Opis stanowiska pracy
Archiwum Państwowe w PoznaniuDyrektor poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
asystentArchiwum Państwowe w Poznaniu
ul. 23 Lutego 41/43
60-967 Poznań
Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:- Prowadzenie (obsługa) sekretariatu Archiwum;
- Obsługa sekretarsko – kancelaryjna korespondencji przychodzącej i wychodzącej Archiwum, zgodnie z obowiązującą instrukcją kancelaryjną i wykazem akt;
- Przejmowanie, otwieranie i sprawdzanie wpływów. Odbiór przesyłek;
- Bieżące przekazywanie zadekretowanej korespondencji kierownikom komórek organizacyjnych Archiwum lub osobom wskazanym w dekretacji;
- Rejestrowanie i znakowanie spraw, gromadzenie i przechowywanie akt spraw załatwionych przez dyrektora Archiwum i jego zastępcę;
- Obsługa komórek organizacyjnych w zakresie przyjmowania, rozdzielania i wysyłania wszelkiego rodzaju korespondencji;
- Redagowanie pism standardowych i przepisywanie zleconych tekstów;
- Prowadzenie terminarza spotkań dyrektora Archiwum oraz rejestru terminów stałych, obowiązujących w zakresie planowania i sprawozdawczości, a także terminów sporadycznych, czuwanie nad ich dotrzymaniem oraz sygnalizowanie dyrektorowi, względnie jego zastępcy trudności w tym zakresie;
- Wykonywanie czynności związanych z uwierzytelnieniem wypisów i odpisów z dokumentów;
- Obsługa bieżąca poczty elektronicznej oraz sporządzanie zestawień statystycznych w zakresie korespondencji przychodzącej i wychodzącej;
Warunki pracy
Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań- praca biurowa w siedzibie urzędu,
- praca przy monitorze ekranowym przekracza 4 godziny dziennie,
- wysiłek fizyczny związany z odbiorem i dostarczaniem dokumentacji do urzędu pocztowego,
- użytkowanie sprzętu biurowego (komputer, drukarka, kserokopiarka, skaner),
- stanowisko pracy zlokalizowane na parterze urzędu (budynek 4 kondygnacyjny),
- konieczność poruszania się pomiędzy kondygnacjami,
- budynek nie jest przystosowany dla osób z niepełnosprawnością ruchową,
- w budynku brak widny osobowej, brak podjazdów oraz odpowiednio dostosowanej toalety dla osób z niepełnosprawnością.
Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracyInne:Kandydaci zakwalifikowani zostaną powiadomieni o terminie postępowania kwalifikacyjnego telefonicznie lub za pomocą poczty elektronicznej.
Oferty niekompletne oraz otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane (liczy się data złożenia oferty w siedzibie Archiwum lub data stempla pocztowego).
Dokumentów nie odsyłamy.
Oferty odrzucone zostaną komisyjnie zniszczone.
Dodatkowe informacje można uzyskać pod nr tel. 61 852-46-01 wew. 29.
Wymagania związane ze stanowiskiem pracywykształcenie: średnie
doświadczenie zawodowe/staż pracy1 rok doświadczenia zawodowego
1 rok doświadczenia zawodowego pracy w sekretariacie lub kancelarii
pozostałe wymagania niezbędne:- - ukończony kurs sekretarsko-kancelaryjny,
- - biegła umiejętność obsługi komputera w zakresie MS Windows, MS Office, poczty elektronicznej, Internetu,
- - znajmość języka angielskiego w stopniu komunikatywnym,
- - znajmość Kodeksu Postępowania Administracyjnego,
- - umiejętność pracy pod presją czasu,
- - komunikatywność.
wymagania dodatkowe:- - znajmość języka niemieckiego w stopniu komunikatywnym.
Wymagane dokumenty i oświadczenia:- Życiorys/CV i list motywacyjny
- Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
- Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
- - kopia dokumentu potwierdzającego ukończenie kursu sekretarsko-kancelaryjnego,
- - kopie świadectw pracy potwierdzających posiadane doświadczenie zawodowe.
- Oświadczenie o posiadanym obywatelstwie albo kopia dokumentu potwierdzającego posiadane obywatelstwo
- W przypadku osób nieposiadających obywatelstwa polskiego - kopia dokumentu potwierdzającego znajomość języka polskiego zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie określenia rodzajów dokumentów potwierdzających znajomość języka polskiego przez osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego, ubiegające się o zatrudnienie w służbie cywilnej
- Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru
- Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
- Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Kopie innych dokumentów i oświadczenia:
kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów2016-08-29
Archiwum Państwowe w Poznaniu
ul. 23 Lutego 41/43
60-967 Poznań
