referent

Opis stanowiska pracy

Archiwum Narodowe w Krakowie

Dyrektor poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:

referent do spraw przejmowania dokumentacji z wyborów oraz wykonywania czynności kancelaryjnych w Kancelarii

Archiwum Narodowe w Krakowie
ul. Sienna 16
30-960 Kraków


Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• Przejmowanie i obsługa dokumentacji z wyborów przejętej na czasowe przechowanie do Archiwum Narodowego w Krakowie zgodnie z wytycznymi Ustawy z dnia 5 stycznia 2011 Kodeks Wyborczy (Dz.U. z 2018r., z późn. zm.), Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 11 października 2018 r. w sprawie sposobu przekazywania, przechowywania i udostępnianie dokumentów z wyborów (Dz.U. z 2018r., poz. 1995 z póź.zm.)
• utrzymywanie kontaktów z urzędnikami wyborczymi, Delegaturami Krajowego Biura Wyborczego, Naczelną Dyrekcją Archiwów Państwowych
• sprawdzanie poprawności przygotowania dokumentacji do przejęcia: analizowanie protokołów zdawczo-odbiorczych, udzielanie szczegółowych konsultacji i instruktaży dotyczących przejmowania dokumentacji wyborczej
• ustalanie terminów przejęcia dokumentacji wyborczej do Archiwum i czynne uczestnictwo w przejmowaniu dokumentacji
• rozmieszczanie i systematyzacja dokumentacji z wyborów w magazynie poza siedzibą Archiwum
• prowadzenie korespondencji w zakresie przejmowania i obsługi przechowywanej dokumentacji
• udostępnianie dokumentacji wyborczej na wniosek uprawnionych organów wskazanych w art. 79 paragraf 3 Ustawy z dnia 5 stycznia 2011 Kodeks Wyborczy (Dz.U. z 2018r., poz. 754,100,134 z póź. zmianami) tj. Sądów, Prokuratury lub Policji
• zapewnienie należytych warunków przechowywania dokumentacji wyborczej (fizyczne zabezpieczenie dokumentacji, sprawdzanie warunków klimatycznych magazynu)
• -inicjowanie procedury brakowania i przygotowania stosownej dokumentacji
• Udzielanie informacji o zasobie archiwalnym, sposobach i terminach załatwienia spraw
• przyjmowanie podań oraz pomoc przy ich sporządzaniu
• Prowadzenie kartoteki o miejscach przechowywania dokumentacji zlikwidowanych firm
• Rejestrowanie i załatwianie kwerend w zakresie rzeczowym punktu informacyjnego
• Przyjmowanie przesyłek listowych, paczek pocztowych oraz ich ekspedycja
• Przygotowanie teczek rzeczowych do przekazania do archiwum zakładowego w celu właściwego zabezpieczenia dokumentacji.
• Pomoc w pracach sekretariatu w zakresie: obsługi zebrań, spotkań, posiedzeń ciał kolegialnych oraz organizowanych kursów, warsztatów i szkoleń
• Współpraca w zakresie prowadzenia spraw związanych z odpłatnym przechowywaniem dokumentacji niearchiwalnej poprzez: prowadzenie korespondencji w zakresie obsługi przechowywanych dokumentów; inicjowanie procedury brakowania dokumentacji o czasowym okresie przechowywania i przygotowania stosownej dokumentacji (spisów zdawczo – odbiorczych, wniosków na brakowanie
• Obejmowanie zastępstwa w razie nieobecności współpracownika, w celu zapewnienia sprawnego funkcjonowania Kancelarii.

