunikację –warunek konieczny
- Znajomość pakietu MS Office ze szczególnym uwzględnieniem programu Power Point i Word
- Umiejętność pisania i redagowania korespondencji firmowej
- Umiejętność organizowania pracy własnej, szybkiego uczenia się i reagowania na nieprzewidziane sytuacje
- Wysoki poziom kultury osobistej, sprawność w działaniu, inicjatywa, komunikatywność, poufność
Oferujemy:
- Umowę o pracę w międzynarodowej firmie
- Duże możliwości rozwoju
- Konkurencyjne wynagrodzenie
- Miła atmosferę w zaangażowanym zespole
Prosimy o przesyłanie CV nazwanych imieniem i nazwiskiem oraz dopisanie następującej klauzuli: "Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych zawartych w mojej aplikacji dla potrzeb niezbędnych do realizacji procesów rekrutacji (zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych, tekst jednolity, Dz. U. z 2002 r., Nr 101, poz. 926, ze zm.), prowadzonych przez Esa s.r.o. sp. z.o.o. Oddział w Polsce z siedzibą w Gliwicach."
