podreferendarz

Opis stanowiska pracy

Ministerstwo Spraw Zagranicznych w Warszawie

Dyrektor Generalny Służby Zagranicznej poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:

podreferendarz

Ministerstwo Spraw Zagranicznych
Al. J. Ch. Szucha 23
00-580 Warszawa


Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• Rejestrowanie korespondencji, przekazywanie jej Dyrektorowi Generalnemu Służby Zagranicznej oraz właściwym komórkom organizacyjnym Ministerstwa lub adresatom zewnętrznym, a także nadzorowanie obiegu i terminowości przekazywanej korespondencji.
• Prowadzenie kalendarza wyjazdów, spotkań oraz wykazu spraw terminowych; współdziałanie w koordynacji przygotowania materiałów w celu zapewnienia właściwej obsługi Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej.
• Realizowanie połączeń telefonicznych; kierowanie interesantów zgłaszających się bezpośrednio lub telefonicznie do właściwych komórek organizacyjnych Ministerstwa lub innych jednostek organizacyjnych.
• Gromadzenie niezbędnych dla kontaktów Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej informacji o osobach, urzędach, instytucjach i organizacjach.
• Prowadzenie terminarza załatwianej korespondencji; sporządzanie pism, sporządzanie kopii materiałów, przepisywanie tekstów, wysyłanie faksów lub poczty elektronicznej, skanowanie.
• Obsługa dokumentów niejawnych na zasadach określonych w przepisach wewnętrznych dotyczących obiegu informacji niejawnych.
• Dbanie o zapewnienie recepcji podczas spotkań w gabinecie/saloniku, zgłaszanie gości.

Warunki pracy

1. Nietypowe godziny pracy (w tym dyżury).
2. Zagrożenie korupcją.
3. Permanentna obsługa klientów zewnętrznych.


Inne informacje:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.
- pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami
Nabór jest prowadzony na stanowiska ds. obsługi sekretariatu członka kierownictwa Ministerstwa i Dyrektora Generalnego Służby Zagranicznej.

W aplikacji należy wpisać numer ogłoszenia (BSO 28/2018 i/lub BSO 29/2018). Kandydaci mogą zgłosić się również na oba stanowiska. Prosimy w takim przypadku o wpisanie obu numerów.

Proponowane wynagrodzenie zasadnicze brutto od ok. 3 900 PLN do ok. 6 000 PLN oraz dodatek za wysługę lat (zgodnie z art. 90 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej Dz. U. z 2016, poz. 1345- j.t. z późn. zm.).
Dziennik Podawczy czynny w godzinach 8.15 – 16.15. Oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane.

Szczegółowe informacje dotyczące kopii dokumentów potwierdzających spełnianie wymagań niezbędnych oraz dodatkowych znajdują się na stronie Biuletynu Informacji Publicznej MSZ w zakładce Praca i kariera – Praca w MSZ – Zasady i użyteczne informacje: http://www.msz.gov.pl/pl/p/msz_pl/ministerstwo/praca_i_kariera/zatrudnienie_msz/zasady_uzyteczne_informacje/

Wszelkie dokumenty załączane do oferty wystawione w języku obcym winny być przetłumaczone na język polski.
W przypadku ukończenia studiów wyższych na uczelni zagranicznej, prosimy o przesłanie kopii potwierdzenia uznania dyplomu przez Narodową Agencję Wymiany Akademickiej lub nostryfikacji dyplomu oraz tłumaczenie przysięgłe. Informacje dotyczące uznawalności zamieszczone są na stronie NAWA: https://nawa.gov.pl/uznawalnosc/wydawanie-informacji-o-zagranicznych-dyplomach

Dokumenty winny być opatrzone datą i podpisane własnoręcznie. Dokumenty złożone w aplikacji nie będą zwracane. Po zakończeniu naboru oferty osób nie wskazanych do zatrudnienia będą zniszczone.

