Opis stanowiska pracy
Ministerstwo Edukacji Narodowej w WarszawieDyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
referendarz do spraw obsługi asystencko - sekretarskiej w Wydziale Wsparcia Organizacyjnego, Biuro OrganizacyjneMinisterstwo Edukacji Narodowej
al. J.Ch. Szucha 25
00-918 Warszawa
Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:- Zapewnia organizację i obsługę spotkań członka Kierownictwa Ministerstwa, w tym: prowadzenie terminarza, obsługę gości, przygotowanie materiałów, rezerwacje sal itp.
- Przyjmuje i łączy rozmowy telefoniczne (w tym w języku angielskim), kieruje interesantów zgłaszających się bezpośrednio lub telefonicznie do właściwych merytorycznie komórek organizacyjnych lub pracowników, przyjmuje i nadaje faksy, obsługuje pocztę elektroniczną, powiela materiały. Redaguje pisma, przepisuje zlecone teksty, kompletuje informatory, spisy telefoniczne, zaopatruje sekretariat w materiały biurowe oraz dba o estetykę pomieszczeń.
- Przyjmuje i rejestruje korespondencję wpływającą do członka Kierownictwa Ministerstwa (również w języku angielskim), w szczególności prowadzi elektroniczną ewidencję pism, nadzoruje obieg korespondencji, monitoruje terminowość realizacji poleceń Członka Kierownictwa Ministerstwa i udzielania odpowiedzi na pisma kierowane do członka Kierownictwa Ministerstwa oraz obsługuje punkt ewidencyjny korespondencji niejawnej.
- Przedkłada do podpisu członka Kierownictwa Ministerstwa pisma wychodzące, przygotowane przez komórki organizacyjne MEN.
- Śledzi na bieżąco prace Rządu i Parlamentu oraz informacje medialne w zakresie właściwości obsługiwanego członka Kierownictwa, w celu bieżącego przekazywania potrzebnych informacji.
- Aktualizuje dane teleadresowe podmiotów, z którymi współpracuje MEN, dbając o aktualność danych w systemie teleinformatycznym wykorzystywanym w Ministerstwie.
- Wspiera lub w razie nieobecności zastępuje innych pracowników wydziału oraz pracownika obsługującego sekretariat Biura Organizacyjnego w realizacji zadań przez nich wykonywanych.
Warunki pracyCzynniki szczególnie utrudniające wykonywanie zadań:
- permanentna obsługa klientów zewnętrznych (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorstwa) lub przeprowadzanie kontroli w innych urzędach
Inne:
Stres związany ze zmiennymi warunkami pracy, koniecznością szybkiego reagowania w nieoczekiwanych sytuacjach, częstymi kontaktami z klientami zewnętrznymi, możliwością pracy w godzinach nadliczbowych
Inne informacje:W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.
- pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami
- ogłoszenie o naborze w celu zastępstwa
Do składania dokumentów zachęcamy osoby niepełnosprawne.
Oferty złożone po terminie oraz oferty niekompletne (tj. niezawierające prawidłowych i własnoręcznie podpisanych oświadczeń oraz wszystkich wymaganych dokumentów niezbędnych) zostaną odrzucone.
Kopie dokumentów dotyczących doświadczenia zawodowego/stażu pracy muszą potwierdzać zamknięty okres (np. świadectwo pracy – w przypadku zakończonego stosunku pracy lub zaświadczenie o zatrudnieniu ze wskazaniem daty rozpoczęcia pracy – jeśli stosunek pracy nadal trwa lub zaświadczenie o odbyciu praktyki/stażu/umowa zlecenie).
Dokumentem potwierdzającym wymagany obszar zatrudnienia jest np. zakres obowiązków czy opis stanowiska pracy.
Zachęcamy do skorzystania ze wzoru oświadczeń dla kandydatów, które znajduje się pod ogłoszeniem oraz na stronie BIP MEN, w zakładce "Praca - wzory oświadczeń”.
