sekretarz kierownika urzędu

Opis stanowiska pracy

Graniczny Inspektorat Weterynarii w Gdańsku

Graniczny Lekarz Weterynarii poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:

sekretarz kierownika urzędu

Graniczny Inspektorat Weterynarii w Gdańsku
ul. Kontenerowa 9, 80-601 Gdańsk

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• Przyjmowanie i wysyłanie korespondencji, prowadzenie ewidencji pism wpływających i wychodzących z Inspektoratu w formie papierowej i elektronicznej (aplikacja do obsługi sekretariatu) oraz rozdzielanie korespondencji zgodnie z obowiązującymi normatywami kancelaryjnymi
• Prowadzenie pozostałych ewidencji i rejestrów wewnętrznych w Inspektoracie: adresaże, ewidencja kluczy wydanych pracownikom, ewidencja legitymacji pracowniczych, ewidencja wydanych upoważnień, ewidencja odznak służbowych IW, ewidencje posiadanych przepustek i elektronicznych kart dostępu, ewidencja wydawanych poleceń wyjazdów służbowych, ewidencja wydanych kart drogowych, ewidencja używanych pieczęci, ewidencja rozchodu znaczków pocztowych
• Pełnienie obowiązków archiwisty i prowadzenie spraw Archiwum Zakładowego w Inspektoracie, w tym jego ewidencji (aplikacja do obsługi archiwum) a także nadzorowanie właściwego przestrzegania uregulowań instrukcji archiwalnej
• Przyjmowanie informacji dotyczących zapotrzebowania na materiały biurowe i eksploatacyjne oraz pozostałe wyposażenie od pracowników Inspektoratu, organizowanie, przeprowadzanie i nadzór zaopatrzenia Inspektoratu w konieczne materiały i sprzęt oraz przekazywanie zaopatrzenia pozostałym pracownikom
• Wykonywanie czynności pomocniczych przy prowadzeniu spisów wyposażenia oraz monitorowanie warunków technicznych budynków i wyposażenia Inspektoratu poprzez terminowe zgłaszanie sprzętu do przeglądów gwarancyjnych i okresowych, zgłaszanie stwierdzonych usterek w mieniu własnym i użytkowanym do właściwych podmiotów, prowadzenie rejestru usterek/awarii/zdarzeń w celu zapewnienia utrzymania budynków i wyposażenia Inspektoratu we właściwym stanie technicznym i funkcjonalnym
• Wystawianie i podpisywanie rachunków za czynności weterynaryjnej kontroli granicznej
• Redagowanie i sporządzanie na polecenie przełożonego krótkich pism, notatek ze spotkań czy z zebrań pracowniczych oraz przekazywanie wydawanych przez kierownika poleceń, komunikatów, instrukcji postępowania pozostałym pracownikom Inspektoratu
• Prowadzenie terminarza spotkań, narad i wyjazdów służbowych kierownika oraz pozostałych pracowników Inspektoratu

Warunki pracy

Praca administracyjno – biurowa, wykonywana w siedzibie urzędu.
Praca przy monitorze ekranowym powyżej 4 godzin dziennie, przy naturalnym i sztucznym oświetleniu, wymagająca obsługi komputera i innych urządzeń biurowych (telefon, faks, drukarka, skaner, urządzenie wielofunkcyjne).
Większość czynności jest wykonywana w pozycji siedzącej.
Parterowy budynek urzędu wyposażony jest w podjazd dla wózków inwalidzkich oraz posiada toaletę dostosowaną dla osób niepełnosprawnych, nie posiada drzwi automatycznych.
Brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym.


