specjalista

Opis stanowiska pracy

Wielkopolski Urząd Wojewódzki w Poznaniu

Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:

specjalista do spraw obsługi sekretariatu Wydziału w Wydziale Spraw Obywatelskich WUW w Poznaniu nr ref. 140/19

Al. Niepodległości 16/18
61-713 Poznań


Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• obsługa kancelaryjna Wydziału, w tym: współpraca z kancelarią główną urzędu w zakresie korespondencji wpływającej i wychodzącej, rejestracja korespondencji wpływającej do Wydziału w systemie EZD, koordynowanie przepływu korespondencji w Wydziale, obsługa adresu poczty elektronicznej so@poznan.uw.gov.pl
• realizacja spraw dotyczących ewidencji czasu pracy pracowników wydziału, w tym: prowadzenie list obecności, ewidencjonowanie wyjść służbowych i prywatnych oraz monitorowanie dyscypliny pracy w Wydziale, obsługa Wydziału w systemie informatycznym w zakresie rejestracji czasu pracy i ewidencji absencji, opracowywanie projektu rocznego planu urlopów wypoczynkowych pracowników Wydziału oraz prowadzenie ewidencji kart urlopowych, prowadzenie spraw związanych z wyjazdami służbowymi dyrektora i zastępcy dyrektora oraz pracowników Wydziału
• wsparcie organizacyjne kierownictwa Wydziału, w tym: prowadzenie terminarza spotkań oraz innych zobowiązań dyrektora i zastępcy dyrektora, umawianie klientów na spotkania z kierownictwem wydziału, łączenie rozmów telefonicznych, praca w Elektronicznym Systemie Zarządzania Dokumentacją w zastępstwie dyrektora i zastępcy dyrektora Wydziału
• koordynowanie obsługi klientów, w tym: udzielanie interesantom wstępnych informacji o możliwości załatwienia spraw oraz kierowanie ich do odpowiednich komórek organizacyjnych Wydziału
• aktualizacja bazy teleadresowej pracowników Wydziału

Warunki pracy

• praca administracyjno-biurowa z wykorzystaniem komputera oraz urządzeń biurowych
• zadania wykonywane w siedzibie urzędu
• bezpośredni kontakt z klientem zewnętrznym i wewnętrznym
• stanowisko znajduje się na parterze budynku biurowego
• stanowisko pracy wyposażone w meble biurowe dostosowane do wymagań określonych dla takich stanowisk pracy
• praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godz. na dobę z koniecznością przemieszczania się w pomieszczeniu po wymaganą dokumentację
• stanowisko nie jest przystosowane dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich, mimo możliwości wjazdu do sali z poziomu ulicy
• pomieszczenia higieniczno-sanitarne w budynku nie przystosowane dla osób niepełnosprawnych poruszających się na wózkach inwalidzkich

Pracownikom oferujemy:
• stabilne zatrudnienie na podstawie umowy o pracę
• dodatek stażowy
• dodatkowe wynagrodzenie roczne
• nagrody wypłacane z funduszu nagród uzależnione od osiąganych wyników pracy
• możliwość podnoszenia kwalifikacji i rozwoju zawodowego (szkolenia w oparciu o indywidualny program rozwoju zawodowego, możliwość dofinansowania do studiów podyplomowych i kursów językowych)
• dofinansowanie wypoczynku oraz różnych form aktywności kulturalno-oświatowej i sportowo-rekreacyjnej w ramach zakładowego funduszu świadczeń socjalnych
• możliwość skorzystania z atrakcyjnej oferty ubezpieczenia grupowego
• pracę w siedzibie Urzędu położonej w dogodnej lokalizacji w centrum miasta
• ruchomy system czasu pracy

Inne informacje:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.
- pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami
APLIKUJ NA TO STANOWISKO ONLINE POPRZEZ FORMULARZ ZGŁOSZENIOWY DOSTĘPNY NA STRONIE:
www.poznan.uw.gov.pl/oferty-pracy
Osoba zatrudniona na ww. stanowisku, zgodnie z art. 78 ust. 4 Ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej, nie może łączyć zatrudnienia w służbie cywilnej z mandatem radnego.
Do składania ofert zachęcamy również osoby niepełnosprawne.
Wzór wymaganych oświadczeń zamieszczony jest pod adresem:
www.poznan.uw.gov.pl/sites/default/files/zalaczniki/wzor_oswiadczen_-_nabory.pdf
Oświadczenia należy opatrzyć odręcznym podpisem wraz z datą.
Kandydaci zakwalifikowani do kolejnych etapów naboru zostaną powiadomieni o ich terminie telefonicznie, drogą elektroniczną lub pocztową.
Wyniki naboru opublikowane będą po zakończeniu naboru w BIP KPRM, BIP WUW oraz w siedzibie Urzędu.
Oferty osób niezatrudnionych zostaną zniszczone po upływie 3 miesięcy od dnia zakończenia naboru.
Proponowane wynagrodzenie zasadnicze brutto: 2700 zł.
Dodatkowe informacje, w tym o kolejnych etapach naboru, można uzyskać pod nr tel. 61 854 19 91, 61 854 11 87.
Nasz urząd jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientacje seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.


Wymagania związane ze stanowiskiem pracy


niezbędne

wykształcenie: średnie

doświadczenie zawodowe/staż pracy

co najmniej 6 miesięcy doświadczenia zawodowego
w administracji publicznej lub w prowadzeniu sekretariatu lub w obsłudze klientów

pozostałe wymagania niezbędne:

• ogólna wiedza dotycząca funkcjonowania administracji publicznej w Polsce
• umiejętność efektywnej komunikacji
• rzetelność i samodzielność
• inicjatywa
• dobra organizacja pracy własnej
• umiejętność pracy w zespole
• umiejętność obsługi urządzeń biurowych i komputera, w tym w szczególności programu Microsoft Word, Microsoft Excel
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

wymagania dodatkowe

• przeszkolenie z zakresu prowadzenia sekretariatu i obsługi klienta, sporządzania pism, ochrony danych osobowych
• odporność na stres
• umiejętność pracy pod presją czasu

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

• CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Kandydaci aplikujący online zobowiązani są do dostarczenia własnoręcznie podpisanych oryginałów wszystkich wymienionych poniżej oświadczeń najpóźniej w dniu przystąpienia do pierwszego etapu postępowania kwalifikacyjnego. Niedostarczenie tych dokumentów będzie jednoznaczne z rezygnacją z naboru
• Oświadczenie o zapoznaniu się z informacją o prywatności zamieszczoną na stronie Urzędu
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów

Dokumenty należy złożyć do: 2019-09-20
Decyduje data:stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu

Prezentacja firmy

Pracodawca opublikował ofertę pracy w ramach Biuletynu Informacji Public... Pracodawca opublikował ofertę pracy w ramach Biuletynu Informacji Publicznej KPRM. Rozwiń

Dodatkowe informacje

Ostatnia aktualizacja:

10/09/2019

Wymiar etatu:

Pełny etat

Rodzaj umowy:

Na czas nieokreślony

Liczba wakatów:

1

Min. doświadczenie:

1 rok

Min. wykształcenie:

Wyższe licencjackie

Branża / kategoria:

Praca Administracja Publiczna