specjalista

Opis stanowiska pracy

Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego w Warszawie

Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:

specjalista do spraw obsługi składu chronologicznego w Wydziale Administracyjnym w Biurze Dyrektora Generalnego

MINISTERSTWO KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO
UL. KRAKOWSKIE PRZEDMIEŚCIE 15/17
00-071 WARSZAWA


Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• Obsługuje dokumentację zgromadzoną w składzie chronologicznym i składzie informatycznych nośników danych, w tym wypożycza i wyrejestrowuje z właściwych składów w celu prawidłowej realizacji zadań wydziału.
• Przyjmuje i rejestruje dokumentację przyjętą na stan składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych, w tym dokumentację zwracaną przez pracowników w celu zapewnienia jej chronologicznego układu w obrębie danego typu składu.
• Organizuje w uzgodnieniu z archiwistą i koordynatorem czynności kancelaryjnych przekazanie dokumentacji zgromadzonej w składzie chronologicznym i składzie informatycznych nośników danych do archiwum zakładowego w celu zapewnienia jej prawidłowej archiwizacji.
• Udziela informacji i wyjaśnień w zakresie obsługi składu chronologicznego i składu informatycznych nośników danych w celu zapewnienia prawidłowości procedur związanych z elektronicznym zarządzaniem dokumentacją, w tym przeprowadzenia prawidłowej archiwizacji zgromadzonej dokumentacji.
• Wspiera realizację zadań kancelarii ogólnej w zakresie rejestracji i rozdzielania korespondencji wpływającej oraz wysyłaniu korespondencji wychodzącej w systemie EZD w celu zapewnienia sprawnego obiegu dokumentów.
• Bierze udział w przygotowaniu dokumentacji niezbędnej do wszczęcia postępowań o udzielenie zamówień publicznych w zakresie świadczenia usług wspierających zarządzanie dokumentacją w składzie chronologicznym i składzie informatycznych nośników danych w celu zapewnienia efektywnej i gospodarnej realizacji usług.
• Obsługuje centralę telefoniczną ministerstwa w celu obsługi interesantów.
• Wykonuje inne zadania, zgodne z właściwością wydziału, zlecone przez przełożonego w celu zabezpieczenia pracy wydziału.

Warunki pracy

Pracownikom oferujemy:
• dodatek za wysługę lat (powyżej 5 lat) od 5 do 20% wynagrodzenia w zależności od udokumentowanego stażu pracy,
• dodatkowe wynagrodzenie roczne (tzw. trzynastka),
• szkolenia, możliwość refundacji kosztów nauki języków obcych oraz studiów podyplomowych,
• pakiet socjalny (np. dofinansowanie do wypoczynku dla pracownika i jego dzieci, niskooprocentowane pożyczki, wsparcie finansowe w trudnych sytuacjach),
• dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych,
• dofinansowanie do kart sportowych,
• możliwość wykupienia na preferencyjnych warunkach pakietu medycznego dla pracownika i członków rodziny oraz ubezpieczenia zdrowotnego i polisy na życie,
• możliwość korzystania z Pracowniczej Kasy Zapomogowo-Pożyczkowej,
• stołówkę pracowniczą,
• dobrą lokalizację,
• stojaki na rowery,
• miłą atmosferę pracy.
Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy oraz warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
- budynek z podjazdem dla wózków inwalidzkich,
- bardzo ograniczona możliwość poruszania się na wózkach inwalidzkich - konieczna asysta innego pracownika,
- w budynku brak oznaczeń dla osób niewidomych,
- brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym
- nie występują szkodliwe/niebezpieczne warunki pracy,
- praca w pokoju wieloosobowym,
- obsługa klienta zewnętrznego i wewnętrznego w tym liczne kontakty bezpośrednie, telefoniczne i mailowe,
- praca przy komputerze powyżej czterech godzin oraz przy użyciu urządzeń biurowych: fax,
kserokopiarka, skaner, niszczarka,
Praca wymaga przemieszczania się między kondygnacjami w budynku.

