sekretarz kierownika urzędu

Opis stanowiska pracy

Okręgowy Urząd Górniczy w Kielcach

Dyrektor poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:

sekretarz kierownika urzędu

Okręgowy Urząd Górniczy
ul. Wrzosowa 44
25-211 Kielce

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• prowadzenie sekretariatu urzędu, przyjmowanie korespondencji wpływającej za pośrednictwem: poczty elektronicznej, telefaksu i bezpośrenio do sekretariatu oraz z kacelarii, rejestrowanie pism i spraw w komputerowym systemie obiegu dokumentów, przekazywanie referentom spraw zadekretowanych dokumentów, przyjmowanie dokumentacji od referentów spraw, kompletowanie , przedkładanie do podpisu, rejestrowanie i wysyłanie korespondencji wychodzącej w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów;
• przekazywanie pracowniokom urzędu poleceń, ustaleń, zarządzeń i komunikatów oraz prowadzenie ewidencji kontroli, w celu wsparcia bieżącej pracy dyrektora urzędu;
• zapewnienie obsługi organizacyjnej narad, konsultacji i spotkań z przedstawiecielami urzędów oraz przedsiębiorców, w tym współuczestniczenie w przygotowaniu prezentacji i opracowań, udzielaniu informacji, w celu wsparcia bieżącej pracy dyrektora urzędu;
• sporządzanie miesięcznej oraz rocznej ewidencji czasu pracy pracowników, dokonywanie rozliczenia czasu pracy, prowadzenie ewidencji delegacji służbowych w celu realizacji zadań pracodawcy w tym zakresie;
• przygotowywanie projektów pism i innych dokumentów dotyczących nawiązania, trwania i ustania stosunku pracy pracowników urzędu, czuwanie nad terminowością kierowania na badania profilaktyczne, prowadzenie ewidencji dodatkowego zatrudnienia oraz zgód na podjęcie zajęć zarobkowych w celu wsparcia bieżącej pracy dyrektora urzędu.

Warunki pracy

duże obciążenie narządu wzroku związane z pracą przy monitorach komputerowych,
wysiłek fizyczny związany z przemieszczaniem akt i dokumentacji, w tym umieszczonych w szafach z koniecznością użycia drabiny,
praca przy komputerze w pozycji siedzącej wymagająca wysiłku statycznego,
permanentna obsługa klientów zewnętrznych,
budynek Urzędu dostosowany do poruszania się osób na wózkach inwalidzkich.

Inne informacje:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.
- stanowisko pracy mogą ubiegać się również osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego, zgodnie z przepisami art. 5 ustawy o służbie cywilnej
Oferty należy składać w zamkniętych kopertach z dopiskiem "Oferta pracy - KIE/SD/1/D".
W ofercie należy podać dane kontaktowe - adres do korespondencji, adres e-mail, numer telefonu.
Oświadczenia muszą być opatrzone datą i własnoręcznym podpisem.
Wzór oświadczenia zamieszczono na stronie internetowej www.wug.gov.pl.
Oferty otrzymane po terminie (decyduje data stempla pocztowego) lub oferty, które nie spełniają wymagań niezbędnych zostaną komisyjnie zniszczone bez informowania o tym kandydatów.
Dokumenty złożone w aplikacji nie będą zwracane.
Kandydaci zakwalifikowani zostaną powiadomieni pisemnie lub drogą elektroniczną.
Informacja o metodach i technikach naboru:
- analiza złożonych dokumentów pod względem spełniania wymogów formalnych określonych
w ogłoszeniu,
- sprawdzenie wymagań dodatkowych - analiza dokumentów,
- sprawdzenie wiedzy- test wiedzy,
- sprawdzenie umiejętności obsługi komputera - wykonanie zestawu zadań na komputerze,
- sprawdzenie kompetencji - wywiad kompetencyjny w zakresie kompetencji: skuteczna komunikacja, organizacja pracy własnej,
- sprawdzenie doświadczenia zawodowego - rozmowa kwalifikacyjna przeprowadzona w sposób ustrukturyzowany.
Nasz urząd jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.
Dodatkowe informacje można uzyskać pod nr tel. 41 200 1773

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy

wykształcenie: średnie

doświadczenie zawodowe/staż pracy

3 lata doświadczenia zawodowego
(powyżej 3 lat pracy) w sekretariacie lub kancelarii

pozostałe wymagania niezbędne:

• skuteczna komunikacja, organizacja pracy własnej
• umiejętność obsługi komputera, poczty elektronicznej i urządzeń biurowych
• znajomość przepisów w niezbędnym zakresie dotyczących: funkcjonowania administracji publicznej, kodeksu postępowania administracyjnego, służby cywilnej i archiwizacji
• Posiadanie obywatelstwa polskiego albo obywatelstwa innego państwa Unii Europejskiej albo obywatelstwa innego państwa, którego obywatele na podstawie umów międzynarodowych lub przepisów prawa wspólnotowego posiadają prawo podjęcia zatrudnienia na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

wymagania dodatkowe

• kurs kancelaryjno-archiwalny

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

• Życiorys/CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Kopie dokumentów potwierdzających posiadanie powyżej 3 lat pracy w sekretariacie lub kancelarii (zaświadczenia pracy, świadectwa pracy, zakresy czynności, itp.)
• Oświadczenie o posiadanym obywatelstwie albo kopia dokumentu potwierdzającego posiadane obywatelstwo
• W przypadku osób nieposiadających obywatelstwa polskiego - kopia dokumentu potwierdzającego znajomość języka polskiego zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów w sprawie określenia rodzajów dokumentów potwierdzających znajomość języka polskiego przez osoby nieposiadające obywatelstwa polskiego, ubiegające się o zatrudnienie w służbie cywilnej
• Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów

Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia

Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy

kopia dokumentu potwierdzającego ukończenie kursu kancelaryjno-archiwalnego

Dokumenty należy złożyć do: 2018-06-01
Decyduje data:stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu

Prezentacja firmy

Pracodawca opublikował ofertę pracy w ramach Biuletynu Informacji Public... Pracodawca opublikował ofertę pracy w ramach Biuletynu Informacji Publicznej KPRM. Rozwiń

Dodatkowe informacje

Ostatnia aktualizacja:

25/05/2018

Wymiar etatu:

Pełny etat

Rodzaj umowy:

Na czas nieokreślony

Liczba wakatów:

1

Min. doświadczenie:

1 rok

Min. wykształcenie:

Wyższe licencjackie

Branża / kategoria:

Praca Administracja Publiczna