specjalista

Opis stanowiska pracy

Ministerstwo Edukacji Narodowej w Warszawie

Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:

specjalista do spraw obsługi asystencko-sekretarskiej w Wydziale Wsparcia Organizacyjnego, Biuro Organizacyjne

Ministerstwo Edukacji Narodowej
al. J.Ch. Szucha 25
00-918 Warszawa


Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• Zpewnia organizację spotkań członka Kierownictwa Ministerstwa,prowadzi terminarz i monitoruje jego realizację,przygotowuje i obsługuje spotkania z gośćmi członka Kierownictwa Ministerstwa, dba o zapewnienie warunków niezbędnych do odpowiedniego przebiegu spotkań
• Przekazuje polecenia i ustalenia członka Kierownictwa kierującym komórkami organizacyjnymi oraz pracownikom i w zależności od dyspozycji monitoruje ich realizację oraz kontroluje terminowość, a także zarządza innymi informacjami zgodnie z przyjętymi procedurami.
• Przyjmuje i rejestruje korespondencję wpływającą do członka Kierownictwa Ministerstwa (również w języku angielskim), w szczególności prowadzi elektroniczną ewidencję pism, nadzoruje obieg korespondencji, kontroluje terminowość udzielania odpowiedzi na pisma kierowane do członka Kierownictwa Ministerstwa oraz obsługuje punkt ewidencyjny korespondencji niejawnej.
• Koordynuje proces przedkładania do podpisu lub akceptacji członka Kierownictwa Ministerstwa pism wychodzących, notatek i innych materiałów , przygotowanych przez komórki organizacyjne MEN, zapewnia warunki niezbędne do podpisania przez członka Kierownictwa projektów aktów prawnych, w tym uzupełnia rejestr tych aktów prowadzony przez Departament Prawny.
• Przyjmuje i łączy rozmowy telefoniczne (w tym w języku angielskim), kieruje interesantów zgłaszających się bezpośrednio lub telefonicznie do właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych lub pracowników, przyjmuje i nadaje faksy, obsługuje pocztę elektroniczną, powiela materiały.
• Śledzi na bieżąco prace Rządu i Parlamentu oraz informacje medialne w zakresie właściwości obsługiwanego członka Kierownictwa.
• Redaguje pisma, przepisuje zlecone teksty, kompletuje informatory, spisy telefoniczne, zaopatruje w materiały biurowe oraz dba o estetykę pomieszczeń.
• Aktualizuje i rejestruje dane teleadresowe podmiotów, z którymi współpracuje MEN, dbając o aktualność danych w systemie teleinformatycznym wykorzystywanym w Ministerstwie.

Warunki pracy

Czynniki szczególnie utrudniające wykonywanie zadań:
• stres związany ze zmiennymi warunkami pracy oraz koniecznością szybkiego reagowania w nieoczekiwanych sytuacjach
• częste kontakty z klientami zewnętrznymi


Inne informacje:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.
- pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami
Do składania dokumentów zachęcamy osoby niepełnosprawne.

Oferty złożone po terminie oraz oferty niekompletne (tj. niezawierające prawidłowych i własnoręcznie podpisanych oświadczeń oraz wszystkich wymaganych dokumentów niezbędnych) zostaną odrzucone.

Kopie dokumentów dot. stażu pracy / doświadczenia zawodowego, muszą potwierdzać zamknięty okres oraz wymagany obszar zatrudnienia.

Zachęcamy do skorzystania ze wzoru oświadczeń dla kandydatów, które znajduje się pod ogłoszeniem oraz na stronie BIP MEN, w zakładce "Praca - wzory oświadczeń”.

Ministerstwo Edukacji Narodowej rekomenduje przesyłanie oświadczenia o posiadanym obywatelstwie zamiast kopii dokumentu potwierdzającego obywatelstwo.

Przekazanie kopii dokumentów i oświadczeń dodatkowych nie jest obowiązkowe. Kopie te stanowią jednak podstawę potwierdzenia spełniania wymagań dodatkowych zawartych w ogłoszeniu.

W przypadku przedstawienia dokumentów w języku obcym należy dołączyć również ich tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego.