W ofercie należy podać adres e-mail oraz numer telefonu. Kandydatki/kandydaci zakwalifikowani będą informowani e-mailem lub telefoniczne o terminie kolejnego etapu naboru.
W zależności od liczby kandydatów spełniających wymagania niezbędne komisja przeprowadzająca nabór dokona wyboru kolejnych etapów selekcji kandydatów.
Kontakt: Wydział Naboru i Organizacji, tel. +48 (22) 523 83 11, +48 (22) 523 78 06 email: rekrutacja@msz.gov.pl
Ministerstwo Spraw Zagranicznych jest pracodawcą równych szans i wszystkie aplikacje są rozważane z równą uwagą bez względu na płeć, wiek, niepełnosprawność, rasę, narodowość, przekonania polityczne, przynależność związkową, pochodzenie etniczne, wyznanie, orientacje seksualną czy też jakąkolwiek inną cechę prawnie chronioną.


Wymagania związane ze stanowiskiem pracy

wykształcenie: średnie

doświadczenie zawodowe/staż pracy

1 rok i 6 miesięcy doświadczenia zawodowego
na stanowisku sekretarki/asystentki.

pozostałe wymagania niezbędne:

• Znajomość języka angielskiego na poziomie B2.
• Poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do informacji niejawnych o klauzuli „tajne” lub zgoda na poddanie się procedurze sprawdzającej.
• Znajomość struktury i zasad funkcjonowania administracji rządowej.
• Znajomość zasad protokołu dyplomatycznego w tym korespondencji dyplomatycznej.
• Znajomość ustawy o ochronie danych osobowych, o dostępie do informacji publicznej,
• Podstawowa wiedza dot. zakresu działania członka kierownictwa Ministerstwa.
• Umiejętności: współpracy, argumentowania (w tym asertywności), zorientowania na osiąganie celów, orientacji na klienta, samodzielności i inicjatywy, odporność na stres.
• Dyspozycyjność.
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

wymagania dodatkowe

• Znajomość innego niż język angielski języka obcego na poziomie B2.
• Przeszkolenie w zakresie protokołu dyplomatycznego.
• Przeszkolenie w zakresie obsługi sekretariatu (kurs dla sekretarki-asystentki).
• Biegła znajomość programu Microsoft Outlook.

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

• Życiorys/CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• CV
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie znajomości języków obcych
• Kopia poświadczenia bezpieczeństwa uprawniającego do dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „tajne” lub oświadczenie o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie postępowania sprawdzającego zgodnie z ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2016 r., poz. 1167 – j. t.)
• Kwestionariusz aplikacyjny znajdujący się na stronie Biuletynu Informacji Publicznej MSZ (bip.msz.gov.pl) w zakładce Praca i Kariera – Praca w MSZ – Pliki do pobrania: http://www.msz.gov.pl/pl/p/msz_pl/ministerstwo/praca_i_kariera/zatrudnienie_msz/pliki_do_pobrania/
• Oświadczenie lustracyjne lub informacja o złożeniu oświadczenia lustracyjnego, zgodnie z art. 7 ustawy z dnia 18 października 2006 roku o ujawnieniu informacji o dokumentach organów bezpieczeństwa państwa z lat 1944 – 1990 oraz treści tych dokumentów (Dz. U. z 2016 r. poz. 1721 – j.t.), złożone według wzoru określonego w ww. ustawie – dotyczy kandydatek/ kandydatów urodzonych przed 1 sierpnia 1972 r.
• Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego albo kopia dokumentu potwierdzającego posiadanie polskiego obywatelstwa
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów

Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształcenia

Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy

Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie przeszkolenia

Dokumenty należy złożyć do: 2018-10-31
Decyduje data:wpływu oferty do urzędu

Prezentacja firmy

Pracodawca opublikował ofertę pracy w ramach Biuletynu Informacji Public... Pracodawca opublikował ofertę pracy w ramach Biuletynu Informacji Publicznej KPRM. Rozwiń

Dodatkowe informacje

Ostatnia aktualizacja:

09/10/2018

Wymiar etatu:

Pełny etat

Rodzaj umowy:

Na czas nieokreślony

Liczba wakatów:

1

Min. doświadczenie:

1 rok

Min. wykształcenie:

Wyższe licencjackie

Branża / kategoria:

Praca Administracja Publiczna