podreferendarz

Opis stanowiska pracy

Ministerstwo Rozwoju w Warszawie

poszukuje kandydatów\kandydatek na stanowisko:

podreferendarz

Ministerstwo Rozwoju
Plac Trzech Krzyży 3/5
00-507 Warszawa

Zakres zadań wykonywanych na stanowisku pracy:

• Obsługiwanie korespondencji i dokumentacji (kompletowanie i przedkładanie dokumentów oraz korespondencji do podpisu dyrekcji Departamentu oraz członków Kierownictwa, sporządzanie projektów pism/ odpowiedzi na korespondencje, ewidencjonowanie korespondencji w elektronicznym systemie rejestracji obiegu dokumentów, rozdzielanie zadekretowanej korespondencji pomiędzy pracowników Departamentu)
• Prowadzenie terminarzy i kontaktów (prowadzenie i monitorowanie terminarzy spotkań dyrektora Departamentu i jego zastępcy, przekazywanie komunikatów, poleceń i ustaleń organizacyjnych pracownikom Departamentu w celu wsparcia w bieżącej pracy dyrektora i pracowników Departamentu, prowadzenie kontaktów teleadresowych osób i instytucji, z którymi współpracuje Departament)
• Organizowanie spotkań dla Departamentu (organizowanie i obsługa protokolarna posiedzeń, spotkań, narad, etc., rezerwowanie sal konferencyjnych, cateringu, etc., obsługa gości, interesantów)
• Obsługiwanie interesantów, udzielanie informacji (kierowanie interesantów zgłaszających się osobiście lub telefonicznie do właściwych merytorycznie pracowników, udzielanie informacji w zakresie zadań realizowanych przez Ministerstwo)
• Prowadzenie wskazanych spraw osobowych pracowników (rejestrowanie obecności pracowników oraz prowadzenie ewidencji wyjść prywatnych i służbowych w czasie pracy, prowadzenie zbiorczego planu urlopów pracowników)
• Prowadzenie rejestrów/ list/ ewidencji (wprowadzanie/ aktualizowanie danych)
• Zapewnianie zaopatrzenia w materiały biurowe i spożywcze (przygotowywanie zamówień na prasę i publikacje, zapewnianie zaopatrzenia w niezbędne materiały biurowe i spożywcze)
• Archiwizowanie dokumentacji (archiwizowanie i przekazywanie akt spraw do archiwum w celu zapewnienia właściwego obiegu dokumentów w Departamencie)

Warunki pracy

Warunki dotyczące charakteru pracy na stanowisku i sposobu wykonywania zadań
• obsługa klienta zewnętrznego i wewnętrznego w tym liczne kontakty bezpośrednie, telefoniczne, mailowe
• praca z bazami danych/programami specjalistycznymi
• organizacja spotkań.

Miejsce i otoczenie organizacyjno-techniczne stanowiska pracy
• węzeł sanitarny przystosowany dla osób niepełnosprawnych tylko na jednym/na innym piętrze
• winda dostosowana do szczególnych potrzeb osób niepełnosprawnych
• wejście główne od strony ul. Wspólnej przystosowane do potrzeb osób niepełnosprawnych
• wejście do obiektu od strony ul. Żurawiej przystosowane za pomocą platformy przyschodowej
• sale konferencyjne na V piętrze dostępne za pomocą schodołazu
• ciągi komunikacyjne przystosowane do szczególnych potrzeb osób niepełnosprawnych
• praca w sekretariacie, w pokoju wieloosobowym
• praca przy komputerze i przy użyciu urządzeń biurowych: fax, ksero, skaner

Inne informacje:

W miesiącu poprzedzającym datę upublicznienia ogłoszenia wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w urzędzie, w rozumieniu przepisów o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, nie wynosi co najmniej 6%.
Do udziału w naborze zachęcamy również osoby niepełnosprawne, które spełniają wymagania określone w ogłoszeniu oraz po uwzględnieniu informacji dotyczących oferowanych warunków pracy.
Metody/techniki, które będą stosowane podczas naboru: weryfikacja formalna ofert, sprawdzian wiedzy/umiejętności.
Kandydaci proszeni są o podanie numeru telefonu i/lub adresu poczty elektronicznej.
Oferty otrzymane po terminie nie będą rozpatrywane (liczy się data wpływu).
Kandydaci zakwalifikowani zostaną poinformowani o kolejnych etapach naboru.
Oferty odrzucone zostaną zniszczone komisyjnie.
Dodatkowe informacje, dotyczące ogłoszenia do pracy w Ministerstwie można znaleźć na stronie: http: //www.mr.gov.pl/ w zakładce Ministerstwo lub uzyskać pod nr tel.(22) 273 75 37.

Wymagania związane ze stanowiskiem pracy

wykształcenie: średnie

doświadczenie zawodowe/staż pracy

6 miesięcy doświadczenia zawodowego
w zakresie obsługi sekretarskiej

pozostałe wymagania niezbędne:

• znajomość zadań i struktury organizacyjnej Ministerstwa Rozwoju
• znajomość ustawy o służbie cywilnej w zakresie dotyczącym kompetencji dyrektora generalnego urzędu
• znajomość przepisów kancelaryjnych i archiwalnych
• umiejętność organizacji spotkań
• znajomość zasad obsługi klienta
• rzetelność
• organizacja pracy i orientacja na osiąganie celów
• współpraca
• komunikacja, w tym umiejętność sporządzania notatek i standardowych pism
• myślenie analityczne
• umiejętność obsługi MS Office: Word, Excel
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

wymagania dodatkowe

Dokumenty i oświadczenia niezbędne:

• Życiorys/CV i list motywacyjny
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie wykształcenia
• Kopie dokumentów potwierdzających spełnienie wymagania niezbędnego w zakresie doświadczenia zawodowego / stażu pracy
• kopie dokumentów potwierdzających wymagane doświadczenie zawodowe – np. kopie świadectw pracy, zaświadczeń o zatrudnieniu, opisów stanowisk, zakresów czynności, referencji lub kopie innych zaświadczeń potwierdzających zamknięty okres oraz obszar zatrudnienia
• Oświadczenie o posiadaniu obywatelstwa polskiego albo kopia dokumentu potwierdzającego posiadanie polskiego obywatelstwa
• Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru
• Oświadczenie o korzystaniu z pełni praw publicznych
• Oświadczenie o nieskazaniu prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Dokumenty i oświadczenia dodatkowe:

kopia dokumentu potwierdzającego niepełnosprawność - w przypadku kandydatek/kandydatów, zamierzających skorzystać z pierwszeństwa w zatrudnieniu w przypadku, gdy znajdą się w gronie najlepszych kandydatek/kandydatów

Dokumenty należy złożyć do: 2016-11-07
Decyduje data:wpływu oferty do urzędu

Prezentacja firmy

Pracodawca opublikował ofertę pracy w ramach Biuletynu Informacji Public... Pracodawca opublikował ofertę pracy w ramach Biuletynu Informacji Publicznej KPRM. Rozwiń

Dodatkowe informacje

Ostatnia aktualizacja:

21/10/2016

Wymiar etatu:

Pełny etat

Rodzaj umowy:

Na czas nieokreślony

Liczba wakatów:

1

Min. doświadczenie:

1 rok

Min. wykształcenie:

Wyższe licencjackie

Branża / kategoria:

Praca Administracja Publiczna