Kandydaci zakwalifikowani do dalszych etapów naboru zostaną powiadomieni telefonicznie lub e-mailem o ich terminie.

Nadesłane oferty, z wyjątkiem oferty wybranego kandydata, zostaną komisyjnie zniszczone.

Dodatkowe informacje można uzyskać pod nr tel. 22-34-74-446, 22 34-74-852,

Pracownikom oferujemy m.in.:
• „trzynaste” wynagrodzenie
• pakiet szkoleń
• możliwość refundacji/dofinansowania kosztów nauki języka, studiów podyplomowych
• pakiet socjalny (np. dofinansowanie do wypoczynku dla pracownika i jego dzieci, niskooprocentowane
pożyczki, wsparcie finansowe w trudnych sytuacjach, dopłatę do kart sportowych)
• dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych
• stołówkę w budynku MEN
• parking dla rowerów
• dobrą lokalizację
• miłą atmosferę pracy.

Nasz urząd jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane
z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientacje seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy


niezbędne

wykształcenie: wyższe

doświadczenie zawodowe/staż pracy

co najmniej 2 lata doświadczenia zawodowego
na stanowisku sekretarsko-asystenckim lub doświadczenie w administracji publicznej.

pozostałe wymagania niezbędne:

• znajomość podstaw Kodeksu postępowania administracyjnego
• znajomość podstaw funkcjonowania administracji publicznej (podział, zasady organizacji i działania), w tym służby cywilnej (organizacja, uprawnienia i obowiązki członków korpusu służby cywilnej)
• znajomość Regulaminu pracy Rady Ministrów i Regulaminu Sejmu
• znajomość podstaw protokołu dyplomatycznego
• umiejętność obsługi urządzeń biurowych
• umiejętność planowania i dobrej organizacji pracy
• skrupulatność i dokładność
• umiejętność jasnego i precyzyjnego wyrażania myśli, komunikatywność
• umiejętność samodzielnego rozwiązywania problemów
• umiejętność współpracy
• obsługa komputera (poczta elektroniczna, edytor tekstów, arkusz kalkulacyjny)
• umiejętność stosownego zachowania się i kultura osobista
• odporność na stres
• dyspozycyjność
• znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywny (B1)
• dostęp do infomacji niejwnych o klauzuli zastrzeżone” lub zgoda dostęp do informacji niejawnych o klauzuli „na poddanie się procedurze dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

wymagania dodatkowe

• język angielski na poziomie bardzo dobrym (B2)
• język niemiecki lub francuski lub hiszpański lub włoski lub rosyjski na poziomie komunikatywnym (B1)
• podstawowa znajomość zagadnień objętych działem oświata i wychowanie
• dostęp do informacji niejawnych o klauzuli "poufne" lub zgoda na poddanie się procedurze dostepu do informacji niejawnych o klauzuli "poufne"
• ukończony kurs lub szkoła dla sekretarzy

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

• CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego albo kopia dokumentu potwierdzającego posiadanie polskiego obywatelstwa
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów

Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia

Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy

dokument potwierdzajcy ukończony kurs lub szkołę dla sekretarzy

język niemiecki lub francuski lub hiszpański lub włoski lub rosyjski na poziomie komunikatywnym (B1) -oświadczenie, zaświadczenie lub cetryfikat

język angielski na poziomie bardzo dobrym (B2)- oświadczenie, zaświadczenie lub cetryfikat

dokument potwierdzjący dostęp do informacji niejawnych o klauzuli "poufne" lub zgoda na poddanie się procedurze dostepu do informacji niejawnych o klauzuli "poufne"

Dokumenty należy złożyć do: 2019-05-25
Decyduje data:stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu

Prezentacja firmy

Pracodawca opublikował ofertę pracy w ramach Biuletynu Informacji Public... Pracodawca opublikował ofertę pracy w ramach Biuletynu Informacji Publicznej KPRM. Rozwiń

Dodatkowe informacje

Ostatnia aktualizacja:

11/05/2019

Wymiar etatu:

Pełny etat

Rodzaj umowy:

Na czas nieokreślony

Liczba wakatów:

1

Min. doświadczenie:

1 rok

Min. wykształcenie:

Wyższe licencjackie

Branża / kategoria:

Praca Administracja Publiczna