specjalista

Opis stanowiska pracy

Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii w Warszawie

Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:

specjalista

Ministerstwo Przedsiębiorczości i Technologii
pl. Trzech Krzyży 3/5
00-507 Warszawa

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• 1. Obsługiwanie korespondencji i dokumentacji, w tym: • kompletowanie/ weryfikowanie i przedkładanie dokumentów oraz korespondencji do podpisu członka Kierownictwa, • ewidencjonowanie korespondencji w elektronicznym systemie rejestracji obiegu dokumentów, • rozdzielanie zadekretowanej korespondencji pomiędzy komórki organizacyjne, • przygotowywanie skanów/ kopii dokumentów na zlecenie członka Kierownictwa, • sporządzanie projektów pism/ odpowiedzi na korespondencje, • przyjmowanie i nadawanie telefaksów oraz poczty elektronicznej.
• 2. Organizowanie spotkań dla członka Kierownictwa, w tym: • obsługa gości, interesantów, • przygotowywanie materiałów będących przedmiotem rozpatrzenia podczas posiedzeń, spotkań, narad, etc., • rezerwowanie sal konferencyjnych, cateringu, etc.
• 3. Obsługiwanie interesantów, udzielanie informacji, w tym: • kierowanie interesantów zgłaszających się osobiście lub telefonicznie do właściwych merytorycznie pracowników, • udzielanie informacji w zakresie zadań realizowanych przez Ministerstwo, • obsługa gości, interesantów.
• 4. Prowadzenie terminarzy i kontaktów, w tym: • prowadzenie i monitorowanie terminarzy spotkań członka Kierownictwa, • prowadzenie kontaktów teleadresowych osób i instytucji, z którymi współpracuje członek Kierownictwa, • przekazywanie komunikatów, poleceń i ustaleń organizacyjnych pracownikom komórek organizacyjnych w celu wsparcia w bieżącej pracy członka Kierownictwa.
• 5. Zapewnianie zaopatrzenia w materiały biurowe i spożywcze.
• 6. Prowadzenie wskazanych spraw osobowych pracowników, w tym: • organizowanie i rozliczanie wyjazdów służbowych (delegacje krajowe i zagraniczne) członka Kierownictwa
• 7. Archiwizowanie dokumentacji • archiwizowanie i przekazywanie akt spraw do archiwum w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w sekretariacie członka Kierownictwa

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań
• obsługa klienta zewnętrznego i wewnętrznego w tym liczne kontakty bezpośrednie, telefoniczne, mailowe
• nietypowe godziny pracy - w tym dyżury, praca po godzinie 16 związana za obsługą i organizacją spotkań członka Kierownictwa
• praca rotacyjna – częsta zmiana sekretariatów

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy
• węzeł sanitarny przystosowany dla osób niepełnosprawnych tylko na jednym/na innym piętrze
• winda dostosowana do szczególnych potrzeb osób niepełnosprawnych
• wejście do obiektu od strony Placu Trzech Krzyży nie przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych, wejście do tego budynku odbywa się przez wejście od ul. Wspólnej
• ciągi komunikacyjne przystosowane do szczególnych potrzeb osób niepełnosprawnych
• praca w pokoju wieloosobowym
• praca przy komputerze oraz/lub przy użyciu urządzeń biurowych: fax, ksero, skaner

Inne informacje:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.
- pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami
Do udziału w naborze, zachęcamy również osoby niepełnosprawne, które spełniają wymagania określone w ogłoszeniu oraz po uwzględnieniu informacji dotyczących oferowanych warunków pracy.
Metody/techniki, które będą stosowane podczas naboru: weryfikacja formalna ofert, sprawdzian wiedzy/umiejętności.
Kandydaci proszeni są o podanie numeru telefonu i/lub adresu poczty elektronicznej.
Oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane (liczy się data wpływu).
Oferty odrzucone zostaną zniszczone komisyjnie.

Uwagi dotyczące wymaganych dokumentów i oświadczeń:
– oświadczenia prosimy składać zgodnie ze wzorem zamieszczonym na stronie:
https://mpit.bip.gov.pl/zasady-naboru-do-sluzby-cywilnej/zasady-naboru-do-sluzby-cywilnej.html
– oświadczenia muszą być opatrzone datą i podpisane własnoręcznie
– dokumentem potwierdzającym wykształcenie jest kopia dyplomu lub zaświadczenie z uczelni
– w przypadku ukończenia studiów wyższych lub uzyskania tytułu zawodowego na uczelni zagranicznej, prosimy o dołączenie do aplikacji kopii potwierdzenia uznania dyplomu przez Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego lub nostryfikacji dyplomu
– w przypadku przedstawienia dokumentów w języku obcym należy dołączyć również ich tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego

Uwaga! Weryfikacja spełniania przez kandydatki/kandydatów wymagań formalnych dokonana zostanie na podstawie dokumentów wymienionych w części „wymagane dokumenty i oświadczenia”. W związku z tym podkreślamy, że kompletne aplikacje to takie, które zawierają wszystkie wymagane dokumenty i własnoręcznie podpisane oświadczenia.

Informujemy, że skontaktujemy się drogą elektroniczną lub telefonicznie z osobami, które spełniają wymagania formalne.

Nasz urząd jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozpatrywane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.

Dodatkowe informacje, dotyczące ogłoszenia do pracy w Ministerstwie, można znaleźć na stronie: http: //www.mpit.gov.pl/ w zakładce Ministerstwo lub uzyskać pod nr tel. (0-22) 262 94 56.

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy

wykształcenie: wyższe

doświadczenie zawodowe/staż pracy

1 rok doświadczenia zawodowego
w obsłudze sekretarsko-asystenckiej

pozostałe wymagania niezbędne:

• znajomość zadań Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii
• znajomość zasad obsługi klienta
• znajomość języka angielskiego na poziomie A2
• umiejętność obsługi MS Office: Word, Excel
• rzetelność, organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów, współpraca, komunikacja, myślenie analityczne
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

wymagania dodatkowe

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

• Życiorys/CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego albo kopia dokumentu potwierdzającego posiadanie polskiego obywatelstwa
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów

Dokumenty należy złożyć do: 2018-11-05
Decyduje data:wpływu oferty do urzędu

Prezentacja firmy

Pracodawca opublikował ofertę pracy w ramach Biuletynu Informacji Public... Pracodawca opublikował ofertę pracy w ramach Biuletynu Informacji Publicznej KPRM. Rozwiń

Dodatkowe informacje

Ostatnia aktualizacja:

19/10/2018

Wymiar etatu:

Pełny etat

Rodzaj umowy:

Na czas nieokreślony

Liczba wakatów:

1

Min. doświadczenie:

1 rok

Min. wykształcenie:

Wyższe licencjackie

Branża / kategoria:

Praca Administracja Publiczna