Ministerstwo Edukacji Narodowej rekomenduje przesyłanie oświadczenia o posiadanym obywatelstwie zamiast kopii dokumentu potwierdzającego obywatelstwo.
Przekazanie kopii dokumentów i oświadczeń dodatkowych nie jest obowiązkowe. Kopie te stanowią jednak podstawę potwierdzenia spełniania wymagań dodatkowych zawartych w ogłoszeniu.
W przypadku przedstawienia dokumentów w języku obcym należy dołączyć również ich tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego.
Kandydaci zakwalifikowani do dalszych etapów naboru zostaną powiadomieni telefonicznie lub e-mailem o ich terminie.
Nadesłane oferty, z wyjątkiem oferty wybranego kandydata, zostaną komisyjnie zniszczone.
Dodatkowe informacje można uzyskać pod nr tel. 22 34-74-852, 22-34-74-244.
Pracownikom oferujemy m.in.:
• „trzynaste” wynagrodzenie
• pakiet szkoleń
• możliwość refundacji/dofinansowania kosztów nauki języka, studiów podyplomowych
• pakiet socjalny (np. dofinansowanie do wypoczynku dla pracownika i jego dzieci, niskooprocentowane
pożyczki, wsparcie finansowe w trudnych sytuacjach, dopłatę do kart sportowych)
• dofinansowanie do zakupu okularów korekcyjnych
• stołówkę w budynku MEN
• parking dla rowerów
• dobrą lokalizację
• miłą atmosferę pracy.
Nasz urząd jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane
z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientacje seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.
Wymagania związane ze stanowiskiem pracyniezbędnewykształcenie: wyższe
doświadczenie zawodowe/staż pracydoświadczenia zawodowego
pozostałe wymagania niezbędne:- znajomość języka angielskiego na poziomie komunikatywnym (B1)
- uprawnienia dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „poufne” lub zgoda na poddanie się procedurze dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „poufne"
- znajomość podstaw Kodeksu postępowania administracyjnego
- znajomość podstaw funkcjonowania administracji publicznej (podział, zasady organizacji i działania), w tym służby cywilnej (organizacja, uprawnienia i obowiązki członków korpusu służby cywilnej)
- znajomość podstaw protokołu dyplomatycznego
- umiejętność obsługi urządzeń biurowych
- planowanie i organizacja pracy własnej
- skrupulatność i dokładność
- komunikatywność (w tym umiejętność jasnego i precyzyjnego wyrażania myśli)
- umiejętność samodzielnego rozwiązywania problemów
- umiejętność współpracy
- obsługa komputera (poczta elektroniczna, edytor tekstów, arkusz kalkulacyjny)
- znajomość zasad obsługi klienta i savoire-vivre’u
- odporność na stres
- Posiadanie obywatelstwa polskiego
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
wymagania dodatkowe- ukończony kurs lub szkołę dla sekretarzy
- znajomość języka angielskiego na poziomie bardzo dobrym (B2)
Dokumenty i oświadczenia niezbędne:- CV i list motywacyjny
- Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
- kopia dokumentu potwierdzającego uprawnienia dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „poufne” lub zgoda na poddanie się procedurze dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „poufne"
- Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
- Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
- Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:
kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatówKopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształceniaKopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy kopia dokumentu potwierdzającego ukończony kurs lub szkołę dla sekretarzy kopia dokumentu potwierdzającego znajomość języka angielskiego na poziomie bardzo dobrym (B2) - oświadczenie, zaświadczenie, certyfikatDokumenty należy złożyć do: 2020-03-09
Decyduje data:wpływu oferty do urzędu
Miejsce składania dokumentów:
Ministerstwo Edukacji Narodowej
al. J.CH. Szucha 25, pok. 124
00-918 Warszawa
(z dopiskiem „Oferta pracy BO/WWO/REF/11 Zastępstwo"