Warunki pracy

- praca w siedzibie Urzędu jak również na terenie miasta Krakowa oraz okolic (obsługa wynajętych magazynów m.in. w Niepołomicach),
- możliwe częste delegacje poza miejsce pracy związane z przejmowaniem dokumentacji z wyborów,
- wysiłek fizyczny związany z przemieszczaniem dokumentacji,
- częste kontakty z klientem zewnętrznym,
- w magazynach możliwy kontakt z kurzem, pyłem osiadłym i zanieczyszczeniami mikrobiologicznymi (grzyby, pleśnie),
- praca na wysokości do 3 m w magazynach,
- praca biurowa (siedząca przy komputerze, powyżej 4 godzin dziennie),
- użytkowanie sprzętu biurowego (komputer, skaner, drukarka),
- naturalne i sztuczne oświetlenie miejsca pracy,
- magazyny archiwalne znajdują się na parterze i pierwszym piętrze budynku bez windy, poza siedzibą Centrali Urzędu
- stanowisko zlokalizowane na pierwszym piętrze urzędu
- budynek nie jest przystosowany dla osób z niepełnosprawnością ruchową (brak podjazdu do budynku i windy dla wózków inwalidzkich)


Inne informacje:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6%.
• W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, wynosi co najmniej 6%.
• Nasz urząd jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientacje seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.
• Proponowane wynagrodzenie brutto 2600 zł
• Dokumenty należy składać w zamkniętych kopertach z dopiskiem „referent” wraz z podaniem nr ogłoszenia
• CV, list motywacyjny i wymagane oświadczenia należy opatrzyć datą i własnoręcznym podpisem.
• Oferty niekompletne, niespełniające wymagań niezbędnych oraz otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane.
• Osoby zakwalifikowane do naboru zostaną powiadomione e-mailem lub telefonicznie o terminie postępowania związanego z naborem.
• Dokumentów nie odsyłamy.
• Oferty złożone po terminie, niekompletne oraz oferty rozpatrzone negatywnie zostaną zniszczone po upływie 3 miesięcy od daty zakończenia naboru.
• Dodatkowe informacje można uzyskać pod nr tel. 12 422 40 94 wew. 25 w godz. 7.00-14.00.
Techniki i metody naboru:
• weryfikacja nadesłanych ofert,
• test z wiedzy z zakresu wymagań niezbędnych
• rozmowa kwalifikacyjna


Wymagania związane ze stanowiskiem pracy


niezbędne

wykształcenie: średnie

doświadczenie zawodowe/staż pracy

doświadczenia zawodowego

pozostałe wymagania niezbędne:

• znajomość Ustawy o Narodowym Zasobie Archiwalnym i Archiwach oraz rozporządzeń wykonawczych
• znajomość Kodeku Wyborczego oraz rozporządzeń wykonawczych
• znajomość Kodeksu postępowania administracyjnego
• znajomość Ustawy o służbie cywilnej
• umiejętność obsługi komputera w zakresie pakietów biurowych
• znajomość ustawy o ochronie danych osobowych
• dobra organizacja pracy
• umiejętność pracy w zespole
• komunikatywność
• łatwość w nawiązywaniu kontaktów
• odporność na stres
• asertywność
• kultura osobista
• dyspozycyjność
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

wymagania dodatkowe

• znajomość języka angielskiego, rosyjskiego lub niemieckiego w stopniu komunikatywnym
• kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

• CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia

oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych w celu naboru

Dokumenty należy złożyć do: 2020-02-28
Decyduje data:wpływu oferty do urzędu
Miejsce składania dokumentów:
Archiwum Narodowe w Krakowie,
30-960 Kraków
ul. Sienna 16

Prezentacja firmy

Pracodawca opublikował ofertę pracy w ramach Biuletynu Informacji Public... Pracodawca opublikował ofertę pracy w ramach Biuletynu Informacji Publicznej KPRM. Rozwiń

Dodatkowe informacje

Ostatnia aktualizacja:

18/02/2020

Wymiar etatu:

Pełny etat

Rodzaj umowy:

Na czas nieokreślony

Liczba wakatów:

1

Min. doświadczenie:

1 rok

Min. wykształcenie:

Wyższe licencjackie

Branża / kategoria:

Praca Administracja Publiczna