Specjalista ds. Organizacyjnych (umowa o pracę na czas określony)

Główne zadania na stanowisku:

1. Wykonywanie prac administracyjno-biurowych poprzez:

• przyjmowanie, rejestrowanie, segregowanie i przekazywanie korespondencji,
• odbieranie telefonów,
• obsługa faxu, drukarki, xero i kopiarki,
• czuwanie nad terminowym i prawidłowym obiegiem dokumentów,
• prowadzenie i przechowywanie akt sprawy,
• zapewnienie efektywnej komunikacji wewnętrznej,
• redagowanie korespondencji wychodzącej z działu,
• archiwizacja dokumentów,
• prowadzenie dokumentów ZSZ,
• gospodarowanie, ewidencjonowanie środkami trwałymi (zasoby meblowe, apteczki oraz AGD RTV) w tym przygotowywanie zleceń do wniosków kasacyjnych, likwidacyjnych i utylizacyjnych,
• załatwienie spraw dotyczących podróży służbowych, przygotowywanie zapotrzebowań na art. biurowe oraz gospodarowanie materiałami biurowymi,
• prowadzenie kontroli terminów prac oraz wyjazdów służbowych,
• załatwianie spraw dotyczących podróży służbowych,
• gromadzenie i przygotowywanie materiałów dla potrzeb działu,
• organizowanie spotkań, szkoleń (przygotowywanie sal oraz materiałów szkoleniowych),
• wystawianie wniosków zakupowych oraz ich realizacja,
• uzupełnianie apteczek.

2. Udział w sporządzaniu planów szkoleń poprzez:

• zbieranie informacji,
• uporządkowanie zbieranych informacji,
• sporządzanie planu szkoleń działów w aktualnej formatce,
• przekazanie zebranych informacji bezpośredniemu przełożonemu,
• bieżący monitoring realizacji szkoleń.

3. Administrowanie dokumentacją z zakresu HR poprzez:

• przygotowanie skierowań na badanie okresowe, kontrolne i wstępne,
• przygotowanie list obecności,
• sporządzanie miesięcznych sprawozdań czasu pracy oraz godzin nadliczbowych,
• sporządzanie zestawień: dodatków operacyjnych, szkodliwych, miesięcznych praktyk, grafiku wykonanej pracy, premii kwartalnej, planu urlopów,
• przygotowywanie zleceń pracy w godzinach nadliczbowych (nocnych, za niedziele i święta),
• rejestrowanie urlopów, L-4, obozów kondycyjnych,
• prowadzenie "książki wyjść" w godzinach służbowych,
• nadzór nad terminowością realizacji odnowień licencji i uprawnień,
• przygotowywanie poleceń wyjazdów służbowych na obozy kondycyjne,

4. Administrowanie dokumentacją z zakresu finansów dla PAŻP Poznań:

• wykonywanie czynności związanych z obsługą finansowo-księgową,
• prowadzenie rejestru faktur VAT, rachunków, zaliczek,
• opisywanie faktur,
• sporządzanie raportów finansowych,
• prowadzenie i obsługa kasy (wpłaty i wypłaty)
• wystawianie, rejestrowanie oraz rozliczanie delegacji służbowych.

5. Administrowanie dokumentacją z zakresu BHP/PPOŻ:

• prowadzenie rejestru szkoleń BHP,
• nadzór nad instrukcjami BHP/PPOŻ.

6. Administrowanie, zgłaszanie, nadzorowanie usuwania usterek powstałych na TWR Poznań

• prowadzenie rejestru usterek,
• zgłaszanie usterek,
• raportowanie bezpośredniemu przełożonemu statusu realizacji usuwania usterek,
• prowadzenie rejestru usterek powstałych na terenie ROKRL Zachód,
• realizacja działań w zakresie odpadów komunalnych, w tym nadzór nad właściwą segregacją i terminowym wywozem odpadów stałych i ciekłych w obiektach PAŻP,
• realizacja zadań związanych z administrowaniem nieruchomościami pozostającymi w obszarze zadań Ośrodka Regionalnego Zachód.

Wymagania wobec kandydatów:

• wykształcenie średnie lub wyższe,
• dla stanowiska Specjalisty przy wykształceniu wyższym wymagane 3 lata doświadczenia zawodowego,
• dla stanowiska Specjalisty przy wykształceniu średnim wymagane 5 lat doświadczenia zawodowego,
• przy posiadanym wykształceniu wyższym preferowane kierunki to Ekonomia, Rachunkowość, Administracja.
• wymagane doświadczenie zawodowe związane z realizacją zadań w zakresie obsługi administracyjno-biurowej oraz koordynacji zadań w tym obszarze;
• wymagane doświadczenie związane z prowadzeniem dokumentacji oraz bieżącym nadzorem w zakresie utrzymania i zarządzania nieruchomościami.
• biegła znajomość obsługi komputera - MS OFFICE, WINDOWS,
• komunikatywność,
• samodzielność i asertywność,
• umiejętność planowania i organizacji pracy,
• umiejętność pracy pod presją czasu,
• umiejętność pracy w zespole,
• mile widziana znajomość języka angielskiego na poziomie A2,
• certyfikaty z zakresu ochrony PPOŻ, BHP, zarządzania nieruchomościami będą dodatkowym atutem.

Oferujemy umowę o pracę na czas określony.

Zainteresowane osoby prosimy o przesłanie zgłoszenia do dnia: 01.07.2019