Inne informacje:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.
Dokumenty w zamkniętych kopertach z podaniem: imienia i nazwiska, adresu kandydatki/kandydata oraz dopisku „Oferta pracy w służbie cywilnej” należy składać w wyznaczonym terminie osobiście w siedzibie urzędu, za pośrednictwem firm kurierskich lub urzędów pocztowych.
W ofercie należy podać swoje dane kontaktowe: adres do korespondencji, numer telefonu i/lub adres e-mail
Każde oświadczenie wymagane w ogłoszeniu powinno być zgodne z treścią ujętą w ogłoszeniu. Treść oświadczeń załączonych do dokumentów aplikacyjnych należy opatrzyć odręcznym podpisem wraz z datą.
Oferty niekompletne oraz doręczone w sposób inny niż określony w ogłoszeniu (np. pocztą e-mail) a także oferty doręczone po wyznaczonym terminie nie będą rozpatrywane.
Oferty odrzucone oraz oferty osób niezatrudnionych po przeprowadzeniu naboru zostaną komisyjnie zniszczone.
Informacja o metodach naboru: nabór będzie obejmował 3 etapy: I etap - formalna weryfikacja ofert kandydatek/kandydatów, II etap - test praktyczny, III etap- rozmowa kwalifikacyjna
Kandydaci zakwalifikowani do kolejnych etapów będą informowani o szczegółach telefonicznie lub za pomocą poczty e-mail.
Z zasadami organizacji i przeprowadzania naboru kandydatów na wolne stanowiska pracy w korpusie służby cywilnej w Granicznym Inspektoracie Weterynarii w Gdańsku kandydatki/kandydaci mogą zapoznać się na stronie Biuletynu Informacji Publicznej urzędu pod adresem: http://www.griwgda.pl/bip/index.php?id=283&id2=229.
Dodatkowe informacje można uzyskać pod numerami tel.: (58) 7377863 lub (58) 7376902.
Nasz urząd jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientację seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.


Wymagania związane ze stanowiskiem pracy

wykształcenie: średnie

doświadczenie zawodowe/staż pracy

doświadczenia zawodowego


pozostałe wymagania niezbędne:

• Umiejętność biegłej obsługi komputera (środowisko Windows, Internet, pakiet MS Office)
• Znajomość obsługi urządzeń biurowych (faks, kserokopiarka, skaner, niszczarka, urządzenia wielofunkcyjne)
• Umiejętności redakcyjne
• Umiejętność organizacji pracy i koordynacji powierzonych zadań
• Komunikatywność i umiejętność współpracy
• Kultura osobista
• Obowiązkowość, staranność, operatywność
• Posiadanie ważnego prawa jazdy kat. B i praktyczna umiejętność prowadzenia samochodu osobowego
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

wymagania dodatkowe

• Przeszkolenie z zakresu obsługi kancelaryjnej i archiwalnej
• Znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym
• Wiedza nt. struktury, funkcjonowania i zakresu zadań realizowanych przez organy Inspekcji Weterynaryjnej
• Wiedza z zakresu przepisów regulujących funkcjonowanie służby cywilnej, przepisów prawa administracyjnego, przepisów kancelaryjnych oraz ochrony danych osobowych oraz informacji niejawnych
• Umiejętność obsługi elektronicznych systemów obiegu dokumentów

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

• Życiorys/CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Oświadczenie o posiadaniu ważnego prawa jazdy kat. B
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego albo kopia dokumentu potwierdzającego posiadanie polskiego obywatelstwa
• Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów

Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia

Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy

Dokumenty należy złożyć do: 2018-07-23
Decyduje data:stempla pocztowego / osobistego dostarczenia oferty do urzędu

Prezentacja firmy

Pracodawca opublikował ofertę pracy w ramach Biuletynu Informacji Public... Pracodawca opublikował ofertę pracy w ramach Biuletynu Informacji Publicznej KPRM. Rozwiń

Dodatkowe informacje

Ostatnia aktualizacja:

09/07/2018

Wymiar etatu:

Pełny etat

Rodzaj umowy:

Na czas nieokreślony

Liczba wakatów:

1

Min. doświadczenie:

1 rok

Min. wykształcenie:

Wyższe licencjackie

Branża / kategoria:

Praca Administracja Publiczna