Opis stanowiska pracy
Ministerstwo Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu w Warszawie Dyrektor Generalny poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:
główny specjalista do spraw koordynacji czynności kancelaryjnych w Wydziale Administracyjnym w Biurze Dyrektora Generalnego 00-071 Warszawa ul. Krakowskie Przedmieście 15/17
Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy: - Koordynuje czynności kancelaryjne w celu zapewnienia prawidłowego zarządzania dokumentacją
- Merytorycznie administruje systemem klasy EZD, w tym ustala przepływ informacji i dokumentacji w ramach tego systemu oraz zgłasza błędy i usprawnienia dostawcom oprogramowania
- Bierze udział przy tworzeniu dokumentacji niezbędnej do prawidłowego wykonywania czynności kancelaryjnych w urzędzie
- Sprawuje merytoryczny nadzór nad obsługą dokumentacji w kancelarii ogólnej urzędu, w szczególności zgromadzonej w składzie chronologicznym
- Rejestruje, wypożycza, wyrejestrowuje, wycofuje, przekazuje do archiwum zakładowego dokumentację zgromadzoną w składzie chronologicznym
- Rejestruje przesyłki wpływające oraz wydaje korespondencję zewnętrzną do komórek organizacyjnych
- Wykonuje inne zadania, zgodne z właściwością wydziału, zlecone przez przełożonego
Warunki pracy Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy oraz warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań:
- budynek bez podjazdu dla wózków inwalidzkich,
- bardzo ograniczona możliwość poruszania się na wózkach inwalidzkich - konieczna asysta innego pracownika/opiekuna,
- w budynku brak oznaczeń dla osób niewidomych,
- brak specjalistycznych urządzeń umożliwiających pracę osobom niewidomym, niedosłyszącym oraz głuchoniemym,
- nie występują szkodliwe/niebezpieczne warunki pracy,
- obsługa klienta zewnętrznego i wewnętrznego w tym liczne kontakty bezpośrednie, telefoniczne i mailowe,
- praca w pokoju wieloosobowym,
- praca przy komputerze powyżej czterech godzin oraz przy użyciu urządzeń biurowych
- przemieszczanie się pomiędzy budynkami Ministerstwa Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu
Inne informacje: W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.
- pierwszeństwo dla osób z niepełnosprawnościami
Oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane (liczy się data wpływu dokumentów do Ministerstwa, Biuro Podawcze czynne w godz. 8.15 - 16.00). Dokumenty można dostarczyć osobiście do Biura Podawczego lub wysłać pocztą. Za pomocą środków komunikacji elektronicznej istnieje możliwość przekazania oferty wyłącznie przez ePUAP.
List motywacyjny i oświadczenia powinny być opatrzone datą i podpisane własnoręcznie. Kopie dokumentów dotyczących doświadczenia zawodowego muszą potwierdzać wymagany okres oraz wymagany obszar zatrudnienia. Deklaracja kandydata nie stanowi potwierdzenia zakresu i długości wymaganego doświadczenia zawodowego. W ofercie należy podać dane do kontaktu (nr telefonu, adres e-mail).
Kandydatki/kandydaci zakwalifikowani do następnego etapu naboru będą informowani e-mailem lub telefoniczne o terminie kolejnego etapu postępowania rekrutacyjnego. Osoby, których oferty zostaną rozpatrzone negatywnie nie będą o tym informowane. Prosimy o rzetelne przygotowanie aplikacji. W przypadku przedstawienia dokumentów w języku obcym należy dołączyć ich tłumaczenie na język polski dokonane przez tłumacza przysięgłego. Dodatkowo w przypadku posiadania dyplomu studiów wyższych z uczelni zagranicznej należy dołączyć kopię dyplomu ukończenia studiów wraz z tłumaczeniem na język polski dokonanym przez tłumacza przysięgłego oraz pisemną informację z Narodowej Agencji Wymiany Akademickiej o dyplomie wydanym przez zagraniczną uczelnię.