Inne informacje:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.
- pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami
Oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane (liczy się data wpływu dokumentów do Ministerstwa, Biuro Podawcze czynne w godz. 8.15 - 16.00). Dokumenty można dostarczyć osobiście do Biura Podawczego lub wysłać pocztą. Za pomocą środków komunikacji elektronicznej istnieje możliwość przekazania oferty przez ePUAP.
List motywacyjny i oświadczenia powinny być opatrzone datą i podpisane własnoręcznie. Kopie dokumentów dotyczących doświadczenia zawodowego muszą potwierdzać wymagany okres oraz wymagany obszar zatrudnienia. Deklaracja kandydata nie stanowi potwierdzenia zakresu i długości wymaganego doświadczenia zawodowego. W ofercie należy podać dane do kontaktu (nr telefonu, adres e-mail).
Kandydatki/kandydaci zakwalifikowani do następnego etapu naboru będą informowani
e-mailem lub telefoniczne o terminie kolejnego etapu postępowania rekrutacyjnego. Osoby, których oferty zostaną rozpatrzone negatywnie nie będą o tym informowane. Prosimy o rzetelne przygotowanie aplikacji. W przypadku przedstawienia dokumentów w języku obcym należy dołączyć ich tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego.
Po zakończeniu procesu naboru oferty niespełniające wymagań formalnych oraz wszystkie pozostałe oferty z wyjątkiem oferty wybranego kandydata podlegają zniszczeniu. Dokumenty złożone w ramach naboru nie będą zwracane.
Informacje o metodach i technikach naboru:
Proces naboru składa się z następujących etapów:
etap 1: weryfikacja formalna nadesłanych ofert – do drugiego etapu zaproszeni zostaną kandydaci, którzy spełniają wszystkie wymagania formalne,
etap 2: test wiedzy (opcjonalnie),
etap 3: rozmowa kwalifikacyjna.
Wzór oświadczeń dostępny jest na stronie www.mkidn.gov.pl
Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego rekomenduje przesyłanie oświadczenia o posiadanym obywatelstwie zamiast kopii dokumentu potwierdzającego obywatelstwo.

Nasz urząd jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientacje seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.


Wymagania związane ze stanowiskiem pracy


niezbędne

wykształcenie: wyższe na kierunku: archiwistyka i/lub zarządzanie dokumentacją lub historia ze specjalnością archiwistyczną i/lub zarządzanie dokumentacją
lub wyższe uzupełnione studiami podyplomowymi na kierunku archiwistyka i/lub zarządzanie dokumentacją
lub wyższe uzupełnione kursem archiwalnym II stopnia


doświadczenie zawodowe/staż pracy

co najmniej 1 rok doświadczenia zawodowego
w pracy w jednostkach sektora finansów publicznych

pozostałe wymagania niezbędne:

• Znajomość ustawy o służbie cywilnej
• Znajomość zarządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego
• Znajomość systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją
• Kompetencje: rzetelność i terminowość, skuteczna komunikacja
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

wymagania dodatkowe

• Przeszkolenie w zakresie ustawy Prawo Zamówień Publicznych

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

• CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających jednoznacznie długość wymaganego doświadczenia zawodowego (długość potwierdzają np. świadectwa pracy – w przypadku zakończonych stosunków pracy lub zaświadczenie o zatrudnieniu ze wskazaniem daty rozpoczęcia pracy – jeśli stosunek pracy trwa nadal lub zaświadczenie o odbytych praktykach/stażach/wykonywaniu pracy w ramach umów cywilnoprawnych/wolontariatu).
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów

Kopia dokumentu potwierdzającego przeszkolenie w zakresie ustawy Prawo Zamówień Publicznych

Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru

Dokumenty należy złożyć do: 2020-02-10
Decyduje data:wpływu oferty do urzędu
Miejsce składania dokumentów:
Ministerstwo Kultury i Dziedzictwa Narodowego
Biuro Podawcze
ul. Krakowskie Przedmieście 15/17, 00-071 Warszawa
Oferty należy składać w zamkniętej kopercie z dopiskiem: ogłoszenie nr...........
Dodatkowe informacje można uzyskać: rekrutacja@mkidn.gov.pl, tel. 22/ 42 10 284

Prezentacja firmy

Pracodawca opublikował ofertę pracy w ramach Biuletynu Informacji Public... Pracodawca opublikował ofertę pracy w ramach Biuletynu Informacji Publicznej KPRM. Rozwiń

Dodatkowe informacje

Ostatnia aktualizacja:

07/02/2020

Wymiar etatu:

Pełny etat

Rodzaj umowy:

Na czas nieokreślony

Liczba wakatów:

1

Min. doświadczenie:

1 rok

Min. wykształcenie:

Wyższe licencjackie

Branża / kategoria:

Praca Administracja Publiczna