Po zakończeniu procesu naboru oferty niespełniające wymagań formalnych oraz wszystkie pozostałe oferty z wyjątkiem oferty wybranego kandydata podlegają zniszczeniu. Dokumenty złożone w ramach naboru nie będą zwracane.
Wzór oświadczeń dostępny jest na stronie Ministerstwa https://www.gov.pl/web/kultura/praca-w-ministerstwie
Ministerstwo Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu rekomenduje przesyłanie oświadczenia o posiadanym obywatelstwie zamiast kopii dokumentu potwierdzającego obywatelstwo.
Proponowany minimalny mnożnik na stanowisku: 2,55
Wymagania związane ze stanowiskiem pracy niezbędne wykształcenie: wyższe
doświadczenie zawodowe/staż pracy co najmniej 2 lata doświadczenia zawodowego
w jednostkach sektora finansów publicznych
pozostałe wymagania niezbędne: - Znajomość ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
- Znajomość obsługi systemów klasy EZD
- Znajomość przepisów kancelaryjno-archiwalnych
- Znajomość ustawy o służbie cywilnej
- Kompetencje: rzetelność i terminowość, skuteczna komunikacja
- Posiadanie obywatelstwa polskiego
- Korzystanie z pełni praw publicznych
- Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
wymagania dodatkowe - Ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia organizowany przez Stowarzyszenie Archiwistów Polskich
- Ukończone inne kursy związane z zarządzaniem dokumentacją lub obsługą kancelaryjną
Dokumenty i oświadczenia niezbędne: - CV i list motywacyjny
- Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
- Kopie dokumentów potwierdzających jednoznacznie długość wymaganego doświadczenia zawodowego (długość doświadczenia potwierdzają np. świadectwa pracy – w przypadku zakończonych stosunków pracy lub zaświadczenie o zatrudnieniu ze wskazaniem daty rozpoczęcia pracy – jeśli stosunek pracy trwa nadal lub zaświadczenie o odbytych praktykach/stażach/wykonywaniu pracy w ramach umów cywilnoprawnych/wolontariatu.
- Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego
- Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
- Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe
Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:
kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatówKopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania dodatkowego w zakresie wykształceniaKopie dokumentów potwierdzających jednoznacznie długość i obszar spełniania wymagania dodatkowego w zakresie doświadczenia zawodowego (długość potwierdzają np. świadectwa pracy – w przypadku zakończonych stosunków pracy lub zaświadczenie o zatrudnieniu ze wskazaniem daty rozpoczęcia pracy – jeśli stosunek pracy trwa nadal lub zaświadczenie o odbytych praktykach/stażach/wykonywaniu pracy w ramach umów cywilnoprawnych/wolontariatu, natomiast obszar doświadczenia potwierdzają m.in. zakresy obowiązków, opisy stanowiska pracy.Kopia dokumentu potwierdzającego ukończony kurs kancelaryjno-archiwalny I stopnia organizowany przez Stowarzyszenie Archiwistów Polskich Kopie dokumentów potwierdzających ukończone inne kursy związane z zarządzaniem dokumentacją lub obsługą kancelaryjnąOświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboruDokumenty należy złożyć do: 2021-05-12
Decyduje data:wpływu oferty do urzędu
Miejsce składania dokumentów:
Ministerstwo Kultury, Dziedzictwa Narodowego i Sportu
Biuro Podawcze
ul. Krakowskie Przedmieście 15/17
00-071 Warszawa
Za pomocą środków komunikacji elektronicznej istnieje możliwość przekazania oferty wyłącznie przez ePUAP - adres skrzynki podawczej na ePUAP - /5ij310qjlu/SkrytkaESP
Po zalogowaniu się na ePUAP należy z katalogu spraw wybrać: PISMO OGÓLNE DO PODMIOTU PUBLICZNEGO
Uwaga: załączniki znajdujące się w udostępnionej w Internecie przestrzeni dyskowej (w popularnych chmurach) nie będą pobierane.
